Anwendungsfälle

Wie verwalte ich die Bezahlung von Providern und teile gleichzeitig die Anzahl der E-Mails durch 100!

“- Die Rechnung meines Lieferanten ist nicht bezahlt!
– Es ist normal, dass Sie mir weder seine RIB noch seine Bestellnummer übermittelt haben…
– Sie müssen in den Briefkästen verloren gegangen sein! “

Kommt Ihnen diese Art des Austauschs bekannt vor? Erfahren Sie, wie unsere Kunden das Problem mit Perfony lösen.

Hintergrund

In unserem Unternehmen arbeitet die Einkaufsabteilung mit SAP.
Das große Problem ist jedoch, dass nur die Einkäufer auf dieses Tool zugreifen können und die operativen Mitarbeiter daher nicht wissen, wo ihre verschiedenen Einkaufsprozesse stehen.

Wir haben uns für Perfony entschieden, um als Referenzschnittstelle zwischen Einkaufsmanagern auf der einen Seite und operativen Mitarbeitern auf der anderen Seite zu dienen, so dass sie den Fortschritt eines Einkaufsprozesses ohne Überlastung teilen können.

Zwischen Telefonaten, Textnachrichten, WhatsApps, Skype oder Teams, E-Mails oder Diskussionen in Meetings oder sogar an der Kaffeemaschine wurde es unmöglich, den Dingen ernsthaft zu folgen und die Mitarbeiter im Einkauf fühlten sich belästigt.

Wie kann ich mit Perfony die Einkaufsprozesse transparent machen?

  • Wir einigten uns auf eine gemeinsame Regel: Jeder Auftrag entspricht einer Perfony-Aktion. Wir kamen sogar auf die Idee, die Nummer der Perfony-Aktie in die Bestellnummer aufzunehmen. Auf diese Weise ist es wirklich sehr einfach, sich zurechtzufinden.
  • In dieser Aktion kann das Betriebspersonal die verschiedenen Anhänge, die wir benötigen, ablegen: den RIB, die Bestellung, die Angebote, die Rechnungen usw… alle Dokumente befinden sich am richtigen Ort, nicht in einem Laufwerk oder in E-Mails, sondern sind an die Aktion angehängt; die richtigen Informationen irgendwie am richtigen Ort.
  • Da Perfony einen 5-stufigen Fortschrittsbalken vorschlägt (20 %, 40 %, 60 %, 80 % und 100 %), haben wir uns auf eine Korrespondenz zwischen diesen Fortschrittsstufen und Meilensteinen im Einkaufsprozess geeinigt: Wenn beispielsweise die Bestellung von der Hierarchie validiert und zur Aktion hinzugefügt wird, gehen wir auf 80 %, so dass wir im Einkauf wissen, dass es jetzt an uns ist, die Zahlung anzuordnen. Wenn das erledigt ist, gehen wir auf 100 % und der Betrieb weiß, dass der Lieferant bezahlt ist.

 

“Perfony ist für jeden das Tor zur Einkaufsabteilung geworden. Wir haben kaum noch E-Mails, weil jeder das Verfahren kennt … und so spart jeder Zeit.

Perfony ist eine Win-Win-Situation!”

Vorteile

Klärung

Eine Klärung des Prozesses. Ein einzigartiges, für jeden und überall zugängliches Tool, das die richtigen Informationen an der richtigen Stelle zentralisiert: keine Notwendigkeit, auf allen Medien oder GED zu suchen.

Gemeinsame Referenz

Eine gängige und gemeinsame Referenz: “Wenn es in Perfony ist, ist es fertig. Wenn es nicht da ist, dann ist es nicht erledigt”.

Sichtbarkeit

Hervorragende Übersicht über die aktuellen Einkaufsprozesse. Jeder kann sehen, wo er dran ist!

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