Nous mettons à jour nos serveurs pour mieux vous servir

Maintenance programmée sur nos serveurs

Une intervention importante est prévue pour faire évoluer les serveurs de Perfony, à partir de vendredi 11 décembre 2015 à 21h00 jusqu’au samedi 12 décembre 2015 à 12h00.
Aucune action ne sera nécessaire de votre coté et aucune modification ne sera apportée à votre environnement.
Durant cette intervention, l’accès à votre espace sera très certainement impossible.

Au cours des derniers mois, le développement du nombre d’utilisateurs d’une part ainsi que le volume de stockage additionnel dû au succès de la fonctionnalité d’ajout de pièces jointes rendent indispensable cette évolution pour maintenir notre niveau de service.

Cette mise à jour vers une infrastructure plus stable et des serveurs plus puissant permettra également d’améliorer les performances du service.

Notre service support reste à votre disposition pour vous apporter toutes les précisions dont vous pourriez avoir besoin sur cette opération et nous vous adressons nos remerciements pour la confiance que vous nous accordez.

Version 1.10 : Une nouvelle page pour vos actions !

Cette page est découpée en 5 rubriques :

1/ Une barre d’actions rapides.

Vous retrouverez le libellé de l’action et son ID, l’avatar de la personne qui en est responsable, la date d’échéance (à droite), la barre de progression et l’icône de priorité. Toutes ces informations sont modifiables (si vous en avez les droits bien sûr), soit directement en cliquant dessus, soit en utilisant l’icône du crayon juste en dessous.

barre-titre-action

Vous trouverez ensuite une double série d’icônes pour interagir avec votre action.

  • L’export PDF : pour imprimer une action ou, par exemple, la confier à un atelier non connecté.
  • La corbeille : pour supprimer une action erronée ou devenue inutile.
  • La “tick” : pour clôturer une action une fois que celle-ci est terminée et conforme aux standards de qualité.
  • Le crayon : pour corriger le libellé ou modifier l’origine de l’action, c’est-à-dire dossier ou la réunion auquel elle se rattache.
  • La “bifurcation” : pour déléguer l’action à une autre personne, tout en conservant une vue dessus.
  • L’ajout de sous-actions : si vous souhaitez découper cette action en une somme d’actions plus petite qui pourra être confiée en partie ou en totalité à d’autres personnes.

Dans la deuxième série d’icônes vous trouverez :

  • le trombone : pour consulter les documents attachés à cette action et en ajouter.
  • Le “cadran à rebours” : pour suivre l’historique des modifications.
  • Les bulles de commentaires : pour consulter et/ou ajouter un commentaire sur cette action.

Pour toutes ces icônes, la pastille avec un numéro vous renseigne automatiquement sur le nombre d’entrées dans chacune des catégories, et la pastille rouge vous indique le nombre de nouveautés par rapport à votre dernière consultation.

2/ La zone d’informations générales.

Elle se compose d’abord d’un bloc avec un éditeur de texte type “Word” qui s’active lorsque l’on clique sur le texte, pour apporter des compléments d’information sur cette action : son contexte, son objectif, des notes pour plus tard… Les informations saisies sont sauvegardées automatiquement, plusieurs fois par minute.

Vient ensuite une série d’informations plus détaillées relatives à l’action : son origine, c’est-à-dire son rattachement à un dossier ou une réunion, le nom du responsable, sa date de création, sa durée estimée etc…

Un texte en bleu indique un lien cliquable qui vous amènera vers une nouvelle page, alors qu’un texte souligné de pointillés indique un texte éditable dans la page afin d’y apporter des modifications.

De même, les thèmes sont modifiables grâce à l’icône « crayon » juste à coté.

3/ Les sous actions.

Si cette action a été redécoupée en sous-actions plus petites, c’est ici que vous pourrez retrouver ces informations.

Ces sous actions sont affichées sous forme de liste, comme vous en avez maintenant l’habitude, avec les mêmes icônes pour agir dessus.

Vous pouvez modififiez l’affichage (affichage détaillé ou affichage compact) grâce à l’icône avec la double flêche en diagonal.

4/ Les pièces jointes.

Vous trouverez ici la liste des documents joints à cette action. Chaque ligne est modifiable ou peut être supprimée.

5/ L’historique de l’action.

C’est ici que vous retrouverez toute la vie de l’action depuis sa création : les modifications intervenues, les évolutions de son avancement, les changements de priorité, l’ajout et la suppression de pièces jointes… ainsi que la personne ayant réalisé cette modification.

Bref, en cas de doute, vous pourrez facilement retrouver ce qui s’est passé.

Nouveau tableau de bord et gestion des pièces jointes

Une mise à jour importante de votre espace iPerfony a eu lieu.

