Erstellen und Verwalten von Aktenvorlagen

Die Ordnervorlage ist die Funktion, die die Themen der Ordner, die benutzerdefinierten Felder der Aktionen und die Rechtekonfigurationen für Aktionen zusammenfasst und es Ihnen ermöglicht, eine maßgeschneiderte Ordnervorlage anzubieten. Sie ist also das Ergebnis aller Daten im Menü „Gruppe“.

1/ Definition eines Aktenmodells

Ein benutzerdefiniertes Feld ist ein Bereich, in dem Sie Daten an eine Aktion anhängen können.

Für eine Aktion kann es beliebig viele benutzerdefinierte Felder geben.

Der Vorteil ist, dass Sie Aktionspläne nach den Werten dieser benutzerdefinierten Felder sortieren können.

Zum Beispiel können Sie im Rahmen eines Aktionsplans für Qualität, Sicherheit oder Zertifizierung die Maßnahmen mit Anomalietypen oder Prozessen verknüpfen.

Neben den möglichen Filtern und Sortierungen können Sie auch visuelle Grafiken für jeden Wert eines benutzerdefinierten Feldes erstellen (siehe Graphische Anzeigetafel).

Diese Felder können über das Menü „Gruppen“ angepasst werden, indem Sie auf „Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen“ klicken.

2/ Erstellen Sie eine Vorlage für einen Ordner

Wenn Sie auf „Ordnervorlage hinzufügen“ klicken, wird ein Popup-Fenster mit drei Bereichen angezeigt:

Eine Zone für :

• • Den Namen Ihres Ordnermodells festlegen
  • Wählen Sie die Politik für die Rechte an Aktionen (siehe Rechte an Aktionen konfigurieren).

Eine Zone für alles, was mit Akten zu tun hat:

• • Wählen Sie, ob die Ordner-IDs in der Ordnerliste angezeigt werden sollen.
  • Wählen Sie, ob die Unterordner des Ordners, der diese Vorlage enthält, die Funktion der Ordnerthemen haben sollen.
  • Und schließlich wählen Sie die Ordnerthemen, die Sie verwenden möchten (siehe Ordnerthemen erstellen und verwalten).

Schließlich eine Zone, die sich auf Aktien bezieht:

• • Wählen Sie, ob die Unteraktionen benutzerdefinierte Felder haben sollen oder nicht.
  • Wählen Sie, ob das Datum der übergeordneten Aktion mit dem spätesten Datum der Unteraktion verknüpft werden soll.
  • Wählen Sie, ob der Fortschrittsbalken der Unteraktion den Fortschrittsbalken der übergeordneten Aktion weiterschalten soll oder nicht.
  • Aktivieren Sie die Überwachungsfunktion für diesen Ordner und wählen Sie das Symbolset aus.
  • Und schließlich wählen Sie die benutzerdefinierten Felder für die Aktionen, die Sie verwenden möchten (siehe Erstellen und Verwalten von benutzerdefinierten Feldern).

Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf „Hinzufügen“ und Ihre Ordnervorlage ist nun in der Liste der Ordnervorlagen verfügbar.

3/ Bearbeiten einer Aktenvorlage

Sie können eine Aktenvorlage jederzeit ändern. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte „Ordnervorlagen“ und wählen Sie die gewünschte Vorlage aus:

Das Konfigurationspopup wird angezeigt < und Sie können:

• • den Namen des Modells ändern
  • die Rechte an den Aktien ändern
  • die Auswahl für Themen (Ordner) und Felder (Aktion) ändern
  • Vorlage löschen

Um eine Vorlage zu löschen, siehe 5/ Eine Ordnervorlage löschen weiter unten.

4/ Verwenden Sie eine Aktenvorlage

Ihre Aktenvorlage ist fertig, Sie können nun Ihre Akten mit dieser Vorlage einrichten:

Klicken Sie im Ordnermenü auf die Registerkarte „Informationen“ und wählen Sie im Abschnitt „Ordnervorlage“ die gewünschte Ordnervorlage aus.

Hinweis: In einem Dropdown-Menü werden Ihnen alle Ordnervorlagen angezeigt, auf die Sie Zugriff haben.

Achtung: Wenn Sie eine andere Ordnervorlage wählen, bleiben die Werte der Felder erhalten, die beide Vorlagen gemeinsam haben. Themen und benutzerdefinierte Felder, die die neue Vorlage nicht enthält, verschwinden aus dem Ordner und seinen Aktionen; ihre Werte kommen zurück, wenn der Ordner wieder auf eine Vorlage mit diesen Feldern wechselt. Diese Änderung ist dem Eigentümer und den Miteigentümern des Ordners vorbehalten.

Sobald die Ordnervorlage angezeigt und die Seite neu geladen wurde, erscheinen das oder die Ordnerthemen sowie das oder die benutzerdefinierten Felder für die Aktionen.

5/ Eine Ordnervorlage löschen

Eine Ordnervorlage legt die benutzerdefinierten Felder, Themen und Regeln der Ordner fest, die sie verwenden. Wenn Sie eine Vorlage löschen, wechseln die Ordner, die sie verwendet haben, auf die Vorlage Standard mit deren Feldern und Themen, so als hätten Sie ihre Vorlage im Ordner geändert.

Bevor Sie beginnen

• Sie müssen Administrator der Gruppe sein, zu der die Vorlage gehört.
• Die Werte der benutzerdefinierten Felder und Themen, die nur zur gelöschten Vorlage gehören, werden aus den Ordnern und ihren Aktionen gelöscht. Notieren Sie sie vorher, falls Sie sie benötigen.

Die Vorlage löschen

1. Öffnen Sie das Menü Gruppen und wählen Sie Ihre Gruppe.
2. Öffnen Sie die Registerkarte Ordnervorlagen und klicken Sie auf die zu löschende Vorlage.
3. Klicken Sie auf Löschen. Die Bestätigung nennt, wie viele Ordner auf die Vorlage Standard wechseln.
4. Klicken Sie auf Bestätigen.

Einen Ordner prüfen

In der Registerkarte Informationen eines Ordners, der die Vorlage verwendet hat, zeigt die Zeile Ordnervorlage nun Standard an.

Gut zu wissen

• Ordner im Papierkorb, die die Vorlage verwendet haben, wechseln ebenfalls auf die Vorlage Standard.
• Die Vorlage Standard kann nicht gelöscht werden.
• Eine Vorlage, die kein Ordner verwendet, wird ohne Warnung gelöscht.
• Ordner, die an eine vor Version 3.64 gelöschte Vorlage gebunden sind, bleiben unverändert.