Faire son plan d'action sur Excel : bonne idée ?

Qu'est-ce qu'un plan d'action ?

Quel que soit votre projet, commercial, marketing, financier ou ressources humaines, un plan d'action vous aide à clarifier vos idées. C'est une feuille de route qui expose chaque étape à réaliser pour atteindre vos objectifs. Il traduit votre vision et vos priorités à une période donnée, souvent dans un processus de changement ou de développement. Sa durée dépend de l'ampleur des objectifs. Notre article plan d'action : définition et utilité détaille la notion.

Élaborer un plan d'action consiste à définir :

• les actions à entreprendre ;
• la personne ou l'équipe chargée de les réaliser ;
• les échéances ;
• les ressources allouées ;
• le coût financier.

Pourquoi élaborer un plan d'action ?

Pour atteindre vos objectifs, il faut décrire et poser vos idées. Un plan d'action vous fait avancer plus vite parce qu'il vous oblige à organiser votre vision étape par étape : vous voyez les priorités, les étapes du projet, les coûts et les ressources nécessaires.

Un plan d'action n'est pas figé. Selon son avancement, les obstacles rencontrés ou les imprévus, il passe par des phases de correction et d'ajustement. C'est aussi une façon concrète d'impliquer chacun et de renforcer la motivation collective. Avec un tableau de suivi, des indicateurs de réussite et une méthode d'évaluation :

• vous restez concentré sur l'objectif et vous évitez de vous disperser ;
• vous respectez mieux les échéances et vous n'oubliez pas d'actions ;
• vous gagnez en clarté, car vos idées sont structurées ;
• la coordination des équipes est meilleure, chacun sachant ce qu'il doit faire ;
• vous voyez ce qui est fait et ce qui reste à faire, et vous anticipez les problèmes.

Reste à choisir où tenir ce plan. Pour beaucoup d'équipes, la réponse spontanée est un tableau Excel.

Ce qu'Excel fait bien

Excel a de vrais atouts pour démarrer un plan d'action :

• Il est déjà là. Pas d'achat, pas de déploiement, tout le monde sait l'ouvrir.
• Il est souple. Vous ajoutez les colonnes dont vous avez besoin, dans l'ordre qui vous convient.
• Il calcule. Filtres, tris, tableaux croisés et formules permettent de compter les actions en retard ou terminées.
• Il permet un planning visuel. Avec une mise en forme conditionnelle, on obtient un diagramme de Gantt simple : une colonne de tâches à gauche et, pour chaque action, une barre horizontale dont la longueur va du début à la fin prévue.

Pour un projet sans complexité particulière, porté par une personne ou une petite équipe, ce fichier suffit. Si vous maîtrisez la création de tableaux et de diagrammes, Excel est un outil tout à fait valable pour élaborer votre plan d'action.

Construire un plan d'action dans Excel

Si vous partez sur Excel, quelques règles évitent la plupart des problèmes :

1. Une ligne par action, une action par ligne. Commencez chaque libellé par un verbe : « Rédiger la procédure d'accueil », pas « Procédure d'accueil ».
2. Des colonnes fixes : numéro, action, responsable, date de création, échéance, statut, priorité, origine (réunion ou projet), commentaire.
3. Des listes déroulantes (validation des données) pour le statut et le responsable : sans elles, « En cours », « en cours » et « EC » deviennent trois statuts différents.
4. Une mise en forme conditionnelle qui colore en rouge les actions dont l'échéance est dépassée et le statut différent de « Terminé ».
5. Un seul responsable par action. Les contributeurs vont en commentaire, ou dans une matrice RACI si les rôles sont nombreux.
6. Un seul fichier de référence, stocké dans un espace partagé, jamais envoyé en pièce jointe.

La méthode QQOQCP aide à formuler chaque action de façon complète : quoi, qui, où, quand, comment, pourquoi.

Les limites d'Excel pour suivre des actions

Les difficultés apparaissent quand le plan grandit ou quand plusieurs personnes l'utilisent. Elles tiennent moins au tableur lui-même qu'à ce qu'il ne fait pas :

• Les versions se multiplient. Un fichier envoyé par e-mail devient « plan_v3_final_JB.xlsx », et personne ne sait plus lequel fait foi. La co-édition dans Microsoft 365 réduit ce risque, mais seulement si tout le monde travaille vraiment dans le même fichier.
• Personne n'est relancé. Excel n'envoie pas de rappel avant une échéance. Le pilote du plan relance à la main, action par action.
• Le responsable ne voit pas ses actions d'un coup d'œil. S'il participe à cinq plans, il doit ouvrir cinq fichiers.
• L'historique se perd. Qui a changé l'échéance, quand, et pourquoi ? Le fichier ne le dit pas, ou mal.
• Le lien avec les réunions est manuel. Les actions décidées en réunion doivent être recopiées du compte rendu vers le tableau, avec un risque d'oubli à chaque fois.
• La consolidation est fastidieuse. Une direction qui suit plusieurs sites ou services doit assembler plusieurs fichiers, aux colonnes rarement identiques.
• Les droits sont tout ou rien. Il est difficile de laisser chacun mettre à jour ses actions sans pouvoir modifier celles des autres.

Excel ou outil dédié : le comparatif

Critère	Excel	Outil de plan d'action dédié
Mise en route	Immédiate	Quelques heures de paramétrage
Coût	Inclus dans la suite bureautique	Abonnement
Saisie à plusieurs	Possible, risque de versions	Chacun met à jour ses actions
Relances	Manuelles	Automatiques avant et après l'échéance
Vue « mes actions »	Un fichier par plan	Toutes les actions de la personne au même endroit
Historique	Limité	Traçabilité de chaque modification
Lien avec les réunions	Recopie du compte rendu	Actions créées pendant la réunion
Consolidation	Assemblage manuel	Tableaux de bord par équipe, site ou projet

Les signes qu'il est temps de changer d'outil

Excel reste suffisant tant que le plan est petit et tenu par une seule personne. Envisagez un outil dédié si vous vous reconnaissez dans plusieurs de ces situations :

• vous passez du temps chaque semaine à relancer les responsables ;
• vous ne savez plus quelle version du fichier est la bonne ;
• les actions de vos réunions se perdent entre le compte rendu et le tableau ;
• la direction vous demande régulièrement un état consolidé de plusieurs plans ;
• des personnes extérieures à votre équipe doivent mettre à jour leurs actions ;
• un audit ou une certification exige de prouver qui a fait quoi et quand.

Ces besoins correspondent à ce qu'on attend d'un outil de pilotage des actions : une seule source de vérité, des relances automatiques et une vue d'ensemble sans ressaisie.

Passer d'Excel à un outil collaboratif

Changer d'outil ne veut pas dire repartir de zéro. Gardez la structure qui fonctionne (une action, un responsable, une échéance, un statut) et profitez de la transition pour faire le ménage :

1. clôturez les actions terminées ou devenues sans objet ;
2. vérifiez que chaque action ouverte a un responsable et une échéance réalistes ;
3. importez le reste dans le nouvel outil, puis arrêtez de mettre à jour le fichier ;
4. prenez l'habitude de créer les actions directement pendant les réunions ;
5. gardez l'export Excel pour les reportings qui le demandent.

Pour aller plus loin sur la tenue du plan, consultez nos 7 bonnes pratiques pour réussir son plan d'action.

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