Ajouter vos plans d'action dans Teams
Pour suivre vos plans d'action sans quitter Microsoft Teams, ajoutez à Teams une application de gestion des actions, épinglez-la dans le menu de gauche et placez le plan d'action de chaque équipe dans un onglet de son canal. Les décisions prises en conversation ou en réunion deviennent alors des actions avec un responsable et une échéance, visibles par toute l'équipe, en liste, en Gantt ou en Kanban. C'est à l'outil de s'adapter à l'environnement des utilisateurs, et non l'inverse.
Pourquoi ajouter vos plans d'action dans Teams ?
Microsoft Teams est devenu pour beaucoup d'entreprises l'outil central de la messagerie instantanée et de la visioconférence. C'est là que les sujets se discutent et que les décisions se prennent. Mais pour que ces échanges soient utiles, il faut deux choses : transformer les décisions en actions, et les conserver dans un espace partagé où chacun peut les retrouver.
Sans cela, les décisions restent dispersées dans les fils de discussion, les comptes rendus et les boîtes mail. Personne ne sait plus très bien qui devait faire quoi, ni pour quand. Ajouter le plan d'action dans Teams supprime ce va-et-vient entre les outils :
- moins de ressaisie : l'action est créée là où la décision a été prise ;
- plus de visibilité : l'équipe consulte l'avancement dans le canal qu'elle utilise tous les jours ;
- une meilleure adoption : personne n'a à apprendre un outil de plus ni à changer ses habitudes.
Quelles solutions pour gérer un plan d'action dans Teams ?
Plusieurs approches existent, selon le niveau de suivi dont vous avez besoin :
| Solution | Adaptée à | Limites |
|---|---|---|
| Un fichier Excel partagé dans un onglet | Un petit plan d'action ponctuel | Pas de relances, pas de vue consolidée, versions concurrentes |
| Les applications de tâches de Microsoft (Planner, Listes) | Les tâches d'une équipe sur un projet | Peu de lien avec les réunions et les comptes rendus, consolidation entre équipes limitée |
| Un outil de pilotage des actions intégré à Teams | Les plans d'action issus des réunions, suivis par plusieurs équipes ou sites | Un outil à déployer, à choisir selon vos besoins |
Le bon choix dépend du nombre de plans d'action, du nombre d'équipes concernées et du besoin de suivre l'avancement au niveau de la direction. Notre article sur le choix d'un logiciel de plan d'action détaille les critères.
Comment ajouter vos plans d'action dans Teams
Avec Perfony, la mise en place se fait en quelques étapes, décrites en détail dans l'Académie Perfony :
- Ajouter l'application Perfony dans Teams et créer votre compte ou rejoindre celui de votre entreprise (voir la fiche de l'Académie).
- Épingler Perfony dans le menu de gauche de Teams. Une fois l'application installée et connectée, un clic sur l'icône Perfony donne accès à tous vos dossiers et à leurs plans d'action.
- Ajouter le plan d'action d'un dossier dans un canal Teams, sous forme d'onglet, pour que toute l'équipe le voie là où elle travaille (voir la fiche de l'Académie).
- Créer des actions depuis vos conversations Teams, qu'il s'agisse d'une discussion, d'une réunion ou d'un canal, sans recopier le message (voir la fiche de l'Académie).
Exemples de plans d'action dans Teams avec Perfony
Un même plan d'action peut s'afficher de plusieurs façons, selon ce que vous cherchez à voir (voir la fiche de l'Académie sur les vues).
La vue Gantt
La vue Gantt place chaque action sur une ligne de temps, avec sa date de début, sa durée, son responsable et ses dépendances. Elle convient aux plans d'action de type projet, où l'ordre des étapes compte : on voit tout de suite les actions en retard et leurs conséquences sur la suite.
La vue Kanban
La vue Kanban répartit les actions en colonnes selon leur état : créées, en cours, terminées, clôturées. Elle convient au suivi au fil de l'eau, par exemple en début de réunion d'équipe : chacun voit ce qui avance, ce qui bloque et ce qui reste à démarrer.
Les bonnes pratiques pour faire vivre le plan d'action dans Teams
Ajouter le plan d'action dans Teams ne suffit pas : il doit être tenu à jour. Quelques règles simples font la différence :
- Un plan d'action par équipe ou par sujet, dans le canal correspondant, plutôt qu'une liste unique où tout se mélange.
- Chaque action a un seul responsable et une échéance. Une action « à l'équipe » n'est faite par personne.
- Les actions naissent en réunion. Créez-les pendant la réunion, pas après : elles figurent ainsi dans le compte rendu. Notre article sur la prise de notes en réunion sur Teams montre comment s'organiser.
- On revoit le plan en début de réunion suivante, en vue Kanban, pour faire le point sur les actions en retard.
- On clôture ce qui est fait pour que le plan reste lisible.
Pour aller plus loin sur la construction du plan lui-même, voyez nos bonnes pratiques pour rédiger un plan d'action et notre page sur le pilotage des actions.
En pratiquePilotez vos plans d'action dans Microsoft TeamsPerfony s'installe dans Teams : réunions, comptes rendus et plans d'action au même endroit, avec un responsable, une échéance et des relances pour chaque action. Hébergé en France.Découvrir Perfony dans TeamsQuestions fréquentes
Peut-on gérer un plan d'action dans Microsoft Teams ?
Oui. On peut partager un fichier dans un onglet, utiliser les applications de tâches de Microsoft ou ajouter un outil de pilotage des actions intégré à Teams, selon le niveau de suivi recherché.
Comment afficher un plan d'action dans un canal Teams ?
Ajoutez-le comme onglet du canal. Avec Perfony, le plan d'action d'un dossier s'ajoute en onglet, et toute l'équipe le consulte sans quitter Teams.
Peut-on créer une action depuis une conversation Teams ?
Avec Perfony, oui : une action peut être créée directement depuis une discussion, une réunion ou un canal Teams, sans recopier le message.
Faut-il préférer la vue Gantt ou la vue Kanban ?
La vue Gantt convient aux plans de type projet où l'ordre et les dates des étapes comptent. La vue Kanban convient au suivi au fil de l'eau, par état d'avancement.