Un nouveau tableau de bord

Lors de votre connexion, vous découvrirez le nouveau tableau de bord en page d’accueil, avec un interface plus agréable, une présentation des événements sous forme de calendrier paramétrable et une entrée en 1 clic au coeur de votre activité.

Vous pourrez choisir la vue qui vous convient en cliquant sur le petit engrenage en haut à gauche de l’agenda : affichage au mois ou à la semaine par défaut, semaine de 5 ou 7 jours, horaires des journées de travail… à vous de choisir la configuration qui vous plait.

Vous trouverez comme avant la liste des actions les plus chaudes du moment, les dossiers en cours et enfin les derniers commentaires postés dans votre espace.

 

Ajouter des pièces jointes

Vous pourrez désormais ajouter des pièces jointes à votre espace iPerfony : les présentations PowerPoint des réunions, ou les relevés des indicateurs des participants ou encore joindre un modèle de document ou un devis fournisseur… que vous soyez dans une réunion, un dossier ou une action, il vous suffira de cliquer sur l’icône en forme de trombone pour charger un fichier. Vous bénéficiez d’un espace de 5GO gratuitement ! C’est simple, rapide et tellement pratique.

La version 1.9.0 bientôt en ligne !

La version 1.9.0 est une mise à jour qui concerne de nombreuses pages.

Avant tout chose, notre équipe technique a réalisé un important travail de fond pour rendre le système plus rapide. Donc si vous constatez encore des ralentissements sur certaines pages, nous comptons sur vous pour nous en faire part afin de pouvoir continuer à améliorer les choses.

Découvrons maintenant les principales nouveautés de cette version.

1/ Nouveau tableau de bord

new-homeVous ne pourrez pas le manquer puisque que c’est la première page à apparaitre après la connexion.

En dehors des améliorations esthétiques, vous découvrirez une présentation des réunions sous forme de calendrier. Les réunions peuvent être de 2 couleurs : bleu foncé lorsque vous en êtes le pilote, et bleu clair pour les autres.

Vous verrez aussi apparaitre un indicateur d’alerte à coté du nom de certaines réunion. Il vous renseigne sur les événements qui nécessitent une action de votre part : démarrer une réunion, l’évaluer…

Les réunions annulées apparaissent barrées.

En cliquant sur l’icone en forme d’engrenage, en haut à gauche, vous aurez la possibilité de personnaliser ce calendrier : semaine sur 5 ou 7 jours, début et fin de journée, préférence d’affichage. N’hésitez pas à cliquer cette icone pour trouver l’affichage qui vous correspond le mieux.

 

2/ L’ajout de pièces jointes

Vous avez préparé une présentation pour illustrer le point à l’ordre du jour dont vous êtes responsable, ou bien vous souhaitez partager lors de la réunion la feuille Excel qui regroupe vos KPIs, ou encore vous souhaitez ajouter un livrable à une action terminée… Il est désormais possible d’intégrer ces documents dans votre iPerfony très simplement. Que vous soyez dans une réunion, un dossier ou une action, vous pouvez ajouter des pièces jointes en cliquant sur l’icone en forme de trombone.

Vous pouvez bien sur également consulter la liste des pièces jointes et les afficher dans votre espace.

 

3/ Modification des actions depuis un plan d’actions

Dans le même esprit de ce qu’il est possible de faire pour les dossiers et les réunions, nous avons étendu les possibilités de modification d’une action directement depuis un plan d’actions. Ces fonctionnalités d’édition rapides permettent de gagner un temps précieux et d’économiser de nombreux “clics” inutiles.

4/ Création de la prochaine réunion à la clôture de la précédente

C’est un cas remonté par plusieurs clients. Lorsqu’une réunion se termine, et que la prochaine n’a pas encore été planifiée, c’est une bonne pratique de profiter de la présence des participants pour trouver la prochaine date. Aussi, iPerfony vous accompagne, en vous alertant si nécessaire et en vous proposant de programmer votre prochain événement à la cloture de la réunion en cours.

 

5/ Tri les actions par priorités

Devant le succès de la nouvelle fonctionnalité de gestion des prioirités, il était devenu indispensable de pouvoir classer ses actions par priorités dans vos plans d’actions. Et c’est maintenant chose faite.

Nouveauté pour votre page statistiques

Dans la continuité des évolutions de votre Perfony, nous vous invitons à découvrir dès demain les nouvelles pages d’évaluation synthétique et de statistiques.

Ces modifications sont avant tout graphiques et ergonomiques pour rendre l’outil plus simple, plus pratique et plus beau mais ne change en rien dans leur fonctionnement.

