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Crear y gestionar campos personalizados para acciones
1/ Definir un campo de acción personalizado
Un campo personalizado es un campo en el que puedes asociar datos a una acción.
En una acción puedes tener tantos campos personalizados como quieras.
Lo bueno es que puedes filtrar los planes de acción según los valores de estos campos personalizados.
Por ejemplo, en el marco de un plan de acción de calidad o seguridad, o incluso de certificación, podremos vincular las acciones a tipos de anomalías o a procesos.
Además de los filtros y las opciones de clasificación, también podrás crear gráficos por valor de campo personalizado (mira el panel de control gráfico).
Puedes personalizar estos campos desde el menú «Grupos», haciendo clic en «Añadir un campo personalizado» .
2/ Personalizar los campos de acción
Al hacer clic en»Añadir un campo personalizado «, una ventana emergente le invita a :
Dé un nombre a su campo y elija el tipo de campo. Hay 3 posibilidades:
-
- Un campo libre para escribir texto
- Una lista fija para un menú desplegable
- Un campo para valores numéricos
En el ejemplo siguiente , seleccione «lista fija». Al hacer clic, aparece debajo un campo en el que puede introducir los valores deseados.
Estos valores serán los que aparezcan en la lista de opciones disponibles para tu expediente. El orden de los valores en la lista es el que se indica aquí.
También puede definir un valor por defecto para el campo personalizado. Cuando se crea una acción, el valor por defecto se rellenará automáticamente. Introduzca las primeras letras del valor por defecto y seleccione el que desee.
El valor por defecto debe ser uno de los valores indicados anteriormente.
A continuación , si lo desea , puede marcar cuatro casillas:
-
- Ocultar los valores del campo de la función de búsqueda (si sus campos son valores numéricos , realmente no tiene sentido mostrarlos)
- Hacer obligatoria la introducción del campo al crear o cerrar la acción (útil para tener una base de datos de acciones completa)
- Rellenar previamente las subacciones con los valores ya introducidos en la acción principal (para ahorrar tiempo)
Una vez que haya completado su lista y opciones, haga clic en»Añadir» y su campo personalizado aparecerá en la lista de campos de acción.
3/ Modificar un campo de acción personalizado
Puede modificar un campo personalizado en cualquier momento. Para ello, haga clic en la pestaña»campos personalizados de acción» y seleccione el campo deseado .
Aparecerá la ventana emergente de configuración y podrás:
-
- cambiar nombre de campo
- añadir/modificar/eliminar valores de la lista
- marque o desmarque las casillas para enmascarar la búsqueda, la obligación y el prellenado de subacciones
- suprimir el campo
- cambiar el valor de relleno por defecto
Tenga en cuenta que cualquier supresión o modificación de un valor en una lista provocará la desaparición del valor en las acciones en curso (estado del 0% al 100%). Las acciones cerradas, en cambio, conservarán sus antiguos valores.
No puede cambiar la naturaleza del campo. Si su campo se ha creado según un modelo de «lista fija no podrá transformarlo en un formato de texto libre o numérico. En este caso, deberá crear un nuevo archivo .
4/ Utilice un campo personalizado para sus acciones
A continuación te explicamos cómo vincular un campo personalizado de las acciones a una plantilla de carpeta. Haz clic en la pestaña «Plantilla de carpeta» y selecciona la plantilla (para crear plantillas de carpeta, consulta la página «Crear y gestionar plantillas de carpeta»).
Aparecerá la ventana de configuración de la plantilla de carpeta. En la parte derecha verás la lista de campos personalizados disponibles en tu grupo. Selecciona el campo « » (o los que quieras; puedes añadir tantos campos personalizados como quieras), confirma tu elección y la ventana se cerrará.
Ahora vas a poder usar este campo personalizado para tus acciones que tengan esta plantilla de carpeta.
5/ Opciones múltiples para los temas de los expedientes y los campos personalizados de acción
Un tema de expediente o un campo de acción personalizado se puede configurar para que solo acepte un valor a la vez, o para que acepte varios valores a la vez.
Configurar un campo de opción múltiple
En el menú «Grupos», al crear o modificar un campo personalizado (o un tema de carpeta), el menú desplegable «Tipo de campo» ofrece la opción «Lista de selección múltiple», además de los demás tipos disponibles (Texto libre, Lista fija, Número, Usuarios).
① La opción «Lista de elección múltiple», junto a «Texto libre», «Lista fija», «Número» y «Usuarios».
¿Qué cambia para los usuarios?
Una vez que configuras un campo como «Lista de selección múltiple», cambia su aspecto en las acciones (o carpetas) correspondientes:
① Los valores marcados se muestran agrupados y separados por una coma («Launch,Partnership»). ② El menú con casillas de selección, que te permite seleccionar varios valores a la vez.
Esto te permite, por ejemplo, clasificar una acción según varios criterios a la vez (p. ej., una acción que sea tanto «Launch» como «Partnership»), sin tener que crear tantos campos como combinaciones posibles haya.
💡 Consejo: un campo de selección múltiple también facilita el filtrado: así podrás encontrar todas las acciones o carpetas que coincidan con al menos uno de los valores marcados (mira también la búsqueda por palabra clave en los temas).