Casi d’uso

Come posso gestire il pagamento dei provider dividendo per 100 il numero di e-mail!

“- La fattura del mio fornitore non viene pagata!
– È normale che non mi hai trasferito il suo RIB né il suo riferimento dell’ordine…
– Devono essersi persi nelle cassette postali! “

Questo tipo di scambio vi suona familiare? Scoprite come i nostri clienti risolvono il problema con Perfony.

Background

Nella nostra azienda, il reparto acquisti utilizza SAP.
Ma il grosso problema è che solo gli addetti agli acquisti possono accedere a questo strumento e quindi il personale operativo non sa dove si trovano i vari processi di acquisto.

Abbiamo scelto Perfony come interfaccia di riferimento tra i responsabili degli acquisti da un lato e il personale operativo dall’altro, in modo che possano condividere lo stato di avanzamento di un processo di acquisto senza un eccesso di lavoro.

Tra telefonate, messaggi di testo, WhatsApps, skype o Team, e-mail o discussioni durante le riunioni o anche alla macchina del caffè, è diventato impossibile seguire le cose seriamente e i dipendenti in Acquisti si sono sentiti molestati.

Come posso dare visibilità ai processi di acquisto con Perfony?

  • Abbiamo concordato una regola comune: ogni ordine corrisponde a un’azione di Perfezione. Ci è anche venuta l’idea di includere il numero della quota di Perfony nel numero d’ordine d’acquisto. In questo modo è davvero molto facile orientarsi.
  • In questa azione, il personale operativo potrà inserire i diversi allegati di cui abbiamo bisogno: il RIB, l’ordine di acquisto, i preventivi, le fatture ecc… tutti i documenti sono al posto giusto, non in un drive, o nelle email, ma allegati all’azione; le informazioni giuste al posto giusto in qualche modo.
  • Poiché Perfony propone una barra di avanzamento in 5 fasi (20%, 40%, 60%, 80% e 100%), abbiamo concordato una corrispondenza tra queste fasi di avanzamento e le tappe del processo di acquisto: ad esempio, quando l’ordine di acquisto viene convalidato dalla gerarchia e aggiunto all’azione, lo passiamo all’80% così in Acquisti sappiamo che ora tocca a noi ordinare il pagamento. Una volta fatto, andiamo al 100% e le operazioni sanno che il fornitore è pagato.

 

“La perfezione è diventata la porta d’accesso di tutti all’ufficio acquisti. Non abbiamo quasi più e-mail perché tutti conoscono la procedura… e quindi tutti risparmiano tempo.

La perfezione è una vittoria per tutti!”

Vantaggi

Chiarimento

Un chiarimento del processo. Uno strumento unico, accessibile a tutti e ovunque, che centralizza le informazioni giuste nel posto giusto: non c’è bisogno di cercare su tutti i media o GED.

Riferimento comune

Un riferimento comune e condiviso: “se è in Perfezione, è fatta”. Se non c’è, allora non è fatta”.

Visibilità

Ottima visibilità sui processi di acquisto in corso. Tutti possono vedere dove si trova!

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Per diventare il manager che stanno aspettando, per porre fine a inutili riunioni, in modo che tutti sappiano in ogni momento cosa devono fare, entrate nell’approccio Perfonia!

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