Prendre des notes en réunion sur Teams et rédiger le compte rendu

S'organiser dans sa prise de notes

Sur un ordinateur comme sur une feuille de papier, une prise de notes efficace suit une méthode. Le but n'est pas de tout écrire, mais de garder ce qui servira au compte rendu : les points abordés, les décisions, les actions et les questions restées ouvertes.

• Préparez la structure à l'avance : reprenez l'ordre du jour et prévoyez, sous chaque point, une place pour les décisions et les actions.
• Notez les décisions mot pour mot : une décision mal formulée en réunion sera mal exécutée ensuite.
• Écrivez chaque action avec son responsable et son échéance : « Marc envoie le devis vendredi » plutôt que « devis ».
• Utilisez des abréviations cohérentes, que vous développerez à la relecture.
• Désignez un preneur de notes : même quand tout le monde peut écrire dans le même document, une personne est garante de la trace.

Teams change surtout une chose : les notes ne sont plus un document personnel. Les participants y ont accès, peuvent les compléter et les relire, ce qui facilite la co-rédaction et la validation du compte rendu.

Ce que Microsoft Teams propose pour les notes de réunion

Microsoft Teams est d'abord un outil de travail en équipe : dans un même espace, vous échangez, partagez des documents et organisez vos réunions. Pour la prise de notes, il offre plusieurs fonctions complémentaires :

• Les notes de réunion : un espace de notes partagé, rattaché à la réunion, accessible depuis l'invitation ou la conversation de la réunion. Les participants de votre organisation peuvent y écrire en même temps. Dans les versions récentes de Teams, ces notes reposent sur des composants Loop et proposent des rubriques pour l'ordre du jour, les notes et les tâches de suivi.
• La conversation de la réunion : elle reste disponible avant, pendant et après la séance. On y partage des liens et des fichiers, et on y mentionne un participant avec @ pour attirer son attention sur un point.
• L'enregistrement et la transcription : lorsqu'ils sont autorisés dans votre organisation, ils permettent de retrouver ce qui a été dit et de vérifier une formulation.
• Les fichiers et les onglets : un bloc-notes OneNote ou un document partagé peut être ajouté en onglet dans un canal, pour regrouper les notes d'une série de réunions.

Les noms et l'emplacement de ces fonctions évoluent avec les mises à jour de Teams et dépendent de la configuration choisie par votre service informatique. Si vous ne trouvez pas une option, c'est souvent qu'elle n'est pas activée pour votre compte.

Comment prendre des notes sur Teams : avant, pendant, après

Avant la réunion

1. Ouvrez la réunion dans le calendrier Teams et créez les notes de réunion.
2. Écrivez l'ordre du jour, la date et la liste des participants. Préparer la mise en forme à l'avance vous laisse l'esprit libre pendant les échanges.
3. Assurez-vous que les participants ont accès aux notes : ils peuvent ajouter leurs sujets ou leurs documents avant la séance.

Pendant la réunion

1. Gardez les notes ouvertes à côté de la vidéo et suivez l'ordre du jour.
2. Sous chaque point, notez l'essentiel de l'échange, la décision prise et les actions qui en découlent.
3. Utilisez la conversation pour les liens, les documents et les mentions : vous pouvez mentionner un participant pour qu'il vérifie ou complète un élément.
4. Reformulez à voix haute chaque décision et chaque action avant de passer au point suivant. Cela évite les interprétations divergentes et facilite la rédaction.

Après la réunion

1. Rouvrez les notes et la conversation de la réunion pour ne rien oublier.
2. Relisez : développez les abréviations et les acronymes, supprimez les répétitions, vérifiez les noms et les dates.
3. Si la réunion a été transcrite, servez-vous de la transcription pour vérifier une formulation ou retrouver un chiffre cité.
4. Faites relire la synthèse par l'animateur ou un participant clé avant diffusion.

Enregistrement et transcription : ce qu'il faut savoir

La transcription de Teams est une aide précieuse : elle permet de se concentrer sur l'échange plutôt que sur l'écriture, et de vérifier après coup ce qui a été dit. Elle ne remplace pas pour autant la prise de notes.

• Elle se lance pendant la réunion, en général par l'organisateur ou un présentateur, et les participants sont avertis qu'elle est active.
• Elle restitue tout, y compris les hésitations et les digressions. Une heure de réunion donne un texte long qu'il faut encore trier pour en tirer les décisions.
• Elle dépend de votre organisation : l'enregistrement, la transcription et les résumés automatiques sont soumis aux paramètres de l'administrateur, et certaines fonctions, comme les récapitulatifs générés par l'IA, demandent une licence spécifique.
• Elle suppose d'informer les participants : enregistrer une réunion traite des données personnelles. Annoncez-le en début de séance et respectez les règles internes de votre entreprise.

Des notes au compte rendu de réunion

Des notes, même bien prises, ne sont pas encore un compte rendu. Le compte rendu est un document structuré, compréhensible par une personne absente, qui garde la trace des décisions et lance les actions. Pour passer de l'un à l'autre :

1. Reprenez la structure de l'ordre du jour : un titre par point abordé.
2. Résumez chaque point en quelques phrases neutres, sans reproduire les échanges mot à mot.
3. Isolez les décisions dans une rubrique visible.
4. Regroupez les actions dans un tableau : action, responsable, échéance.
5. Ajoutez les informations pratiques : date, participants, excusés, date de la prochaine réunion.
6. Diffusez dans les 24 heures, dans la conversation de la réunion ou par mail, au format PDF si le document doit être conservé.

Pour la forme et le contenu attendus, consultez notre article sur la définition du compte rendu de réunion, notre modèle de compte rendu à transmettre aux participants et un exemple complet de compte rendu de CODIR. Notre guide du compte rendu de réunion rassemble méthodes et modèles.

Astuces pour organiser vos notes dans Teams

• Choisissez un nom d'équipe et de canal précis, par exemple « CODIR » ou « Projet ERP », pour retrouver facilement les réunions et leurs notes.
• Rattachez les réunions récurrentes à un canal : les notes, la conversation et les fichiers restent au même endroit d'une séance à l'autre.
• Gardez le même plan de notes pour chaque réunion d'une série : le compte rendu se rédige plus vite et se compare plus facilement.
• Suivez les actions à part : une action notée dans un compte rendu est vite perdue de vue. Reportez-la dans un plan d'action partagé, que vous reprendrez en début de réunion suivante.
• Archivez les équipes des projets terminés, pour alléger votre espace sans perdre l'historique.

Prérequis pour utiliser Teams

Chaque participant a besoin d'un ordinateur, d'une tablette ou d'un téléphone, et d'une connexion internet. Pour profiter de toutes les fonctions de collaboration (notes partagées, fichiers, canaux), un compte Microsoft 365 professionnel est nécessaire ; les participants externes peuvent rejoindre une réunion, mais n'ont pas toujours accès aux notes. Pour vous familiariser avec l'outil, les tutoriels en ligne de Microsoft et une réunion d'essai avec un collègue suffisent souvent.

Si vous souhaitez aller plus loin, Perfony s'ajoute à Teams pour transformer vos réunions Teams en comptes rendus et en plans d'action : la réunion est transcrite, les décisions et les actions sont repérées, et le compte rendu est préparé automatiquement.