Las funciones de los diferentes usuarios de Perfony

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Ya sea en acciones, carpetas o reuniones, a algunos usuarios de Perfony se les pueden asignar funciones específicas.

Las acciones

Varios usuarios pueden intervenir o verse afectados por una acción. Perfony se ha inspirado en la matriz RACI para su modelo:

Así, encontramos :

  • El responsable de la acción: es la persona que responde ante el órgano decisorio de referencia de la correcta ejecución de la acción. Puede compararse con la «A» de la matriz RACI. No es necesariamente él quien llevará a cabo la acción, pero es él quien tendrá que dar cuenta de su progreso y de su finalización con éxito.
  • Colaboradores : son usuarios, miembros o no del fichero, que participan activamente en la realización de la acción. Pueden compararse con la «R» de RACI, o con la «C», según lo que se les pida.

Además de los usuarios que son actores de la acción, otros usuarios pueden seguir el progreso de una acción aunque no sean responsables o contribuyentes. Estos son:

  • Todos los miembros de una carpeta a la que se adjunta una acción que pueden ver su progreso y hacer cambios menores.
  • Así como todos los titulares de una licencia ejecutiva que pueden ver las acciones de su perímetro.

Ambos pueden considerarse como las «I» de la matriz RACI.

Los archivos

Una carpeta agrupa a varios usuarios del espacio Perfony. Estos usuarios pueden tener diferentes roles correspondientes a los derechos sobre la carpeta.

  • El «Piloto «: es el usuario que crea el archivo y lo hace vivir. Por lo tanto, para ser piloto de una carpeta hay que ser titular de una licencia de «piloto». Tiene todos los derechos sobre el expediente.
  • Pilotos supl entes»: Los pilotos suplentes son designados por el piloto de entre los miembros usuarios del expediente. Tienen los mismos derechos que el piloto en el expediente y, por tanto, pueden vivirlo de forma independiente, incluso en su ausencia.
    Para ser piloto sustituto, los usuarios deben ser titulares de una licencia de «Piloto».
  • Los «Participantes» : son todos los demás usuarios invitados agrupados para esta carpeta. Para ser miembro de un fichero, puede ser titular de cualquier licencia.
    NB: el titular de una licencia de piloto o de ejecutivo no es sistemáticamente un piloto de expediente… puede muy bien ser un simple miembro. Por otro lado, para poder ser piloto o copiloto de una carpeta, es imprescindible tener al menos una licencia de «Piloto».

Las reuniones

En una reunión de Perfony, se reúne a un grupo de usuarios para crear un órgano de decisión que se encargará de dirigir la reunión, tomar decisiones y garantizar la ejecución de las acciones resultantes.

Estos usuarios pueden tener diferentes roles en una reunión:

  • El «Piloto «: es el creador del órgano de decisión. Es él quien invita a los demás a unirse a la reunión. Tiene pleno derecho a la reunión.
  • Pilotos suplentes «: son designados entre los usuarios agregados a la reunión para administrar este órgano de decisión con el Piloto. Tienen exactamente los mismos derechos que el piloto y, por tanto, pueden actuar en su lugar.
    No es obligatorio nombrar pilotos suplentes, y se pueden nombrar un máximo de 4.
  • Los «Participantes» : son todos los demás usuarios invitados a la reunión. Algunas funcionalidades no están permitidas, como el cierre de una reunión, la validación del orden del día, etc.

Recordatorio de las licencias necesarias para los diferentes roles en Perfony :

 

Colaborador Conductor Ejecutivo
Acción
Gerente OK OK OK
Colaborador OK OK OK
Archivo
Piloto/copiloto NO OK OK
Participante OK OK OK
Reunión
Conductor NO OK OK
Piloto alternativo NO OK OK
Participante OK OK OK
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