Cas d’usage

Comment je pilote le règlement des fournisseurs tout en divisant par 100 le nombre d’email !

“- La facture de mon fournisseur est pas réglée ! 
– Normal tu ne m’as pas transféré son RIB ni sa référence de commande…
– Ils ont du se perdre dans les boites mails ! “

Ce type d’échanges vous semblent hélas familiers ? Découvrez comment nos clients règlent le problème avec Perfony.

Contexte

Dans notre entreprise, le service achat utilise SAP.
Mais le gros problème, c’est que seules les personnes des achats peuvent accéder à cet outil et donc les opérationnels ne savent pas où en sont leurs différents processus achat.

Nous avons choisi Perfony pour servir d’interface de référence entre les responsables des achats d’un côté et les opérationnels de l’autre, afin qu’ils puissent partager l’avancement d’un processus achat, sans surcharge de travail.

Entre les appels téléphoniques, les SMS, les WhatsApp, les skype ou Teams, les emails ou encore les discussions en réunions voir même à la machine à café, il devenait impossible de suivre les choses sérieusement et les collaborateurs aux Achats avaient l’impression d’être harcelés.

Comment je donne de la visibilité aux processus achats avec Perfony ?

  • Nous avons convenu d’une règle commune : chaque commande correspond à une action Perfony. On a même eu l’idée de faire figurer le numéro de l’action Perfony dans le numéro du bon de commande. Comme ça c’est vraiment très simple de s’y retrouver.
  • Dans cette action, les opérationnels vont pouvoir verser les différentes pièces jointes dont nous avons besoin : le RIB, le bon de commande, les devis, les factures etc… tous les documents sont au bon endroit, pas dans un drive, ou dans des emails, mais rattachés à l’action ; la bonne info au bon endroit en quelque sorte.
  • Comme Perfony propose une barre de progression à 5 étapes (20%, 40%, 60%, 80% et 100%), nous avons convenu d’une correspondance entre ces étapes de progression et des jalons dans le processus achat : par exemple, quand le bon de commande est validé par la hiérarchie et qu’il est ajouté à l’action, on la passe à 80% donc aux Achats on sait que c’est à nous maintenant d’ordonner le règlement. Quand c’est fait, on passe à 100% et les opérations savent que le fournisseur est payé.

 

“Perfony est devenu la porte d’entrée pour tout le monde vers le service achat. On n’a pour ainsi dire plus aucun email car tout le monde connait la procédure… et donc tout le monde gagne du temps.

Perfony, c’est gagnant-gagnant !”

Bénéfices

Clarification

Une clarification du processus. Un outil unique, accessible à tous et partout, qui centralise, au bon endroit les bonnes informations : plus besoin de chercher sur tous les médias ou GED.

Référence commune

Une référence commune et partagée : « si c’est dans Perfony, c’est fait. Si ça n’y est pas alors ce n’est pas fait ».

Visibilité

Une excellente visibilité sur les processus achat en cours. Chacun voit où ça en est ! 

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Découvrez Perfony

Pour vous aussi devenir le manager qu’ils attendent, pour mettre un terme aux réunions inutiles, pour que chacun sache à tout moment ce qu’il doit faire, entrez dans la démarche Perfony ! 

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