Cas d’usage

Comment j’améliore l’efficacité de mon CODIR avec Perfony, et je pilote les actions décidées ?

Un CODIR est sans doute l’instance la plus importante de l’organisation.

Son niveau d’efficacité servira souvent de référence pour les autres instances de l’entreprise. Et pourtant, entre les actions “perdues”, le temps perdu en réunions, les CODIR nécessitent également de bons outils pour gagner en efficacité.

Découvrez comment nos clients utilisent Perfony pour leurs CODIR.

Contexte

En tant que Directeur Général, il est important que les actions décidées pendant notre Comité de Direction ne restent pas des vœux pieux. Le temps s’accélère, nous devons tous faire de plus en plus de choses.

Les boites emails sont saturées et c’est indécent de perdre le quart de nos réunions à chasser la mise à jour des actions que nous avions décidées la fois d’avant.

Il est également abhérant de nos jours de devoir utiliser des post-it sur des tableaux pour planifier le travail.

Il fallait impérativement que nous changions cette situation et que nous gagnions en efficacité, et c’est pour cela que nous avons retenu Perfony !

Comment Perfony est utilisé dans notre CODIR ?

  • Quand j’ai présenté notre problème à notre DSI, il nous a d’abord présenté TEAMS, l’application collaborative de Microsoft déjà incluse dans notre version d’Office 365 et on a choisi Perfony dans leur store comme outil de suivi des plans d’action
  • Nous avons lié notre canal “CODIR” dans Teams, et le dossier du même nom sur Perfony. Nous pouvons tout y retrouver : les actions, les échanges de commentaires et les fichiers.
  • A chaque réunion du CODIR, nous travaillons directement dans Perfony sur Teams pour établir le relevé de décisions stratégiques et mettre à jour le plan d’action.
  • L’édition du compte rendu de la réunion se fait automatiquement à la fin du CODIR, selon un modèle défini au début du projet avec l’équipe de projet dédiée par Perfony. Il peut être diffusé en 1 clic à tous les participants.
  • Comme nous souhaitons montrer l’exemple, on évalue rapidement la réunion précédente afin d’initier un cycle d’amélioration continue.
  • La préparation du CODIR suivant est extrêmement rapide : il faut juste reprendre la réunion précédente, ajouter une nouvelle date et actualiser l’ordre du jour. Un clic de plus et tout le monde l’a dans sa boite mail ! 
  • A chaque CODIR le plan d’action est complet et à jour. On peut même retrouver l’état d’un plan d’action tel qu’il était lors d’un CODIR précédent. C’est vraiment très fort.

“Personne ne voulait d’un nouveau logiciel. Donc avoir un outil directement dans Teams, c’était vraiment la solution idéale.

Pas de nouveau mot de passe, pas de duplication de l’information… tout est unifié, et c’est vraiment beaucoup plus simple !”

Bénéfices

Efficacité

Des CODIRS plus efficaces, libérés des tâches à faible valeur ajoutée.

Automatisation

Des automatisations qui font gagner du temps et structurent des bonnes pratiques.

Partage

Une information mieux partagée, traçable et uniforme au sein de l’équipe du CODIR.

Simplicité

Une mise en œuvre simple et une adoption rapide grâce à l’intégration dans Teams.

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