Pour savoir comment bien gérer ses priorités et son temps, il peut être très judicieux de s’équiper d’un outil simple et pratique. Mais pour le tri dans la jungle des solutions possibles et trouver LE bon outil pour devenir expert de la gestion des priorités, voici les 12 fonctionnalités dont vous aurez besoin et que vous devez donc absolument retrouver dans le logiciel que vous choisirez.  

Créer des listes d’actions à faire et les ordonner 

Comme nous l’avons dans plusieurs articles, le préalable à toute stratégie de gestion des priorités passe par la création d’une liste de ce que vous avez à faire 

Il est donc nécessaire que votre outil vous permette de créer simplement ces listes d’actions sans passer par des menus et des rubriques complexe. Il faut aussi que chaque action puisse être ordonnée et ainsi positionnée au bon endroit dans la liste. Cette fonctionnalité va permettre de connaître les actions que l’on doit finaliser pour remplir un objectif et dans quel ordre elles doivent être réalisées. 

Prioriser aussi dans le temps 

Le facteur « Temps » est primordial dans une gestion efficace des priorités car il correspond au degrés d’urgence d’une action.  

En choisissant un outil qui permette de renseigner une date d’échéance à chaque action, vous pourrez donc identifier facilement les actions à effectuer immédiatement. Cette information permet également d’avoir un engagement de délivrabilité et donc de pouvoir prévoir la réalisation d’autres actions qui en découlent. 

Ainsi, si mon action « Delta » ne peut être réalisée tant que l’action « Alpha » n’est pas terminée, je peux planifier « Delta » uniquement si j’ai une date d’échéance pour « Alpha ». 

Déterminer ce qui est urgent et ce qui est important 

En lien avec la matrice d’Eisenhower, il est important pour un tel outil de pouvoir déterminer les actions importantes (qui vont permettre de remplir les objectifs à long terme) et les actions urgentes (qui nécessitent d’être faites immédiatement pour remplir les objectifs à court terme). Ceci va aider dans plusieurs autres fonctionnalités comme pour la priorisation des actions. 

Visualiser les plans d’action et pouvoir les trier  

L’objectif d’un bon outil de gestion de priorité c’est de permettre de « voir ce qu’on a à faire ». Il faut donc éviter les solutions qui ne vous permettrai pas d’afficher la totalité de vos plans d’action.  

Par exemple si vous avez plusieurs dossiers avec un plan d’action chacun, l’outil doit proposer un moyen pour afficher les actions de manière transversale, quel que soit le dossier auquel elle appartient. Avec une vue segmentée, on risque toujours de rater quelque chose.  

Déléguer des actions 

Il est primordial lorsque l’on a un outil qui est censé nous aider à mieux gérer nos priorités d’avoir une fonctionnalité qui permet de déléguer. Car la plupart du temps on va avoir tendance à vouloir tout faire seul, ce qui va nous faire perdre énormément de temps. Une fonctionnalité comme celle-ci permet de voir si une personne a plus de temps ou est plus spécialisée pour effectuer une action peu urgente et peu importante pour la finalisation des objectifs. 

Distinguer les tâches à faire des tâches déléguées 

Si on applique bien les conseils de bonne gestion des priorités d’Eisenhower, les actions urgentes mais non importantes doivent être déléguées. Mais ça ne veut pas dire qu’il faut les perdre de vue. 

Un bon outil vous permettra donc de faire cette délégation tout en gardant un œil dessus. 

 S’il n’y a pas cette fonctionnalité, alors soit vous conserverez l’action dans votre plan d’action et vous passerez du temps précieux à faire une action de moindre importance, soit vous n’aurez aucune information sur sa réalisation. 

Redécouper les actions trop importantes 

Autre difficulté qu’il faut anticiper, la différence de granularité des actions, car toutes les actions n’ont pas le même volume horaire. Certaines actions prendront quelques minutes, d’autres plusieurs heures ou jours. Alors comme pour faire face à un problème complexe, il faut le découper en une suite de petits problèmes simples à résoudre, il est important de pouvoir découper une action volumineuse en une somme d’actions plus petites qui pourront être des tâches ou des sous-actions suivant les éditeurs de logiciels. 

Ensuite, vous pourrez vous attaquer à ces actions et pour les meilleurs outils, vous pourrez même en déléguer certaines. Imaginez le gain de temps !  

Identifier les retards 

Un retard dans la réalisation est un symptôme. Pour que votre organisation fonctionne correctement, il faut donc pouvoir identifier facilement les retards et de manière agile apporter une solution pour combler ce retard.  

Sans cet affichage des retards, les actions à problème ne feront qu’accumuler de plus en plus de difficultés. Ainsi, une personne bien organisée dans son travail aura soin de nettoyer son plan d’action de toute action en retard. 

Manipuler facilement les plans d’actions 

Dans une étude menée par Perfony, on apprenait qu’il fallait plus d’heure à un collaborateur sur deux pour retrouver ses actions (55% pour être précis). Comment être efficace dans ces conditions ?  

Pour une bonne gestion de votre temps, il est donc indispensable que votre plan d’action ne soit pas une liste figée, mais que votre logiciel vous permette d’effectuer des filtres et des recherches et d’afficher ensuite les résultats en fonction de vos critères personnels. 

Retrouver les actions masquées, endormies ou très anciennes 

Tout aussi importante que la fonctionnalité précédente, la recherche des actions « masquées », « disparues », « endormis » ou très anciennes doit être rapide et efficace. Car dans toutes les organisations il y a ce type d’actions, reportées en permanence ou qui sont sortie du radar des managers ou encore qui sont cachées par d’autres actions plus prioritaires. 

Un bon outil vous permettra de les faire remonter rapidement pour qu’aucune action ne soit perdue de vue. 

Accéder à mon plan d’action à tout moment 

Il n’y a pas de moment pour être efficace. On peut gérer ses priorités au bureau, dans le train, devant un sandwich ou en réunion. Votre plan doit donc être accessible à tout moment.  

Nous vous conseillons donc de choisir un outil qui est accessible sur votre ordinateur autant que sur votre smartphone, idéalement sous forme d’app. Certains sont également embarqués dans les environnements Microsoft Office ou Google Suite et sont intégrés dans les systèmes de gestions de taches pour vous faire gagner du temps. 

Analyser les données des plans d’action 

Dernières fonctionnalités, mais pas des moindres, recherchez des solutions qui proposent des rapports. Toujours dans cet objectif de management visuel, nous vous recommandons de choisir un outil qui vous proposera des outils d’analyse de votre activité et idéalement de créer vos propres rapports sous forme de graphiques. Ainsi rien ne vous échappera. 

Une dernière chose… 

Les outils digitaux pour vous aider à gérer vos priorités sont nombreux et il en existe vraiment pour tous les goûts. Mais attention aux solutions simplistes. Les messages du type « une utilisation totalement intuitive » se traduit souvent par « ne comptez pas sur nous en cas de problème ».Un mauvais choix vous fera perdre du temps et c’est votre ressource la plus précieuse ; ne la gaspillez pas. 

Vous voulez un dernier petit conseil pratique pour détecter rapidement un outil sérieux et professionnel ? Promenez-vous un peu sur le site web de l’éditeur et cherchez s’il existe une documentation sur l’utilisation de l’outil ou des offres d’accompagnement, de formation etc… Ça ne veut pas dire qu’il faut y souscrire obligatoirement, mais c’est une preuve qu’il y a une équipe derrière qui sera pour vous aider en cas de problème.

Vous souhaitez un outil proposant ces 12 fonctionnalités ?