La force de l’habitude peut être vertueuse.
Pour régir un système de gestion opérationnel, des moments de rencontre entre acteurs de ce système sont nécessaires.
Ces rencontres sont les fameuses réunions que nous connaissons tous, quelles soient de services ou transverses.
Ces réunions, ont un ordre du jour généralement fixes : on y mesure les résultats obtenus (chiffres d’affaires, commande, production, livraison, qualité, …), on y évoque les problèmes rencontrés, et on y parle de ce qui va se passer sur la prochaine période (planning, programme, objectifs…).
De la même façon que le système boucle sur une période (le jour, la semaine, le mois), il est primordial que la fréquence de ces réunions soit adaptée à l’activité.
Et puis, pour éviter d’avoir à perdre du temps et ne jamais trouver une plage horaire qui convienne à tous, une astuce est de ritualiser la réunion.
La ritualisation consiste à prendre le problème de fixation de la réunion à l’envers : plutôt que de se demander quand on peut se revoir, on fixe la réunion tel jour de telle heure à telle heure et on s’organise autour de cette réunion.
Les avantages de la ritualisation pour les réunions :
- d’abord le gain de temps à ne plus chercher une date commune,
- ensuite la fréquence choisie va donner le rythme à la réalisation de vos actions,
- enfin la force du rituel qui fait rentrer les participants dans la boucle de gestion opérationnelle.
Ce qu’il faut éviter avec la ritualisation des réunions :
Attention à l’anesthésie du rituel : si la ritualisation permet de rentrer dans une démarche systémique, veillez au signe du « on a toujours fait comme ça ». (Une astuce consistera à bousculer de temps en temps les habitudes en changeant de plage horaire ou de lieu).
Ce n’est pas parce qu’une réunion est rituelle qu’elle se prépare ni s’anime seule. Elle ne servira pas à grand chose si l’animation ne laisse pas la parole à tous et surtout si aucun plan d’actions n’est formalisé en sortie.
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