Gestionar usuarios desde el menú «Usuarios»

Aspectos generales

La gestión de los usuarios de una cuenta de Perfony se hace desde el menú «Usuarios», que está en el menú lateral de la izquierda.

Solo pueden acceder a este menú los usuarios que tengan una licencia «Executive» y derechos de «Administrador».

Te permitirá crear y gestionar usuarios, asignar licencias, desactivar y eliminar usuarios.

Personalizar la visualización de la lista de usuarios

El menú desplegable muestra, por defecto, la lista de todos los usuarios; después, los usuarios que están en tus carpetas y reuniones; y, por último, una página con un resumen del número de licencias.

Al igual que en los demás menús de Perfony, los paneles se pueden ocultar y su tamaño se puede ajustar seleccionando y arrastrando la barra central.

El panel de la izquierda muestra la lista de usuarios con una vista predeterminada que puedes modificar añadiendo o eliminando columnas. Esta lista se puede exportar con los datos seleccionados en formato .csv.

Puedes cambiar el orden en que se muestran las columnas haciendo clic en el encabezado de una columna y arrastrándola y soltándola entre las columnas.

Puedes ordenar y/o filtrar por columna en aquellas columnas que muestren los iconos activos en su encabezado (que no estén atenuados).

Ojo: cuando hayas terminado de buscar con los filtros, no te olvides de borrar los criterios de filtrado haciendo clic en la goma de borrar que hay a la derecha del botón de exportar datos. Si no, no podrás volver a la vista predeterminada y te quedarás con los datos filtrados.

Crear un usuario desde el menú de usuarios

Al hacer clic en el botón «+ Usuario», se abrirá una ventana para que introduzcas la información necesaria para crear la cuenta. Una vez validada, el nuevo usuario recibirá un correo electrónico con el acceso a Perfony, las instrucciones para crear su contraseña y un módulo rápido para conocer la solución.

Para crear usuarios de forma masiva, usa el módulo «Importación de usuarios», que está en el menú de configuración de la barra horizontal superior. La creación de cuentas se hace a través de un archivo .xls y no se envía ningún correo electrónico. Tienes que avisar manualmente a los nuevos usuarios de que se les han creado sus cuentas.

Desactivar y eliminar un usuario

Cuando seleccionas a un usuario de la lista del panel de la izquierda, su nombre aparece en la parte superior del panel de la derecha.

Al hacer clic en el botón «desactivar», el usuario ya no podrá conectarse a la solución; su acceso se bloqueará de inmediato, pero seguirá apareciendo en la base de datos, sobre todo en los expedientes, las acciones y las reuniones en las que participaba.

Puedes reactivar a un usuario seleccionando el filtro «desactivado» en la columna «Estado». Se mostrarán todos los usuarios desactivados. Puedes seleccionar uno y reactivarlo haciendo clic de nuevo en el botón «activado» del panel de la derecha.

El botón «Eliminar» te permite eliminar definitivamente al usuario de la base de datos y también ocultará su presencia en los archivos, acciones y reuniones en los que participaba.

En concreto, en todos los datos cerrados (acciones, expedientes, reuniones), el avatar del usuario se sustituirá por la indicación «Usuario eliminado».

Para los datos que no están cerrados:

• Acción: se retira al usuario de su rol de administrador o colaborador
• Expediente: se elimina al usuario de la lista de participantes
• Reuniones: se elimina al usuario de las reuniones y de los órdenes del día
• Comentarios sobre datos no cerrados: se ha eliminado al usuario
• Documentos: se ha eliminado al usuario
• Favoritos: eliminación de los favoritos, incluyendo el uso compartido y las notificaciones
• Paneles de control: se ha eliminado al usuario
• Notificaciones: cómo desactivar las notificaciones
• Grupos: se elimina al usuario de los grupos

¡Ojo, cualquier eliminación que confirmes es definitiva!

Desactivación automática de un usuario

Como administrador de tu cuenta de Perfony, tienes acceso al menú de configuración de la empresa, al que puedes acceder a través del icono de la rueda dentada que aparece en la barra horizontal superior.

En la sección «Seguridad», puedes configurar el tiempo tras el cual se desactivará automáticamente la cuenta de un usuario que no haya iniciado sesión. Antes de que se produzca esta desactivación automática, se le enviará un correo electrónico al usuario para informarle de que su cuenta se desactivará en un plazo de 15 días si no inicia sesión en su cuenta de Perfony.

Reactivar un usuario

La reactivación de un usuario se hace uno por uno. En el filtro de la columna «estado», selecciona «desactivado». Aparecerá la lista de usuarios desactivados. Solo tienes que hacer clic en el botón «activar este usuario» en el panel de la derecha. El usuario volverá a tener acceso a su cuenta de Perfony.

Información sobre la cuenta de un usuario

La primera pestaña del panel de la derecha muestra los datos de la cuenta de usuario, que se pueden modificar fácilmente. La asignación por país es importante para respetar y gestionar las zonas horarias de las reuniones.

Ojo, cambiar el tipo de licencia puede suponer un cargo adicional según tu tipo de suscripción.

Asignación de un usuario a carpetas

La segunda pestaña del panel de la derecha te permite asignar fácilmente al usuario en el árbol de carpetas. Solo tienes que hacer clic en la casilla de cada carpeta para añadir al usuario como piloto o participante. Los derechos en las carpetas dependerán de la licencia del usuario.

El icono de «subcarpeta» al final de la línea abre una ventana que te permite gestionar el usuario en todas las subcarpetas con un solo clic.

Ojo: el árbol de carpetas que ves es al que tienes acceso. O sea, no podrás asignar al usuario a carpetas en las que no estés. Cada usuario tendrá que hacerlo desde su propia carpeta, o bien tú, como superadministrador.

Historial de una cuenta de usuario

La tercera pestaña te permite ver todos los cambios que se han producido en relación con este usuario desde que se creó su cuenta.