Aujourd’hui, c’est un « retour du terrain » que nous voulons partager dans cet article ; un constat que nous avons pu faire chez bon nombre de clients et un problème que nous avons pu aborder souvent avec des prospects.

On a l’habitude de dire que « le terrain a toujours raison », alors prêtons lui une oreille attentive.

 

Logiciel de gestion de projets : Une petite histoire avec un air de déjà vu ?

Nous pouvons simplifier les attentes de nos contacts en une phrase. Ils recherchent tous « un outil simple pour gérer les plans d’actions de leurs équipes ».

Alors ils ont posé la question à Google, et ils ont été servis… Des milliers de pages parlant de gestion de projets sont proposées.

Puis ils ont cherché comment s’améliorer et ont participé à des formations sur la gestion de projets grâce au service RH.

Dans les deux cas, ils sont retournés auprès de leurs équipes avec « LA » solution tant attendue : un logiciel de gestion de projets.

En élèves appliqués, ils ont complété consciencieusement leur outil pour y ajouter les membres de leur équipe, les projets en cours…

Puis ce fût au tour des plans d’actions du moment  qu’il a fallu saisir en s’adaptant aux contraintes imposées par le logiciel qu’ils ont retenus. Mais après une ou deux journées de travail, ils ont pu convoquer l’équipe pour lancer avec fanfare et trompettes cette nouvelle ère qui s’ouvre devant eux, celle du logiciel de gestion de projet.

Dans un premier temps, en dehors du grognon de service, tout le monde est enthousiaste et on s’empresse de se connecter sur l’application et d’essayer deux ou trois fonctionnalités… Ça va être formidable.

Au début tout le monde y va quotidiennement, mais l’opérationnel vous rattrape (surtout qu’après votre formation et le paramétrage de votre outil, vous avez pris 10 jours de retard sur vos dossiers…) et on se connecte un peu moins souvent.

 

Et ensuite les raisons pour ne plus l’utiliser ne manquent pas :

1/ les autres ne le mettent pas à jour donc pourquoi devrais-je faire l’effort si les autres ne le font pas.

2/ puisqu’il n’est pas à jour, les informations que j’en retirerai ne me permettront pas de faire mon travail correctement.

3/ la force de l’habitude et la difficulté de changer sa manière de faire…

Etc.

 

Rapidement, 2 ou 3 semaines après la période de découverte, c’est le désamour. Le logiciel de gestion de projet ressemble à un champ de bataille. Certaines actions restent vaillamment mises à jour, d’autres gisent inanimées…

Pour éviter de sombrer avec l’outil, on abandonne le navire et on revient aux anciennes méthodes et aux feuilles Excel en se disant qu’il faut faire avec.

 

Quelles leçons tirer d’un naufrage managérial ?

Lorsqu’on discute avec les managers qui ont connu ce cycle infernal, il est forcement difficile de les amener à envisager un autre outil. « Chat échaudé craint l’eau chaude ».

Mais nous pouvons les aider à analyser les causes de l’échec, et celle qui est la source de toutes les déconvenues, c’est une mauvaise interprétation de l’expression du besoin de manager.

Lorsque l’on prend le temps d’écouter leurs attentes, ils sont très rares à souhaiter un « gestionnaire de projets ». En effet, ce type de logiciels est parfait pour les chefs de projets. Mais les managers ne sont pas tous chef de projet, et les dossiers qu’ils pilotent ne nécessitent pas forcément la mise en place d’une machine de guerre de type projet.

De l’autre coté de la balance, la simple Todo list trouvée sur l’AppStore n’est pas non plus suffisante. Leur besoin se situe entre les deux. Rappelons-le, ce qu’ils recherchent c’est « un outil simple pour gérer les plans d’actions de leurs équipes ».

1/ un outil simple : car dans la plupart du temps pas besoin de diagramme de GANTT ou de gestion précise des ressources. Un « qui fait quoi, et pour quand » simple et efficace peut être suffisant pour la plupart des situations. L’outil doit être simple d’utilisation car il ne doit pas coûter plus cher en temps d’utilisation qu’il n’en fait gagner.

2/ pour gérer les plans d’actions : l’outil doit offrir suffisamment de fonctionnalités de gestion pour être souple et faire gagner du temps. Il doit permettre de donner une nouvelle vision de l’activité et mettre en lumière ce qui est important par rapport au reste.

3/ de leurs équipes : c’est un outil qui doit être collaboratif et permettre d’intégrer les équipes dans le processus.

 

C’est dans cette optique là que nous avons imaginé Perfony. Car sans remettre en cause la qualité des logiciels de gestion de projet, nous pensons qu’ils correspondent à un besoin bien précis, qui n’est que rarement celui des managers.

Par ailleurs, il n’est pas pensable pour nous de laisser nos utilisateurs seuls face à un espace vide. C’est un peu comme dire à quelqu’un « tient voici un truc super, ça s’appelle Facebook, mais pour le moment tu es le seul inscrit… mais tu verras ça va être génial « . C’est pourquoi, nous accompagnons en douceur le démarrage de nos clients, en intégrant pour eux les données et en assurant la formation de tous les utilisateurs. Un suivi régulier est réalisé par un interlocuteur dédié qui permet de mettre en lumière les réussites et les marges de progression pour permettre de tirer le meilleur parti de Perfony.