1 – Introduzione

La presente Informativa sulla privacy riguarda le modalità di trattamento dei dati personali e il rispetto dei diritti degli interessati nell’ambito dell’utilizzo delle extranet iPerfony del tipo [xxx].iperfony.com, nonché di tutti i servizi, le applicazioni o le piattaforme forniti dalla società Perfony.`

La protezione dei dati personali è garantita in conformità con il Regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD) e con la legge “Informatica e libertà”. Quando le funzionalità di Perfony utilizzano sistemi di intelligenza artificiale, Perfony tiene conto anche dei requisiti applicabili del Regolamento (UE) 2024/1689 sull’intelligenza artificiale («AI Act»), in particolare per quanto riguarda la trasparenza e l’informazione degli utenti.

Il sito web di Perfony potrebbe contenere link ad altri siti web. In nessun caso Perfony potrà essere ritenuta responsabile delle pratiche relative alle informazioni o dei contenuti di tali altri siti web. Perfony ti invita a leggere le informative sulla privacy degli altri siti web per capire come gestiscono i dati.

2 – Sicurezza, archiviazione e conservazione dei dati personali

I dati personali e gli altri dati sono archiviati nei nostri database. La società Perfony utilizza alcune delle tecnologie più avanzate attualmente disponibili in materia di sicurezza su Internet. Quando accedi alla tua extranet iPerfony, tutte le connessioni avvengono tramite la tecnologia Transport Layer Security (TLS), lo standard più sicuro attualmente disponibile.

I tuoi dati sono protetti grazie all’autenticazione del server e alla crittografia dei dati (chiave da 2048 bit). Tutti i dati vengono crittografati durante il trasferimento tra il tuo computer e il nostro server.

In questo modo si garantisce che i dati siano sicuri e disponibili solo per gli utenti registrati della vostra azienda.

Per garantire l’isolamento di ogni azienda cliente di Perfony, ogni extranet iPerfony è isolata e dispone di un proprio nome di dominio e di un proprio database. Questo impedisce qualsiasi scambio di dati tra le diverse extranet iPerfony e aumenta il livello di sicurezza.

Perfony assegna a ogni utente della tua azienda una password e un nome utente univoci che deve inserire ogni volta che accede.

Inoltre, Perfony è ospitato in un ambiente di server protetto che utilizza un firewall e altre tecnologie avanzate per evitare interferenze o impedire l’accesso a malintenzionati.

Perfony non conserva i dati personali oltre il periodo necessario per raggiungere la finalità del trattamento, nel rispetto dei limiti previsti dalla legge e dai regolamenti.

Se sei un cliente di Perfony, i tuoi dati vengono conservati per tutta la durata del contratto e per altri 3 anni dopo la sua scadenza, salvo disposizioni di legge specifiche.

3 – Dati raccolti

D’altra parte, nel contesto dell’utilizzo di una rete extranet dedicata al cliente, in caso di richiesta di informazioni o di creazione di un account, è probabile che raccogliamo tutti o parte dei seguenti dati:

• Nome e cognome
• Indirizzo e-mail
• Numero di telefono
• Nome dell’azienda
• Indirizzo postale
• Informazioni professionali: (ruolo, mansioni, settore di attività)
• Foto allegate agli avatar
• Dati di accesso: ID, indirizzo IP

Inoltre, nell’ambito della nostra costante ricerca di miglioramento e del nostro posizionamento come osservatorio della qualità delle riunioni e dei piani d’azione, sollecitiamo regolarmente i nostri utenti e contatti attraverso sondaggi.

4 – Intelligenza artificiale ed elaborazione dei dati

Alcune funzionalità di Perfony possono utilizzare servizi di intelligenza artificiale o consentire il collegamento di Perfony ad assistenti IA di terze parti.

A seconda della funzionalità utilizzata, alcuni dati possono essere trattati da Perfony o trasmessi ai fornitori di servizi tecnologici interessati, nel rispetto dei diritti di accesso, delle misure di sicurezza e delle norme sulla protezione dei dati applicabili.

Perfony applica a questi utilizzi i principi di trasparenza, controllo, minimizzazione dei dati e protezione delle informazioni.

Per sapere quali sono le funzionalità interessate, i dati che potrebbero essere trattati, i fornitori coinvolti e gli strumenti di controllo a disposizione dei clienti e degli utenti, dai un’occhiata alla nostra pagina “Intelligenza artificiale in Perfony: trasparenza, dati e controllo ”.

5 – Utilizzo dei dati raccolti

L’account Perfony ti viene fornito da un’organizzazione a cui sei affiliato. Questa organizzazione può:

• Gestisci e amministra il tuo account.
• Accedere ai tuoi dati e gestirli, in particolare i contenuti dei tuoi dati, le comunicazioni e i file associati al tuo account.

