Crear y gestionar plantillas de carpetas

La plantilla de carpeta es la función que agrupa los temas de carpeta, los campos personalizados para las acciones, las configuraciones de derechos para las acciones y que te permite proponer una plantilla de carpeta personalizada. Es, por tanto, la culminación de todos los datos del menú Grupo.

1/ Definir un modelo de fichero

Un campo personalizado es una zona en la que puedes adjuntar datos a una acción.

Puedes tener tantos campos personalizados como quieras para una acción.

La ventaja es que puedes ordenar los planes de acción según los valores de estos campos personalizados.

Por ejemplo, como parte de un plan de acción de calidad, seguridad o certificación, podemos vincular las acciones a los tipos de anomalía o proceso.

Además de los filtros y las opciones de ordenación, también será posible crear gráficos visuales por valor de campo personalizado (ver cuadro de mandos gráfico).

Estos campos se pueden personalizar a través del menú «Grupos» haciendo clic en «Añadir un campo personalizado».

2/ Crea una plantilla de carpeta

Cuando haces clic en «Añadir una plantilla de carpeta», aparece una ventana emergente con 3 zonas:

Una zona para :

• • Define el nombre de tu plantilla de carpetas
  • Elige la política de derechos compartidos (ver configurar los derechos compartidos)

Una zona para todo lo relacionado con los archivos:

• • Elige si quieres que se muestren los ID de carpeta en la lista de carpetas
  • Elige si quieres que las subcarpetas de la carpeta que tendrá esta plantilla tengan la función de temas de carpeta
  • Por último, selecciona los temas de carpeta que deseas utilizar (consulta Crear y gestionar temas de carpeta).

Por último, un área que se referirá a las acciones:

• • Elige si quieres que las subacciones tengan campos personalizados o no
  • Selecciona si quieres que la fecha de la acción padre esté vinculada a la última fecha de la subacción
  • Elige si la barra de progreso de la subacción debe hacer avanzar o no la barra de progreso de la acción padre.
  • Activa la función de auditoría en esta carpeta y elige el conjunto de iconos
  • Por último, selecciona los campos personalizados para las acciones que desees utilizar (consulta Crear y gestionar campos personalizados).

Una vez que hayas hecho tus selecciones, haz clic en «Añadir» y tu plantilla de carpetas estará disponible en la lista de plantillas de carpetas.

3/ Modificar una plantilla de carpeta

Puedes modificar una plantilla de carpeta en cualquier momento. Para ello, haz clic en la pestaña «plantillas de carpetas» y selecciona la plantilla que desees:

Aparece la ventana emergente de configuración y puede:

• • cambiar el nombre del modelo
  • cambiar los derechos de acción
  • modificar las selecciones de temas (carpeta) y campos (acción)
  • suprimir el modelo

Para eliminar una plantilla, consulte 5/ Eliminar una plantilla de carpeta más abajo.

4/ Utilizar una plantilla de archivo

Tu plantilla de carpetas ya está lista, y puedes utilizarla para configurar tus carpetas:

En el menú de carpetas, haz clic en la pestaña «información» y en la sección «plantilla de carpeta» selecciona la plantilla de carpeta que prefieras.

Nota: Un menú desplegable mostrará todas las plantillas de carpetas a las que tienes acceso.

Atención: si elige otra plantilla de carpeta, se conservan los valores de los campos comunes a las dos plantillas. Los temas y campos personalizados que la nueva plantilla no tiene desaparecen de la carpeta y de sus acciones; sus valores vuelven si la carpeta pasa de nuevo a una plantilla que contenga esos campos. Este cambio está reservado al presidente y a los copresidentes de la carpeta.

Una vez mostrada la plantilla de la carpeta y recargada la página, aparecerá el tema o temas de la carpeta, junto con el campo o campos personalizados para las acciones.

5/ Eliminar una plantilla de carpeta

Una plantilla de carpeta define los campos personalizados, los temas y las reglas de las carpetas que la utilizan. Cuando elimina una plantilla, las carpetas que la utilizaban pasan a la plantilla Estándar, con sus campos y sus temas, como si hubiera cambiado su plantilla desde la carpeta.

Antes de empezar

• Debe ser administrador del grupo al que pertenece la plantilla.
• Los valores de los campos personalizados y de los temas propios de la plantilla eliminada se borran de las carpetas y de sus acciones. Anótelos antes si los necesita.

Eliminar la plantilla

1. Abra el menú Grupos y elija su grupo.
2. Abra la pestaña Plantillas de carpeta y haga clic en la plantilla que desea eliminar.
3. Haga clic en Eliminar. La confirmación indica cuántas carpetas pasarán a la plantilla Estándar.
4. Haga clic en Confirmar.

Comprobar una carpeta

En la pestaña Información de una carpeta que utilizaba la plantilla, la línea Plantilla de carpeta muestra ahora Estándar.

Conviene saber

• Las carpetas de la papelera que utilizaban la plantilla también pasan a la plantilla Estándar.
• La plantilla Estándar no se puede eliminar.
• Una plantilla que ninguna carpeta utiliza se elimina sin aviso.
• Las carpetas vinculadas a una plantilla eliminada antes de la versión 3.64 se quedan como están.