Rôles et responsabilités : qu'est-ce que la « Matrice RACI » ?

RACI : qu'est-ce que ça veut dire et à quoi ça sert ?

La matrice RACI est une matrice des responsabilités. Elle convient aussi bien à une start-up qu'à un grand groupe : elle précise les rôles et les responsabilités de chacun dans un projet, un processus ou une activité. Sous la forme d'un tableau, les tâches en lignes et les personnes en colonnes, elle permet de voir d'un coup d'œil la répartition des rôles.

RACI est un acronyme anglais : Responsible, Accountable, Consulted, Informed. Il répond aux deux questions que se pose tout manager : qui fait quoi, et qui décide ? Bien utilisée, elle aide à tenir les délais, à garantir l'exécution des tâches et à éviter les malentendus qui démotivent une équipe. Plus un projet est long, complexe et implique de collaborateurs, plus elle devient indispensable.

Pour la méthode complète de construction et un exemple de tableau, consultez notre page sur la matrice RACI. Ici, nous détaillons chacun des quatre rôles, ce qu'il implique et comment ne pas se tromper en l'attribuant.

R : Responsible (Responsable)

Le Responsable est la personne qui réalise la tâche. C'est le référent opérationnel : il fait le travail, ou l'organise s'il s'appuie sur d'autres, et rend compte de l'avancement à l'Approbateur.

• Combien par tâche ? Au moins un. Il peut y en avoir plusieurs sur une grosse tâche, mais moins il y en a, plus la responsabilité est claire.
• La question à se poser : qui va concrètement produire le livrable ?
• Ce qu'on attend de lui : réaliser la tâche dans le délai, signaler tôt les difficultés, tenir l'avancement à jour.

A : Accountable (Approbateur, Autorité)

L'Approbateur répond du résultat final. Il supervise l'avancement, valide le travail du Responsable et a le dernier mot. Si la tâche est en retard ou mal réalisée, c'est lui qui en rend compte. Il s'agit souvent d'un manager.

• Combien par tâche ? Un seul. C'est la règle d'or du RACI : avec deux approbateurs, plus personne ne décide vraiment.
• La question à se poser : qui devra s'expliquer si le résultat n'est pas au rendez-vous ?
• R et A à la fois ? C'est possible, par exemple sur une petite tâche qu'un manager mène seul, même si une organisation claire recommande de séparer les deux rôles dès que la tâche a de l'enjeu.

C : Consulted (Consulté)

Les Consultés sont les personnes dont l'avis ou l'expertise est nécessaire avant de décider ou de réaliser la tâche. La communication va dans les deux sens : le Responsable les sollicite, ils apportent des conseils ou des informations qui peuvent changer le résultat. Dans certaines organisations, on parle aussi de contributeurs, quand ils interviennent sur l'action en coordination avec le Responsable.

• Combien par tâche ? Autant que nécessaire, mais pas plus : chaque Consulté est un échange de plus, donc un délai de plus.
• La question à se poser : sans l'avis de qui risque-t-on de se tromper ?

I : Informed (Informé)

Les Informés doivent être tenus au courant de l'avancement ou du résultat, sans participer au travail ni à la décision. La communication va dans un seul sens. Ils sont indirectement concernés par le projet : responsables de projets voisins, niveaux hiérarchiques supérieurs, équipes qui utiliseront le livrable. Ils ont besoin d'une vision d'ensemble pour gérer leurs propres sujets.

• Combien par tâche ? Le groupe peut être large.
• La question à se poser : qui serait gêné d'apprendre le résultat trop tard ?

Exemple : un même projet, quatre rôles

Exemple fictif : une entreprise change de logiciel de paie. Voici comment les rôles se répartissent sur trois tâches du projet.

La DRH est Approbateur sur les trois tâches : elle répond du projet devant la direction. Le Responsable change selon la tâche, et la DSI passe de Consulté à Responsable quand le sujet devient technique. Les managers sont Informés : ils doivent connaître le calendrier, sans intervenir.

Les erreurs d'attribution les plus fréquentes

• Confondre Approbateur et Consulté. Donner son avis n'est pas décider. Un expert consulté n'a pas à valider ; s'il doit valider, il est Approbateur, et il ne peut y en avoir qu'un.
• Confondre Responsable et Approbateur. Le Responsable exécute, l'Approbateur répond du résultat. Un manager peut être A sans faire le travail lui-même ; un collaborateur peut être R sans avoir le pouvoir de décision.
• Mettre tout le monde en Consulté. Par prudence, on consulte large, et la tâche s'enlise. Réservez le C aux avis vraiment indispensables, passez les autres en I.
• Oublier les Informés. Une équipe qui découvre un changement le jour où il s'applique le vit mal, même si elle n'avait rien à décider.
• Attribuer des rôles sans en parler. Une matrice imposée sans échange sera contestée ou ignorée. Construisez-la avec les personnes concernées, en réunion de lancement.
• Ne pas s'accorder sur les lettres. Dans certaines variantes, le sens du R et du A est inversé. Rappelez les définitions en tête de la matrice.

Si les quatre rôles ne suffisent pas, d'autres variantes ajoutent un rôle de support ou de vérification : voir notre comparatif RACI, RASCI ou RACI-VS. Et pour savoir d'où vient cet outil, lisez l'histoire de la matrice RACI.

Les rôles RACI dans Perfony

Nous avons construit les rôles de Perfony à partir de cette matrice. Dans Perfony, chaque action a un responsable unique, des contributeurs, des personnes informées et un pilote qui la supervise, directement dans le suivi des actions :

• R : le responsable de l'action. Il la voit dans son tableau de bord, met à jour son avancement et reçoit des relances avant l'échéance. Sur une action qui ressemble à un projet, il peut répartir le travail en sous-actions, dont d'autres personnes seront responsables.
• A : souvent le manager qui pilote le dossier dans lequel se trouve l'action. Il suit l'avancement et valide.
• C : les contributeurs, qui participent à la réalisation et ajoutent leurs points d'avancement en commentaire.
• I : les participants pour information, notifiés des changements sans avoir à agir.

Ces rôles s'appliquent aux dossiers, aux actions et aux réunions, indépendamment du type de licence : un collaborateur peut tout à fait être responsable d'une action. Le RACI n'est plus un tableau à part, mis à jour une fois par an, mais la structure de chaque action. Vous pouvez aussi partir d'un modèle de matrice RACI à télécharger pour votre premier projet.