Erstellen und Verwalten von Aktenvorlagen

Die Ordnervorlage ist die Funktion, die die Themen der Ordner, die benutzerdefinierten Felder der Aktionen und die Rechtekonfigurationen für Aktionen zusammenfasst und es Ihnen ermöglicht, eine maßgeschneiderte Ordnervorlage anzubieten. Sie ist also das Ergebnis aller Daten im Menü „Gruppe“.

1/ Definition eines Aktenmodells

Ein benutzerdefiniertes Feld ist ein Bereich, in dem Sie Daten an eine Aktion anhängen können.

Für eine Aktion kann es beliebig viele benutzerdefinierte Felder geben.

Der Vorteil ist, dass Sie Aktionspläne nach den Werten dieser benutzerdefinierten Felder sortieren können.

Zum Beispiel können Sie im Rahmen eines Aktionsplans für Qualität, Sicherheit oder Zertifizierung die Maßnahmen mit Anomalietypen oder Prozessen verknüpfen.

Neben den möglichen Filtern und Sortierungen können Sie auch visuelle Grafiken für jeden Wert eines benutzerdefinierten Feldes erstellen (siehe Graphische Anzeigetafel).

Diese Felder können über das Menü „Gruppen“ angepasst werden, indem Sie auf „Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen“ klicken .

2/ Erstellen Sie eine Vorlage für einen Ordner

Wenn Sie auf „Ordnervorlage hinzufügen“ klicken, wird ein Popup-Fenster mit drei Bereichen angezeigt:

Eine Zone für :

• • Den Namen Ihres Ordnermodells festlegen
  • Wählen Sie die Politik für die Rechte an Aktionen (siehe Rechte an Aktionen konfigurieren).

Eine Zone für alles, was mit Akten zu tun hat:

• • Wählen Sie, ob die Ordner-IDs in der Ordnerliste angezeigt werden sollen.
  • Wählen Sie, ob die Unterordner des Ordners, der diese Vorlage enthält, die Funktion der Ordnerthemen haben sollen.
  • Und schließlich wählen Sie die Ordnerthemen, die Sie verwenden möchten (siehe Ordnerthemen erstellen und verwalten).

Schließlich eine Zone , die sich auf Aktien bezieht:

• • Wählen Sie, ob die Unteraktionen benutzerdefinierte Felder haben sollen oder nicht.
  • Wählen Sie, ob das Datum der übergeordneten Aktion mit dem spätesten Datum der Unteraktion verknüpft werden soll.
  • Wählen Sie, ob der Fortschrittsbalken der Unteraktion den Fortschrittsbalken der übergeordneten Aktion weiterschalten soll oder nicht.
  • Aktivieren Sie die Überwachungsfunktion für diesen Ordner und wählen Sie das Symbolset aus.
  • Und schließlich wählen Sie die benutzerdefinierten Felder für die Aktionen, die Sie verwenden möchten (siehe Erstellen und Verwalten von benutzerdefinierten Feldern).

Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf „Hinzufügen“ und Ihre Ordnervorlage ist nun in der Liste der Ordnervorlagen verfügbar.

3/ Bearbeiten einer Aktenvorlage

Sie können eine Aktenvorlage jederzeit ändern. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte „Ordnervorlagen“ und wählen Sie die gewünschte Vorlage aus :

Das Konfigurationspopup wird angezeigt < und Sie können:

• • den Namen des Modells ändern
  • die Rechte an den Aktien ändern
  • die Auswahl für Themen (Ordner) und Felder (Aktion) ändern
  • Vorlage löschen

Achtung: Durch das Löschen wird die Vorlage entfernt und die betroffenen Ordner erhalten eine „Standard“-Vorlage. Die Werte der Themen und benutzerdefinierten Felder werden gelöscht.

4/ Verwenden Sie eine Aktenvorlage

Ihre Aktenvorlage ist fertig, Sie können nun Ihre Akten mit dieser Vorlage einrichten:

Klicken Sie im Ordnermenü auf die Registerkarte „Informationen“ und wählen Sie im Abschnitt „Ordnervorlage“ die gewünschte Ordnervorlage aus.

Hinweis: In einem Dropdown-Menü werden Ihnen alle Ordnervorlagen angezeigt, auf die Sie Zugriff haben.

Achtung: Wenn Sie ein anderes Ordnermodell wählen, werden die Werte der benutzerdefinierten Themen und Felder gelöscht und die neuen Themen und Felder erscheinen, ohne dass Sie die alten Werte wiederherstellen können. Da diese Möglichkeit nur den Piloten und Co-Piloten des Ordners vorbehalten ist, ist das Risiko jedoch begrenzt.

Sobald die Ordnervorlage angezeigt und die Seite neu geladen wurde, erscheinen das oder die Ordnerthemen sowie das oder die benutzerdefinierten Felder für die Aktionen .