Aujourd’hui, prévoir un plan d’action s’avère essentiel pour coordonner toutes les activités d’une société. Il devient particulièrement utile quand il s’agit de mettre en œuvre une stratégie de transformation digitale. S’il existe plusieurs modèles ou exemples de plan d’action, sa forme, sa fonction et la méthode appliquée peuvent varier. Découvrez comment se déroule son processus d’élaboration.

En quoi consiste un plan d’action ?

Présenté sous forme de document interne, ce plan en plusieurs étapes sert à définir de façon détaillée une ou des stratégies pour atteindre des objectifs visés. Le processus, constitué de trois phases (l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi-évaluation des résultats), a pour but d’aider une entreprise à prendre des décisions éclairées en fixant mieux ses priorités, à utiliser au maximum ses ressources humaines et financières, mais aussi à prendre en charge les différentes problématiques et leur solution.

Qu’importe le contexte dans lequel il est implanté, un bon plan d’action doit toujours respecter un calendrier détaillé. Un budget global doit aussi être prévu pour le déroulement de l’opération. Cet excellent outil de planification et d’évaluation peut être conçu sous la forme d’un tableau Excel en ligne, puis imprimé sur des feuilles, sous la forme d’un diagramme de Gantt ou encore d’un simple fichier texte.

Comment s’élabore un plan d’action ?

Un plan d’action comporte plusieurs éléments. Il doit s’adapter au contexte dans lequel il sera appliqué et spécifier d’emblée qui supervisera le déroulement du plan d’action et quels seront les intervenants impliqués dans le projet (collaborateurs, partenaires, fournisseurs).

Il intègre généralement un échéancier, une liste des priorités, une description des tâches ainsi que la mention des ressources à mobiliser (humaines, matérielles, financières, etc.) pour toutes les étapes. Des précisions telles que les autorisations nécessaires pour s’occuper des modalités de la rémunération, le nom de la personne responsable en cas de perte, de vol, ou de risques d’accident doivent aussi être définies.

La gestion environnementale du projet – ce qui implique les lieux de travail, la circulation, les points d’accès, la confidentialité, la sécurité, l’entreposage et la gestion des détritus – font également partie de ce plan ; tout comme les conditions particulières de la réalisation du projet (contrat, annonces, prêt demandé et obtenu, risques prévisibles, etc.). Sur Internet, vous trouverez plusieurs modèles de plan d’action sous forme d’exemples.

Quels sont les avantages d’un plan d’action ?

Mettre en place un plan d’action comporte de nombreux avantages et apporte une valeur ajoutée à une entreprise. La direction est en mesure de suivre à tout moment ses différentes activités et de repérer des faiblesses qui pourront être corrigées à temps.

Il permet de lister les tâches à effectuer (donc de ne rien oublier) et de prévoir celles qui sont à venir. Il contribue à motiver le personnel en impliquant des responsabilités de chacun au sein des équipes constituées.

Il permet d’éviter les recadrages successifs des tâches qui freinent les activités, sans oublier que si vous devez éventuellement procéder à des demandes de financement ou de subvention, ou si vous devez trouver des partenaires ou encore faire valoir la pertinence d’un projet, c’est le plan d’action qui vous sera d’abord demandé.

Un outil pour gérer vos plans d'action ?

Communication et suivi de votre plan

Tous vos employés doivent connaître les phases de votre plan d’action, ses objectifs et le rôle qu’ils seront appelés à jouer dans son application. Faites participer vos équipes dès le départ de la démarche ; soumettez-leur votre échéancier et soyez ouvert aux suggestions.

Idéalement, documentez votre plan d’action par l’ajout de notes, de fiches ou de tableaux. C’est aussi un outil précieux pour l’évaluation des ressources et des capacités disponibles d’une société.

Par la suite, il conviendra d’adapter votre plan selon les nouveaux éléments et enjeux qui pourraient se présenter pendant son développement. Régulièrement, organisez des sessions d’information et des rencontres pour connaître les impressions de vos collaborateurs et les informer de vos décisions.

Comment s’assurer de la réussite d’un plan d’action ?

Tout d’abord en impliquant les collaborateurs concernés dans la planification même du projet. En préparant un document clair, simple à comprendre et facilement opérationnel. Pour sa mise en œuvre, prévoyez des délais réalistes tout en tenant compte des contraintes éventuelles qui pourraient la retarder.

Attention de ne pas allouer trop de temps à la réalisation du plan lui-même – ce qui pourrait nuire à sa mise en application et son développement. N’oubliez pas qu’il s’agit surtout d’un outil de pilotage à ajuster d’une phase à l’autre, et non d’une procédure finalisée.

L’intérêt d’utiliser Excel dans un plan d’action

Un plan d’action sur Excel s’avère être un outil très utile dans la gestion des opérations d’une entreprise. Le logiciel Excel a pour fonction principale d’effectuer le calcul de données de manière rapide et efficace, présenté sous forme de graphiques, de feuilles ou de tableurs. Si sa méthode d’opération reste la même, elle est à la fois évolutive, personnalisable et modifiable. Le plan d’action Excel contribue à automatiser les tâches et à établir des liaisons entre les données des fichiers ; il en facilite la collecte ainsi que le traitement.

L’utilité d’un plan d’action n’est plus à démontrer. Il transforme les intentions en objectifs réalistes, tout en optimisant le potentiel des ressources humaines et financières d’une entreprise. Grâce à ce plan, il est possible d’obtenir des résultats concrets, mesurables et vérifiables pour chacune des phases du projet et pour toute sa globalité.

Pilotage
des plans d'action

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