Quel que soit votre projet – commercial, marketing, financier ou ressources humaines – un exemple de plan d’action est indispensable pour vous aider à éclaircir vos idées. La définition du plan d’action est la suivante : il s’agit d’une feuille de route qui expose chaque étape à réaliser pour atteindre vos objectifs. Elle est l’expression de votre vision et de vos priorités à une période clé de l’entreprise. Généralement, un plan d’action s’inscrit dans un processus de changement ou de développement commercial. En fonction de l’importance des objectifs, la durée de sa mise en œuvre peut être plus ou moins longue. La méthode pour élaborer un plan d’action consiste à définir :
- les actions à entreprendre ;
- les équipes ou la personne compétente pour les réaliser ;
- les échéances ;
- les ressources allouées ;
- le coût financier.
Pourquoi élaborer un plan d’action ?
Pour atteindre avec succès vos objectifs, il faut décrire et poser vos idées. Un plan d’action vous permet réellement d’avancer plus vite. Pourquoi ? Il vous permet de réfléchir et d’organiser votre vision étape par étape. Vous visualiserez les priorités, les différents processus pour l’avancement de votre projet, les coûts et les ressources nécessaires à sa réalisation.
Notez qu’un plan d’action n’est pas un outil figé. En fonction de son avancement, des obstacles rencontrés ou des imprévus, il comporte des phases de correction et d’ajustement. Ce qui permet de le faire évoluer en temps réel. La planification des actions peut également être revue selon les difficultés ou les changements.
Enfin, le plan d’action est une façon concrète de se sentir impliqué et d’accroître la motivation collective pour que le projet soit un succès.
Lorsque vous rédigez un plan d’action en intégrant un tableau de suivi, des indicateurs de réussite, une méthode d’évaluation, vous vous donnez les moyens de réussir. Avec un exemple de plan d’action :
- Vous vous focalisez sur votre objectif et vous diminuez ainsi le risque de vous éparpiller dans les tâches. Avec une planification détaillée, vous arriverez à respecter les échéances. Vous n’oublierez pas des actions à effectuer. Tout sera noté de façon visible dans une liste en colonnes d’un tableau par exemple. Vous pourrez donc vous y référer.
- Vous gagnez en clarté. Avec l’élaboration de la feuille de route, vos idées sont structurées.
- Avec le plan d’action rédigé, la coordination des équipes et des actions à effectuer est optimisée.
- Sous forme de tableau, les actions à réaliser peuvent être facilement suivies. Vous avez plus de visibilité sur les tâches accomplies et à venir avec une échéance plus claire.
- En ayant de la visibilité sur votre projet grâce au plan d’action écrit, vous serez en mesure d’anticiper les problèmes.
Élaborer un plan d’action comporte vraiment des bénéfices. Qu’il soit sous forme de tableau de bord ou d’une liste exhaustive, le plan d’action vous aide à mieux vous préparer et anticiper les problèmes.
Considérez le plan d’action comme une méthode d’organisation qui va vous permettre d’accroître vos chances de réussir. Ce qui implique également d’être plus serein pour mener à bien le projet grâce à un plan bien clair. Généralement, tout type d’entreprise est amené à développer son plan d’action pour la réalisation de ses objectifs en s’appuyant sur des outils de gestion dédiés à ce genre de projet.
Quel outil de gestion utilisé ?
En fonction de la complexité de votre projet, la définition du plan d’action va nécessiter l’utilisation d’un seul outil de gestion ou de plusieurs outils en même temps. Souvent un tableau Excel permet de suivre les étapes du plan. Il prend souvent la forme d’un diagramme de Gantt.
Le diagramme de Gantt est idéal pour gérer un projet. Il permet de représenter visuellement dans différentes colonnes l’avancement des actions. Pour avoir une idée de l’aspect du diagramme de Gantt, il faut se représenter une colonne à gauche, listant toutes les tâches à réaliser. Chaque action est matérialisée par une barre horizontale dont sa longueur définit l’échéance, le début et la fin. Des indicateurs vous permettent aussi de voir les étapes accomplies pour une action.
Excel permet aussi de créer ce genre de tableau et convient parfaitement au projet sans complexité particulière. Du moment que vous possédez la bonne méthode pour créer un tableau et un diagramme sur Excel, cet outil est suffisant pour élaborer votre plan d’action.
En revanche, si votre projet est significatif avec un nombre important de tâches à réaliser et implique beaucoup de collaborateurs, il est peut-être préférable d’utiliser un logiciel spécialisé dans la création de diagramme de Gantt. Certains professionnels utilisent des gestionnaires de tâches qui offrent plus de fonctionnalités. Il existe aussi des logiciels de Gantt avec des modèles de gestion à personnaliser selon vos besoins.
Quel que soit l’outil que vous utiliserez, vous avez besoin d’avoir une vue d’ensemble de votre projet et de son avancement. Créer un diagramme de Gantt, c’est vous permettre de savoir quelles sont les actions à entreprendre et quelle est votre progression vis-à-vis du temps fixé et des objectifs à atteindre.