N’hésitez pas à prendre quelques minutes pour nous faire part de vos remarques, positives et négatives, qui nous permettent d’avancer.

Réveillez vos réunions avec la nouvelle ergonomie

Réveillez vos réunions avec la nouvelle ergonomie

Perfony continue de s’améliorer et c’est une mise à jour importante que nous vous proposons aujourd’hui puisque ce sont les pages de réunions qui font l’objet un très important lifting.

Que ce soit pour créer une réunion ou simplement en démarrer une, découvrez un environnement graphique plus simple et des interactions toujours plus rapides et plus pratiques.

Le nouvel esprit Perfony c’est :

  • des réunions plus simples à créer
  • la possibilité d’ajouter un animateur différent à chaque point de l’ordre du jour
  • un plan d’action et un relevé de décision accessible sur la même page
  • des modifications en un clic

Bien gérer ses priorités avec Eisenhower et Perfony

Il n’est pas toujours évident de trouver un ordre de priorité simple pour classer ses tâches ou ses actions. Laquelle est plus prioritaire que l’autre ? Et si tout est prioritaire, alors rien ne l’est en fait !
Pourtant, puisqu’il n’est pas possible de réaliser plusieurs tâches au même moment, nous sommes bien obligés de faire ce type d’arbitrage tous les jours.
Mais nos critères sont-ils pertinents ? Comment bien prioriser ses actions ?

La matrice d’Eisenhower : un outil simple et efficace

Un homme s’est penché sur la question : Dwight David Eisenhower, Général en chef des forces armées alliées en Europe, qui dirigea notamment le débarquement du D-Day, mais aussi Président des Etats-Unis durant deux mandats, de 1961 à 1969.
Au regard des responsabilités, que l’on peut qualifier « d’extrêmes », qu’il a endossées, c’est avec une certaine humilité que l’on se penche sur son système.

Pour Eisenhower, la priorité d’une action était liée au cumul de deux facteurs : l’urgence et l’importance. Ainsi, on peut représenter son système par un simple tableau à double entrée, avec sur un axe le degré d’urgence et sur un autre, le degré d’importance.

Toutes les actions rentrant dans l’une de ces quatre catégories, il est possible de leur apporter un traitement différent :

  • (+) importante et (+) urgente : actions à faire immédiatement
  • (+) importante et (–) urgente : actions à planifier dans votre agenda
  • (–) importante et (+) urgente : actions à déléguer si possible
  • (–) importante et (–) urgente : actions à supprimer ou à garder pour un moment de libre, ou à déléguer

Un exemple d’interprétation par Perfony

C’est pour répondre à la demande de nos utilisateurs que nous nous sommes penchés sur cette question des priorités.

Que proposent les autres éditeurs ? Certains gestionnaires d’emails par exemple utilisent des points d’exclamations pour signifier un message prioritaire, d’autres systèmes proposent des drapeaux colorés, d’autre encore des systèmes de notation numérique (d’ailleurs on ne sait jamais si la note « 1 » est la priorité la plus faible ou la plus élevée…).

Nous avons souhaité innover pour que Perfony ne permette pas seulement d’indiquer des priorités, mais aussi doter nos utilisateurs d’un outil qui leur permette justement de mieux évaluer ce qui est prioritaire.

Nous vous proposons donc ce nouveau système d’indicateur, issu d’une interprétation de la matrice d’Eisenhower.

Mais parce que Perfony se veut être un outil qui vous simplifie la vie, vous pouvez également conserver avec cette même série d’icônes, une priorisation plus classique par notation.

Vos plans d’action plus efficaces avec Perfony !

Vos retours ont été extrêmement encourageants suite aux dernières évolutions. Perfony garde le rythme et vous propose dès demain la nouvelle page de “liste d’actions”.

Le nouvel esprit Perfony c’est :

  • un affichage plus rapide de votre page,
  • des filtres enregistrables pour une vue personnalisée,
  • une mise à jour de vos actions directe et simple,
  • une meilleure compréhension de votre activité grâce à des indicateurs clairs : actions en retard, en cours, terminées…,
  • une vue étendue pour toujours plus d’information.

Votre nouvel affichage Perfony

Les évolutions continuent sur Perfony.

Ce mois-ci, ce sont deux pages qui subissent un lifting complet : la liste des dossiers dans “Dossier >> Tous les dossiers” et la liste des réunions dans “Réunions >> Mes réunions“.

Nous avons travaillé avec comme objectif permanent de simplifier l’outil pour vous simplifier la vie. Ainsi choisissez facilement et à l’envie les informations que vous voulez voir affichés sans avoir à rentrer dans le détail d’un dossier ou d’une réunion.

