Gebruikte gevallen

Hoe controleer ik de betaling van leveranciers terwijl ik het aantal e-mails deel door 100!

“De rekening van mijn leverancier is niet betaald!
– Normaal gesproken heb je zijn bankgegevens of zijn bestelnummer niet doorgegeven…
– Ze moeten verloren geraakt zijn in de brievenbussen! “

Komt dit soort uitwisseling u bekend voor? Zie hoe onze klanten het probleem met Perfony oplossen.

Context

In ons bedrijf gebruikt de inkoopafdeling SAP.
Maar het grote probleem is dat alleen de mensen van de inkoopafdeling toegang hebben tot dit instrument, en dat het operationele personeel dus niet weet waar hun verschillende inkoopprocessen staan.

Wij hebben voor Perfony gekozen om als referentie-interface te dienen tussen aankoopverantwoordelijken enerzijds en operationele medewerkers anderzijds, zodat zij de voortgang van een aankoopproces kunnen delen zonder hun werk te overbelasten.

Tussen telefoongesprekken, sms, WhatsApp, Skype of Teams, e-mails of zelfs discussies tijdens vergaderingen of bij de koffieautomaat, werd het onmogelijk om de zaken serieus te volgen en de werknemers in Inkoop kregen de indruk te worden lastiggevallen.

Hoe geef ik met Perfony zichtbaarheid aan inkoopprocessen?

  • We zijn het eens geworden over een gemeenschappelijke regel: elk commando komt overeen met een Perfony-actie. Wij hadden zelfs het idee om het actienummer van Perfony in het nummer van de bestelbon op te nemen. Op die manier is het heel gemakkelijk om je weg te vinden.
  • In deze actie kan het operationele personeel de verschillende bijlagen uploaden die we nodig hebben: de RIB, de inkooporder, de offertes, de facturen enz… alle documenten zijn op de juiste plaats, niet in een schijf of in e-mails, maar als bijlage bij de actie; op een bepaalde manier de juiste info op de juiste plaats.
  • Aangezien Perfony een voortgangsbalk in 5 stappen aanbiedt (20%, 40%, 60%, 80% en 100%), zijn we een overeenkomst overeengekomen tussen deze voortgangsstappen en mijlpalen in het aankoopproces: bijvoorbeeld, wanneer de aankooporder door de hiërarchie is gevalideerd en aan de actie is toegevoegd, verplaatsen we hem naar 80%, zodat we in Aankoop weten dat het nu aan ons is om de betaling te bestellen Als het klaar is, gaan we naar 100% en de operaties weten dat de leverancier betaald is.

 

“Perfony is voor iedereen de toegangspoort naar de aankoopdienst geworden. Er zijn bijna geen e-mails meer omdat iedereen de procedure kent… en dus bespaart iedereen tijd.

Perfony is een win-win!”

Voordelen

Verduidelijking

Verduidelijking van het proces. Eén enkel instrument, toegankelijk voor iedereen en overal, dat de juiste informatie op de juiste plaats centraliseert: u hoeft niet meer in alle media of GED te zoeken.

Gemeenschappelijke referentie

Een gemeenschappelijke en gedeelde referentie: “als het in Perfony staat, is het klaar. Als dat niet zo is, is het niet gedaan.

Zichtbaarheid

Uitstekend zicht op de huidige inkoopprocessen. Iedereen kan zien waar het staat!

Meer toepassingen?

Ontdek andere toepassingen van Perfony in succesvolle teams.

Hoe maak ik mijn processen beheersbaar en operationeel?

Hoe kan ik het RGPD-proces met Perfony beheren zonder iets te vergeten?

Hoe helpt Perfony mij om mijn kwaliteitsaudits te doorstaan?

Ontdek Perfony

Als je de manager wilt worden die ze verwachten, als je een einde wilt maken aan nutteloze vergaderingen, als je wilt dat iedereen te allen tijde weet wat hij moet doen, doe dan mee met de Perfony-aanpak!

0 spam, 0 inzet, 0€.

Een praktische gids voor operationele uitmuntendheid 

 

You have Successfully Subscribed!