Retour d'expérience · Agroalimentaire

Les réunions ne manquaient pas. Ce qui en sortait, si.

Comment la Minoterie Planchot transforme chaque réunion en actions suivies

Cinquième génération de meuniers, 40 collaborateurs, 135 000 tonnes de blé écrasées chaque année : la Minoterie Planchot a automatisé sa production bien avant ses réunions. Xavier Planchot, son PDG, raconte comment il a rassemblé comptes rendus et plans d'action dans un seul outil, et pourquoi c'est au dirigeant d'en donner l'impulsion.

Propos recueillis auprès de Xavier Planchot, président-directeur général, Minoterie Planchot

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Avant, et avec Perfony. Cinq supports et une ressaisie manuelle, face à trois types de réunion qui alimentent une base unique, suivie par la direction.

Le problème

Écraser du blé pour en faire de la farine : le métier n'a pas changé en cinq générations. La manière de l'exercer, si. Quand Xavier Planchot rejoint l'entreprise familiale vendéenne il y a vingt ans, elle compte quinze personnes et beaucoup de papier. Il y pousse la digitalisation, la robotisation, l'automatisation, sans demi-mesure. Aujourd'hui, 40 collaborateurs y écrasent 135 000 tonnes de blé par an, un effectif très resserré pour un tel volume.

Ses farines partent chez les industriels de la boulangerie et de la viennoiserie, chez les artisans boulangers, en grande distribution et à l'export, et jusque chez les particuliers via son site monsacdefarine.com. Une entreprise traditionnelle par son métier, résolument digitale dans sa façon de travailler.

Avec une exception. Si la production tournait comme une horloge, le pilotage, lui, restait artisanal. Les actions vivaient dans des listes To Do que certains tenaient et d'autres non. Les projets passaient par Planner sans vraiment décoller. Les comptes rendus s'écrivaient sur Word ou OneNote, quand ils s'écrivaient. Et à la fin de chaque réunion, quelqu'un devait ressaisir les actions ailleurs.

Rien de dramatique pris isolément. Mais retrouver ce qu'avait décidé le dernier comité, ou savoir où en était un groupe de travail, voulait dire fouiller plusieurs endroits. Pour un dirigeant qui a fait de l'efficacité une méthode, c'était le maillon faible.

Le choix

Xavier Planchot cherchait depuis un moment un outil où les comptes rendus et le suivi seraient directement reliés aux actions. Il en a testé plusieurs, dont Monday, et les a écartés pour la même raison : trop compliqués. Sa question n'est pas ce qu'un logiciel sait faire, mais ce que les équipes en feront vraiment.

Il a validé Perfony lui-même, puis l'a présenté à ses équipes.

La solution

Démarré en janvier 2026 avec une poignée d'utilisateurs, Perfony compte aujourd'hui 33 des 40 collaborateurs. Depuis, 1 391 actions y ont été clôturées, à un rythme d'environ 230 par mois sur le dernier trimestre. Quatre pratiques structurent cet usage.

1. Une feuille de route chaque lundiLe point hebdomadaire de l'équipe se tient dans Perfony, avec un modèle de compte rendu à feux vert et rouge que chaque responsable renseigne. Fini le PowerPoint, fini la chasse aux actions.
2. Des actions créées en séance, un compte rendu qui part à la clôtureLe dirigeant souligne les actions importantes, clôture la réunion, et chaque participant reçoit le compte rendu le jour même. Plus personne ne peut dire qu'il n'a pas eu l'information.
3. Une double validationLe collaborateur indique que son action est faite, la direction la clôture. Une vérification que ses outils précédents n'offraient pas, et qui ne crée pas d'embouteillage : sur plus de 650 actions en cours, une quinzaine seulement attendent leur clôture.
4. Un rituel quotidienChaque collaborateur commence sa journée par un contrôle de ses actions : avancement, planification, échéances. Le rituel a été formalisé et présenté en formation interne.

L'effet dirigeant

Xavier Planchot ouvre Perfony tous les jours, environ trois fois par jour, et plus encore le lundi. Il y cherche deux choses. Retrouver : « Qu'est-ce qu'ils ont fait au dernier comité produit ? Je vais dessus, je reprends la dernière réunion, je retrouve facilement. » Et voir où intervenir : il surveille les actions en retard, et quand elles s'accumulent, il sait qu'il y a un sujet à creuser.

Pour les équipes, le changement est d'abord un changement de rythme : chaque mois, près de trois utilisateurs sur quatre se connectent. Et une discipline : au premier trimestre, près d'une action sur deux n'avait pas d'échéance ; elles ne sont plus que 4 % aujourd'hui. L'adoption n'est pas pour autant terminée : quelques réunions se tiennent encore hors de l'outil, et certains managers doivent être accompagnés pour s'y mettre. Neuf mois, c'est le début d'une habitude, pas sa fin.

La preuve

La minoterie est certifiée ISO 22000, la norme de management de la sécurité des denrées alimentaires. Dans ce cadre, les auditeurs posent toujours la même question : comment surveillez-vous, comment mesurez-vous que les choses avancent ? Pour Xavier Planchot, la réponse passe désormais par le suivi des actions : un historique daté, des responsables identifiés, une clôture validée par la direction. Le pilotage quotidien devient, sans effort supplémentaire, la trace de l'amélioration continue.

Le conseil

Xavier Planchot échange régulièrement avec d'autres chefs d'entreprise, y compris au sein d'un groupement de meuniers. Beaucoup lui disent avoir voulu structurer leur suivi sans que les équipes suivent. Son diagnostic est sans détour : l'outil compte moins que celui qui l'impulse.

Et à un confrère qui se poserait les mêmes questions que lui il y a un an, sa réponse tient en un mot, puis une phrase : « Perfony. Pour mieux structurer les actions, les comptes rendus et le suivi des projets. »

Questions fréquentes