Met Claude aan uw acties en mappen werken

Met de Perfony-connector voor Claude (claude.ai) vraagt u in gewone taal wat u anders in Perfony zou doen, en Claude doet het voor u. Claude leest niet alleen uw projecten: hij werkt in uw mappen.

• „Maak in het project Atlas de actie Budget 2027 voorbereiden aan, voor Bob Durand, prioriteit 3, vervaldatum 15 december, Escalatie ja, Waarde 8.” Claude maakt de actie aan in de map, met verantwoordelijke, prioriteit, duur, vervaldatum, beschrijving en aangepaste velden.
• „Voeg de subactie Zaal reserveren toe aan Budget 2027 voorbereiden.” Claude maakt een subactie onder de actie aan, in dezelfde map.
• „Verplaats deze actie naar de submap Stuurgroep.” Claude verplaatst de actie met haar subacties naar een andere map, of plaatst ze onder een andere actie.
• „Wat zijn de openstaande acties van het project Atlas voor Bob, met vervaldatum vóór eind november?” Claude toont de acties van de map volgens de gevraagde status, verantwoordelijke en vervaldatum. Zijn het er veel, dan geeft hij ze per pagina.
• „In welke map staat actie 6203?” Claude noemt de map, het volledige pad als het een submap is, en de vergadering van herkomst als de actie in een vergadering is aangemaakt.
• „Welke aangepaste velden heeft het project Atlas?”, „Zet de Waarde van deze actie op 12.” Claude leest en wijzigt aangepaste velden en houdt zich daarbij aan de toegestane waarden.
• „Welke van mijn mappen bevatten Atlas?” Claude toont uw mappen met hun pad en uw rol.
• „Lees de bijlagen van actie 6203.” Claude leest de documenten die aan een actie zijn toegevoegd: teksten, pdf’s en schermafbeeldingen, tot 5 MB. Voor andere documenten (Word, Excel…) of documenten op OneDrive geeft hij u de link.
• „Geef deze actie aan Bob.”, „Voeg Carole toe als bijdrager.” Claude vindt de persoon op naam of afdeling en wijzigt dan de verantwoordelijke of voegt een bijdrager toe.
• „Tijdens de vergadering van morgen: maak de actie Offerte versturen aan, besloten in het comité.” Claude maakt de actie aan vanuit de vergadering: de vergadering is de herkomst en de actie komt in de map van de vergadering. Hij kan ook de acties van het actieplan van de vergadering bijwerken met uw rechten als deelnemer aan de vergadering.
• „Verschuif al mijn openstaande acties van het project Atlas naar 1 maart.” Claude past dezelfde wijziging toe op meerdere acties en vertelt u per actie wat er is gedaan.

Voordat u begint

• De connector moet ingeschakeld zijn voor uw bedrijf en verbonden zijn in Claude: zie Claude koppelen aan uw Perfony-account en Vergaderingen voorbereiden met Claude.
• Kent Claude deze nieuwe verzoeken nog niet, verwijder dan de connector in Claude en voeg hem opnieuw toe: Claude werkt dan de lijst met mogelijke verzoeken bij.

Een actie in een map aanmaken

1. Vraag Claude om de actie aan te maken en noem de map, bijvoorbeeld: „Maak in het project Atlas de actie Budget 2027 voorbereiden aan, voor Bob Durand, prioriteit 3, vervaldatum 15 december, Escalatie ja, Waarde 8.”
2. Hebben meerdere mappen een vergelijkbare naam, dan vraagt Claude welke u bedoelt. Ontbreekt een verplicht veld van de map, of is een waarde niet toegestaan, dan zegt hij dat en stelt hij de mogelijke waarden voor.
3. Claude maakt de actie aan en geeft u de link. In Perfony verschijnt ze in de map alsof u ze zelf had aangemaakt:

Een actie verplaatsen

1. Vraag om de verplaatsing: „Verplaats Budget 2027 voorbereiden naar de submap Stuurgroep.”
2. Is de verantwoordelijke van een verplaatste actie geen deelnemer van de doelmap, dan waarschuwt Claude u vóór het verplaatsen: net als in Perfony zou de actie haar verantwoordelijke verliezen. Voeg eerst de verantwoordelijke toe aan de map, of bevestig de verplaatsing.
3. De verplaatsing wordt op uw naam vastgelegd in de geschiedenis van de actie, met de oude en de nieuwe map:

Goed om te weten

• Claude handelt met uw rechten: hij maakt alleen aan, wijzigt en verplaatst wat u zelf in Perfony zou kunnen. Een map waartoe u geen toegang hebt, wordt nooit genoemd, en een bovenliggende map die u niet ziet, verschijnt als „…” in paden.
• De verantwoordelijke van een actie die Claude aanmaakt, moet al deelnemer van de map zijn. Zo niet, voeg hem dan in Perfony toe aan de map.
• Een actie die zonder map wordt aangemaakt, komt in je todo-lijst.
• Een subactie die naar een andere map wordt verplaatst, moet aan een actie van die map worden gekoppeld of een zelfstandige actie worden: Claude vraagt u wat u verkiest.
• Net als in Perfony verliest een actie die van map verandert de aangepaste velden die de nieuwe map niet heeft, evenals haar koppelingen met andere acties.
• Claude kan de beschrijving opgemaakt schrijven: titels, lijsten, links.
• Voordat Claude meerdere acties tegelijk wijzigt, toont hij u de lijst en wacht hij op uw akkoord.
• Vanuit een vergadering kan Claude alleen schrijven als die nog moet beginnen of bezig is, en alleen in de acties van het actieplan ervan.