Transférer les responsabilités d’un utilisateur

Quand une personne quitte l’organisation ou change de poste, ses dossiers, ses réunions et ses actions doivent passer à quelqu’un d’autre. En tant qu’administrateur, vous faites ce transfert en une seule opération depuis la fiche de l’utilisateur : les dossiers et réunions qu’il pilote ou copilote, et les actions dont il est responsable, sont confiés à la personne de votre choix. L’utilisateur transféré reste simple participant de ses dossiers et réunions.

Avant de commencer

• Il faut être administrateur de l’instance Perfony.
• Le nouveau responsable doit être un utilisateur actif. Pour recevoir des dossiers ou des réunions, il doit disposer d’une licence Pilote.

Ouvrir le transfert

1. Dans le menu Utilisateurs, ouvrez la fiche de l’utilisateur qui quitte ses responsabilités.
2. En bas de l’onglet Informations, ligne Responsabilités, cliquez sur Transférer les responsabilités.

Choisir le nouveau responsable et ce qui est transféré

1. Saisissez le nom du nouveau responsable et choisissez-le dans la liste.
2. Vérifiez les catégories à transférer : dossiers, réunions, actions. La fenêtre affiche les volumes concernés. Les réunions passées et les actions terminées ou clôturées ne sont pas transférées, sauf si vous cochez les options correspondantes.
3. Cliquez sur Transférer les responsabilités.

Le compte rendu

Une fois le transfert terminé, la fenêtre indique le nombre de dossiers, de réunions et d’actions transférés. Le nouveau responsable reçoit un seul e-mail récapitulatif.

Bon à savoir

• Le nouveau responsable est ajouté aux dossiers et réunions où il manquait. Les réunions synchronisées avec un dossier suivent le dossier.
• Chaque changement est inscrit dans l’onglet Historique des deux fiches utilisateur.
• Les tableaux de bord personnels, les favoris et les groupes ne sont pas transférés.
• Le bouton n’apparaît pas sur votre propre fiche.