Künstliche Intelligenz für ein Besprechungsprotokoll nutzen

4 KI-Ebenen für Ihr Meeting-Protokoll mit Perfony

Perfony nutzt verschiedene KI-Dienste, um die Erfahrung mit der Formalisierung und Effizienz von Besprechungsprotokollen zu steigern.

• Azure AI Speech um eine Sprachaufnahme transkribieren zu können
• Azure AI Services um Handlungen und Entscheidungen zu erkennen und aufzuzeichnen
• Azure OpenAI Service um den Inhalt Ihrer Niederschrift zusammenzufassen und Ihnen eine verbesserte Version des Inhalts anzubieten.

Die magische KI-Taste zur Verbesserung der Berichterstattung

Am Ende Ihres Treffens, wenn alle Notizen gemacht und in Ihr Protokoll eingetragen sind, können Sie auf die magische Schaltfläche IA klicken. Ihr Bericht wird ausgewählt und Ihnen wird eine Wiedergabe angeboten. Dann sind Sie in der Lage, den Text ganz oder teilweise auszuwählen, um ihn in Ihren Abschlussbericht aufzunehmen.

Achtung: Es gibt viele Fantasien rund um die künstliche Intelligenz. Das Ergebnis, das Sie erhalten, hängt stark von der Qualität der Daten ab, die Sie im Vorfeld auswählen. Mit anderen Worten: Wenn Sie nur Wortfetzen mit vielen Rechtschreib- oder Syntaxfehlern eingeben, ist es unwahrscheinlich, dass die KI Ihnen etwas Besseres vorschlägt 😉

1 Protokoll, 3 Produktionen der IA

Wir baten den KI in den Sitzungen, sich wie ein professioneller Sitzungsberichterstatter und insbesondere wie ein Experte für die RIDA-Methode zu verhalten. Diese bewährte Methode, ermöglicht es, die Informationen eines Treffens zu strukturieren, indem man unterscheidet, was Information, Entscheidung oder Handlung ist.

Sobald Sie den Entwurf Ihres Protokolls geschrieben oder per Sprachausgabe übertragen haben, werden Ihnen durch Drücken der Schaltfläche „IA“ drei mögliche Befehle zur Auswahl angeboten:

Die Zusammenfassung des Treffens Für diejenigen, die nie die Zeit haben, ein Meeting-Protokoll komplett zu lesen, erstellt Perfony eine Zusammenfassung, die Sie vor Ihrem Protokoll einfügen oder per E-Mail an alle versenden können, die Sie fragen, worüber in Ihrem Meeting gesprochen wurde.

RIDA: Wie der Name schon sagt, um Ihren ursprünglichen Bericht in einem RIDA-Format umzustrukturieren, um die verschiedenen Informationsebenen zu strukturieren.

Die Liste der Entscheidungen und Maßnahmen: Um die wichtigsten und operativen Elemente hervorzuheben und sicherstellen zu können, dass alle Maßnahmen berücksichtigt werden.

Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten

Bei Perfony stehen die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten an erster Stelle. Aus diesem Grund schlagen wir Ihnen die Verwendung von Microsoft Azure OpenAI GPT-3.5-turbo vor, dessen Eigenschaften Sie hier finden.

Ihre Daten bleiben also sicher und werden in keiner Weise geteilt. Weitere Informationen zur Sicherheit Ihrer Daten finden Sie hier, aber kurz zusammengefasst:

Ihre Prompts (Eingaben) und Antworten (Ausgaben), Ihre Embeddings und Trainingsdaten :

• sind für andere Klienten NICHT verfügbar.
• sind NICHT für OpenAI verfügbar.
• NICHT zur Verbesserung der OpenAI-Vorlagen verwendet werden
• NICHT dazu verwendet werden, die Produkte oder Dienste von Microsoft oder einer dritten Partei zu verbessern.
• werden NICHT verwendet, um die Azure OpenAI-Vorlagen automatisch für die Verwendung in Ihrer Ressource zu verbessern (die Vorlagen sind zustandslos, es sei denn, Sie verfeinern die Vorlagen explizit mit Ihren Trainingsdaten).

Ihre verfeinerten Azure-OpenAI-Vorlagen sind ausschließlich für Ihren Gebrauch verfügbar. Der Azure OpenAI-Dienst wird vollständig von Microsoft kontrolliert; Microsoft hostet die OpenAI-Vorlagen in der Azure-Umgebung von Microsoft, und der Dienst interagiert NICHT mit Diensten, die von OpenAI betrieben werden (z. B. ChatGPT oder die OpenAI-API).

Erkennen von Handlungen und Entscheidungen: Prinzipien

Wählen Sie beim Eingeben Ihres Besprechungsprotokolls einen Satz oder einen Teil eines Satzes aus und klicken Sie dann auf das AI-Symbol.

Das System erkennt selbständig, ob es sich um eine Aktion handelt, die durchgeführt werden soll, oder um eine Entscheidung, die in der Besprechung gebilligt wurde.

Im Falle einer Fehleinschätzung können Sie die Auswahl mit dem kleinen Abwärtspfeil neben dem AI-Symbol erzwingen.

Was passiert, wenn die KI eine Aktion erkennt?

Wenn die KI eine Aktion erkennt, öffnet Perfony ein Fenster zum Hinzufügen von Aktionen, damit Sie Ihre Wahl bestätigen können. Abhängig von Ihrer Auswahl sind bestimmte Kriterien bereits vorausgefüllt.

Wenn Sie z. B. ein Datum angegeben haben, dann wird die Frist eingehalten. Wenn Ihr Text den Namen einer verantwortlichen Person enthält, wird die Aktion dieser Person zugeschrieben.

Validieren Sie das Hinzufügen der Aktion, nachdem Sie den Zielordner überprüft haben.

Die hinzugefügte Aktion wird in Ihrem Bericht durch besondere Hervorhebung und das Hinzufügen eines Aktionssymbols hervorgehoben.

Die gesamte Auswahl wird anklickbar und ermöglicht Ihnen den Zugriff auf die Aktionsseite.

Was passiert, wenn die KI eine Entscheidung erkennt?

Wenn die KI eine Entscheidung erkennt, wird sie im Bericht sofort durch eine spezielle Hervorhebung und das Hinzufügen eines Entscheidungssymbols hervorgehoben.

Sie können die Aufzeichnung aller Entscheidungen eines Meetings finden, indem Sie auf eine davon klicken, oder indem Sie zum Register „Entscheidung“ Ihres Meetings gehen.