Se perdi l’accesso al tuo account (ad esempio, in caso di cambio di attività), non potrai più accedere ai dati salvati su Perfony.

Dato che l’accesso a Perfony ti viene concesso dalla tua organizzazione, il tuo utilizzo di Perfony è soggetto alle politiche della tua organizzazione. Devi inviare le tue richieste relative alla privacy, comprese quelle per esercitare i tuoi diritti in materia di protezione dei dati, all’amministratore della tua organizzazione. Perfony non è responsabile delle politiche o delle pratiche in materia di privacy o sicurezza dei propri clienti, che potrebbero differire da quelle stabilite nella presente informativa sulla privacy.

Perfony tratta i tuoi dati personali per mettere il prodotto a disposizione tua e della tua organizzazione e, in alcuni casi, per le operazioni commerciali legittime di Perfony relative alla fornitura del prodotto.

Perfony userà le informazioni relative alla tua navigazione per far funzionare e migliorare l’app.

6 – Cookie e indirizzi IP

Perfony usa i cookie per facilitare le tue interazioni con l’app e renderla più pertinente. Quando usi l’app web, i server di Perfony inviano un cookie al tuo computer. Perfony usa due cookie sulla sua app web:

• Un cookie di sessione che ti permette di mantenere attiva la tua sessione finché usi l’app.
• Un cookie di analisi (diretto al server analytics.perfony.com) utilizzato per analizzare e migliorare l’applicazione.

Quando accedi alla tua extranet Perfony, raccogliamo il tuo indirizzo IP per monitorare e sintetizzare le informazioni non personali. Ad esempio, Perfony utilizza gli indirizzi IP per monitorare le regioni da cui gli utenti navigano sull’applicazione.

7 – Condivisione dei dati personali

Nel rigoroso rispetto dei principi fondamentali dell’articolo 2 della presente dichiarazione (Sicurezza), e salvo quanto espressamente indicato nella presente Informativa sulla privacy, Perfony non condividerà, non venderà, non cederà né commercializzerà in alcun caso le informazioni fornite da aziende terze per le loro esigenze promozionali.

Inoltre, puoi sempre revocare il tuo consenso che ci autorizza a utilizzare e comunicare i tuoi dati personali per determinati scopi. Puoi anche opporti in qualsiasi momento a questo utilizzo delle informazioni che ti riguardano scrivendo al seguente indirizzo: 91 rue du Faubourg Saint Honoré 75008 Parigi (o inviandoci un’e-mail all’indirizzo: rgpd@perfony.com).

Perfony si riserva il diritto di utilizzare o divulgare le informazioni fornite se richiesto dalla legge o se la Società ritiene ragionevolmente che l’utilizzo o la divulgazione siano necessari per tutelare i propri diritti e/o per ottemperare a un procedimento giudiziario o a un’ordinanza del tribunale.

8 – Accesso ai dati personali

I nostri clienti possono aggiornare o modificare le informazioni relative al loro abbonamento modificando il proprio profilo utente o aziendale. Per aggiornare il profilo utente o le informazioni sulla tua azienda, accedi alla tua extranet con la tua password e il tuo nome utente Perfony e clicca su «Preferenze». Per consultare i dati personali che ti riguardano in nostro possesso, puoi contattarci:

Indirizzo postale: Perfony SAS – 91 rue du Faubourg Saint Honoré – 75008 Parigi – Francia.

E-mail: rgpd@perfony.com

Per telefono: +33 1 55 43 76 95

Puoi chiederci di cancellare tutti i dati personali che ti riguardano e che abbiamo in nostro possesso. Ti ricordiamo però che potremmo conservare una traccia dei tuoi dati a fini di archiviazione (soprattutto quando la legge ce lo impone).

9 – Responsabile della protezione dei dati (DPO) e modifica dell’informativa sulla privacy

Perfony si riserva il diritto di modificare la presente Informativa sulla privacy. Perfony ti informerà di eventuali modifiche sostanziali alla presente Informativa sulla privacy tramite i siti web della Società almeno trenta (30) giorni lavorativi prima che entrino in vigore.

Perfony ha nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO), il cui compito è garantire che Perfony rispetti il GDPR

Beneficia di misure e mezzi organizzativi che le consentono di gestire la sua missione.

Il DPO può essere contattato per qualsiasi domanda relativa alla presente Informativa sulla privacy o alle pratiche informative dei siti web della Società facendo clic su rgpd@perfony.com o inviando una lettera a

Perfony SAS – 91 rue du Faubourg Saint Honoré – 75008 Parigi – Francia

Per telefono: +33 1 55 43 76 95.