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Crear y gestionar temas de carpetas
1/ Definir un tema de archivo
Los temas de carpeta te permiten adjuntar datos a tus carpetas. Como parte de la gestión de la cartera de proyectos, puedes diferenciar los proyectos según tus criterios. Esto te permitirá clasificar las carpetas y también crear representaciones gráficas (ver Cuadro de mando gráfico avanzado) utilizando estos datos como filtro.
Por defecto, hay dos temas en las carpetas que son campos libres.
Estos temas se pueden personalizar a través del menú «Grupos» haciendo clic en «Añadir un tema de carpeta» .
2/ Personaliza los temas de las carpetas
Cuando haces clic en «Añadir un tema de carpeta», una ventana emergente te invita a :
Dale un nombre a tu tema (lo que introduzcas sustituirá a la palabra «tema») y elige el tipo de tema. Hay 3 posibilidades:
-
- Un campo libre para texto
- Una lista fija para un menú desplegable
- Un campo para valores numéricos
En el ejemplo siguiente, selecciona «lista fija» . Al hacer clic, aparece un campo debajo en el que puedes introducir los valores deseados.
Estos valores aparecerán en la lista de posibles opciones para su fichero. El orden de los valores en la lista es el que se muestra aquí.
Hay dos casillas que puedes marcar si lo deseas: ocultar los valores de los temas de la función de búsqueda (si tus temas son valores numéricos, realmente no tiene sentido mostrarlos) y rellenar previamente las subcarpetas que crees con los valores de la carpeta principal.
Una vez que hayas completado tu lista y tus opciones, haz clic en «Añadir» y tu tema personalizado aparecerá en la lista de temas de la carpeta.
3/ Modificar el tema de una carpeta
Puedes cambiar el tema de una carpeta en cualquier momento. Para ello, haz clic en la pestaña «temas de carpeta» y selecciona el tema deseado.
Aparece la ventana emergente de configuración y puede:
-
- cambiar el nombre del tema
- añadir/modificar/eliminar valores de la lista
- marca o desmarca las casillas para ocultar la búsqueda y rellenar previamente las subcarpetas
- eliminar el tema
Atención: cualquier eliminación o modificación de un valor de una lista hará que desaparezca de las carpetas.
No puedes cambiar la naturaleza del tema. Si tu tema se creó utilizando un modelo de «lista fija», no puedes cambiarlo a un campo libre o numérico. Tendrás que crear un tema nuevo.
4/ Utiliza un tema personalizado para tus archivos
A continuación te explicamos cómo vincular un tema de carpeta a una plantilla de carpeta. Haz clic en la pestaña «plantilla de carpeta selecciona la plantilla (para crear una plantilla de carpeta, consulta la página «Crear y gestionar plantillas de carpeta»).
Aparece la ventana de configuración de plantillas de carpetas. A la izquierda aparece la lista de temas disponibles en tu grupo. Selecciona (o cualquier número de temas personalizados), confirma tu elección y se cerrará la ventana.
Ahora tendrás este tema personalizado para tus carpetas que tengan esta plantilla de carpeta.