Résultat :

  • un affichage beaucoup plus rapide
  • un nombre de clics encore réduit
  • une mise en page plus lisible
  • des fonctions de filtre simplifiées
  • des fonctionnalités accessibles dès la page de liste.

1. La page “Tous les dossiers”

Avant

Après

2. La page “Mes réunions”

Avant

Après

Pour consulter le détail des mises à jour, consultez l’aide accessible en cliquant sur le bouton ci-dessous.

Nouveauté de 2015

Évolutions 2015

L’année 2015 est une année importante pour le développement de Perfony et en tant que clients et utilisateurs, nous souhaitions vous y associer pleinement. Pour que notre solution soit encore plus utile à votre environnement, nous avons fixé trois priorités :

  • Performance
  • Ergonomie
  • Mobilité

 Une importante mise à jour est prévue

Sans oublier de nouvelles fonctionnalités comme la gestion des pièces jointes ou de nouveaux modules de connexion avec des services tiers.
Les travaux ont déjà commencé et dès ce vendredi 6 février à partir de 22:00 nous mettrons à jour votre environnement.
Cette nouvelle version est un premier pas dans la diminution du temps de chargement des pages et la simplification de l’interface graphique en diminuant le nombre de clics.

Nous espérons que cette version vous donnera satisfaction et nous serons très attentifs à vos retours qui nous sont précieux.

Le mois de février sera ensuite consacré à des travaux techniques pour optimiser l’utilisation des ressources serveurs, ce qui devrait se traduire par une plus grande vitesse de Perfony.

Nous poursuivrons ensuite nos efforts page après page autour de nos 3 priorités (performance, ergonomie, mobilité)

  • réunions,
  • dossiers,
  • actions,

Chaque page fera l’objet d’une livraison  indépendante afin que vous puissiez bénéficier des améliorations au fur et à mesure de leur développement, au rythme prévu d’une mise à jour par mois.

La majorité de ces travaux sera achevée au mois de juin. La seconde moitié de 2015 sera consacrée à une réorganisation des fonctions pour une utilisation plus fluide, et au développement de nouvelles fonctionnalités plus profondes comme la gestion hiérarchique des dossiers et la connexion de Perfony avec d’autres services.

A chaque étape, nous resterons attentifs à vos remarques et commentaires et nous vous invitons à manifester vos attentes.

Une vue “scrum like” de vos actions

Nouveauté sur votre iPerfony ! 

En plus de l’habituelle vue des actions sous forme de liste, avec les différentes possibilités de filtres et de tris que vous connaissez, découvrez l’affichage de vos actions sous la forme d’un tableau scrum simplifié.

Pour ceux qui ne connaissent pas le Scrum, c’est une méthode agile de gestion de tâches, dont nous nous sommes inspirés pour vous proposer une nouvelle manière de gérer vos dossiers et vos plans d’actions.

Pour découvrir cette méthode, prenez quelques minutes et regardez la video “Scrum pour les nuls“.

Pourquoi “scrum like” et non pas “scrum” ?
Parce que l’affichage proposé autant que la méthode utilisée ne sont pas exactement du Scrum. C’est une interprétation qui a été faite par nos experts en organisation et management pour proposer une solution simple, correspondant au mieux aux besoins réels de nos clients. Alors pour éviter tout malentendu, nous préférons l’appeler “Scrum like”.

[Retrouvez notre article sur le scrum]

Des actions récurrentes

Le système de programmation d’une action récurrente a été revu. Il est désormais très simple de planifier une action qui revient périodiquement. Par exemple, le service marketing pourra prévoir une action “envoyer la Newsletter” tous les mardis, ou les RH pourront planifier l’envoi des bulletins de salaire tous les 25 du mois etc… plus besoin de dupliquer l’action, cela se fait automatiquement.

En cliquant sur l’icône    lors de la création ou de la modification d’une action, vous pourrez planifier la répétition d’une action : nombre de répétitions, fréquence, en fonction d’un jour de la semaine ou en fonction d’une date. Tous les cas de figure sont possibles.

Découvrez comment utiliser la récurrence des actions en vous rendant directement dans votre espace.

Personnalisez votre compte

Dans la continuité de la refonte des pages, notre équipe technique s’est attachée cette fois à rafraichir les pages “Préférences” de votre compte iPerfony.

La navigation a été simplifiée et l’interface graphique a changé pour s’accorder avec les autres pages du site.

Vous remarquerez également que l’ajout d’avatar a été évolué grâce à un nouvel outil qui vous permettra de charger la photo de votre choix et de définir quelle partie de l’image vous souhaitez utiliser.

Enfin vous trouverez de manière bien plus accessible les consignes vous permettant de synchroniser votre compte avec vos smartphones (iOS et Androïd) et votre Outlook sur votre PC.