Retour d'expérience · Industrie de santé

Un site de production de dispositifs médicaux, des réunions, des actions. Et un déploiement en plein confinement.

B. Braun Medical : le suivi des actions et des comptes rendus sur un site industriel de santé

Sur son site de Saint-Jean-de-Luz, B. Braun fabrique des poches de recueil pour l'entérostomie, le drainage postopératoire et l'urostomie. Le site a choisi Perfony pour suivre ses actions et formaliser ses comptes rendus de réunion, avec l'ambition de renforcer son rang de centre d'excellence mondial. Le déploiement s'est fait en pleine période de confinement.

D'après l'article publié par Perfony

Voir Perfony en démonstration

Le problème

B. Braun est un groupe familial d'origine allemande, spécialisé dans les produits et services de santé. Sa mission : accompagner les professionnels de santé et les patients à toutes les étapes du parcours de soins.

Le site de Saint-Jean-de-Luz est spécialisé dans la fabrication de poches de recueil pour l'entérostomie, le drainage postopératoire et l'urostomie. C'est un site industriel : comme partout, ses réunions produisent des décisions qu'il faut transformer en actions.

Dans un tel environnement, la difficulté n'est pas de décider, mais de garder la trace de ce qui a été décidé et de vérifier que cela a été fait. C'est là que le site cherchait à progresser : un suivi des actions plus rigoureux et des comptes rendus formalisés, au service de son ambition de centre d'excellence mondial.

Le choix

B. Braun a retenu Perfony pour deux usages précis : le suivi des actions et la formalisation des comptes rendus de réunion. Deux usages liés, puisque c'est dans la réunion que naissent la plupart des actions, et dans le compte rendu qu'elles doivent apparaître avec un responsable et une échéance.

Le projet a été mené avec l'appui de Microsoft, partenaire de Perfony, qui a accompagné ce déploiement.

La solution

Perfony relie les deux usages que le site voulait structurer :

1. Des actions créées en réunionChaque décision devient une action, avec un responsable et une échéance, rattachée à la réunion qui l'a produite. Elle rejoint le plan d'action de l'équipe concernée.
2. Un compte rendu formaliséLe compte rendu reprend les points abordés, les décisions et les actions, dans une forme commune à toutes les réunions du site.
3. Un suivi dans la duréeLes actions restent visibles jusqu'à leur clôture : celles en retard ressortent, et la réunion suivante peut repartir de l'état réel du plan d'action.

Pour un site industriel soumis à des exigences de qualité, cette traçabilité a une valeur en soi : elle montre ce qui a été décidé, par qui, et ce qui a été fait. C'est la logique des démarches QHSE appliquée au quotidien des réunions.

L'effet

Le premier fait marquant de ce projet est son calendrier. B. Braun a déployé Perfony en pleine période de confinement, quand les équipes ne pouvaient plus se réunir comme avant. Le déploiement s'est fait à distance, avec les équipes du site et le soutien de Microsoft.

À l'époque, Perfony avait tenu à remercier Laurent Buono et David Renou, ainsi que toutes les équipes du site, pour leur accueil dans ces conditions particulières.

La preuve

Mettre en place un nouvel outil de suivi pendant un confinement n'a rien d'évident. Que le site de Saint-Jean-de-Luz l'ait fait montre deux choses : le besoin d'un suivi des actions structuré était réel, et l'outil pouvait être déployé et pris en main à distance.

Le conseil

Ce que l'on retient de ce déploiement : commencer par les deux usages qui comptent le plus (les actions et les comptes rendus) plutôt que par toutes les fonctions de l'outil. Sur un site industriel, c'est dans la réunion que naissent les actions : c'est donc là que le suivi doit commencer.