Cas d’usage

Comment je rends mes processus pilotables et opérationnels ?

Découvrez comment nos clients utilisent Perfony pour donner de la visibilité aux processus, mêmes les plus petits, afin de pouvoir véritablement les piloter et les rendre opérationnels.

Contexte

Responsable opérationnel pour un éditeur de logiciels, j’ai l’habitude des outils informatiques et j’en ai testé un grand nombre.

On en utilise pour suivre la progression des développement, on utilise Salesforce pour la partie CRM, mais en revanche, nous perdons beaucoup de temps, de visibilité et d’énergie pour les processus support et de management.

Les boites emails tiennent lieux d’outil de pilotage et de suivi, mais ces informations sont noyées au milieu des échanges et des autres sujets.

Mettre en place un nouvel outil de pilotage de processus est compliqué parce que les équipes n’ont pas beaucoup de temps à y consacrer et ont l’impression qu’on leur rajoute une charge de travail supplémentaire.

J’ai découvert Perfony, plateforme collaborative, dont la structure permet d’architecturer des étapes de processus et de les rendre opérationnelles avec des plans d’actions.

Comment nous avons utilisé Perfony avec mes équipes ?

  • Dans mon espace Perfony je crée un dossier équivalent à chaque processus, par exemple « accompagnement projets clients ».
  • Je crée des sous-dossiers par client.
  • J’ajoute comme participants aux dossiers tous les interlocuteurs nécessaires, y compris les clients quand de besoin. La licence gratuite pour les participant permet d’ouvrir un maximum les échanges.
  • Chaque dossier client fait l’objet d’un plan d’action type que je crée une fois et que j’enregistre comme modèle. Puis, pour chaque client, j’appelle le plan d’action type. Je renseigne la date butoire, et tout le GANTT est créé automatiquement. Il me reste juste à renseigner les rôles et responsabilités.
  • L’indicateur visuel d’avancement par dossier me permet en un coup d’œil de voir les dossiers qui avance, et ceux qui nécessitent un support particulier.
  • Pour le passage en revue régulier, j’ai pu mettre une checklist dans le dossier parent, ce qui permet de balayer tous les sujets sans risquer de laisser une action clé de côté.
  • Pour les comités de pilotage avec les clients, le module « réunion » de Perfony permet d’appeler les actions par dossier ou mot clé, de structurer un ordre du jour et surtout de générer en un clic un compte rendu de réunion regroupant les décisions prises et l’avancement des actions.

“Avec Perfony on sait où on en est pour chaque processus. On n’oublie rien, et on sait tous où trouver la bonne information.

La vision que Perfony  nous donne de notre activité nous permet de piloter véritablement notre business !”

Bénéfices

Centralisation

Un seul outil pour le pilotage de tous mes processus secondaires et de management : pas besoin d’installer et d’être formé à de multiples solutions différentes.

Tout en un

 Je construis comme je veux dans Perfony l’architecture de mes processus, et j’y disposerai de l’ensemble des éléments nécessaires : actions, p.j., participants

Intégration

Grâce à l’addin outlook je transforme un email en action que je la range dans la partie appropriée du processus. Avec l’onglet Teams, j’ouvre mon plan d’action par dossier directement dans Teams en même temps que j’effectue ma visio avec l’équipe et le client.

Interactif

Je partage la vue de tout ou partie d’un processus avec les personnes concernées qui peuvent interagir en temps réel. Le pilotage de mes processus est dynamique et en lien avec la réalité opérationnelle de mon activité.

Diminution des emails 

les actions et échanges liés au processus piloté sous Perfony se font directement dans la plateforme, au bon endroit et avec les bonnes personnes.

Exhaustif 

Avec la vue par dossier et sous-dossier et les indicateurs associés, je sais directement si une partie du processus mérite plus d’attention et parallèlement, j’ai la certitude qu’aucune action clé ne sera laissée à la dérive.

Plus de cas d’usage ?

Découvrez d’autres utilisations de Perfony dans des équipes épanouies.

Comment je pilote le règlement des fournisseurs tout en divisant par 100 le nombre d’email

Comment je pilote le processus RGPD avec Perfony sans jamais rien oubier

Comment j’améliore l’efficacité de mon CODIR et je pilote les actions décidées.

Découvrez Perfony

Pour vous aussi devenir le manager qu’ils attendent, pour mettre un terme aux réunions inutiles, pour que chacun sache à tout moment ce qu’il doit faire, entrez dans la démarche Perfony ! 

Comment rédiger un bon compte rendu de réunion?

You have Successfully Subscribed!