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Über die Verwendung des Gesprächsmenüs in MS Teams

Die Akzeptanz von MS Teams nimmt in den Organisationen weiter zu und dieses großartige Tool für die Zusammenarbeit gehört mittlerweile zum Alltag aller M365-Stammgäste. Millionen von uns nutzen es und die Vorteile bei der Nutzung sind zahlreich, egal ob es sich um Präsenz- oder Fernunterricht handelt. Man merkt auch, wie wichtig die Funktion „Konversation“ geworden ist, die man sowohl in Channels als auch in Besprechungen oder ganz einfach über das Hauptmenü findet. Das Menü „Konversation“ ist nämlich das Menü, das bei Videotelefonaten verwendet wird, bei denen oftmals der Vollbildschirm erforderlich ist, um sich gegenseitig zu sehen oder einen geteilten Bildschirm zu betrachten. Es gibt jedoch die Möglichkeit, sich im rechten Panel am Rande der Videotelefonie auszutauschen, um Informationen schriftlich mitzuteilen. Aber wenn das Gespräch ins Stocken gerät, muss man den gesamten Gesprächsfaden zurückverfolgen, um eine getroffene Entscheidung oder eine auszuführende Handlung zu finden. Multipliziert mit der Anzahl der Gespräche und der Wiederholung einiger Gespräche wird es unmöglich, einen schnellen Überblick über die Aktionen und Entscheidungen zu erhalten, die während dieser Gespräche getroffen werden.

Die Perfony Messaging Extension in MS Teams: kesako?

Genau diese Problematik wird heute von Perfony gelöst. In der neuen Version des Add-Ins „Perfony für Teams“ bieten wir eine Funktion an, mit der Sie während eines Gesprächs jederzeit Ihre beschlossenen Aktionen protokollieren können, um sie später gut sortiert in ihren Ordnern oder Projekten wiederzufinden. Wie? Aktivieren Sie zunächst das Add-on im Menü „Apps“ am unteren Rand des Hauptmenüs. Finden Sie dann das Symbol des Perfony-Add-ons in den „…“ unterhalb des Eingabefelds für Konversationen. Es ermöglicht Ihnen, in 2 Sekunden die Schlüsselelemente Ihrer beschlossenen Aktion auszufüllen. Eine Karte wird dann erstellt und in den Gesprächsfaden eingefügt, aber vor allem wird sie die Aktion an ihrem Platz in Ihrem Perfony-Ordner abgelegt haben. So müssen Sie sie nicht über den Diskussionsfaden finden, sondern direkt über Perfony und insbesondere über die anderen Integrationen in Teams. Tatsächlich ist Perfony in MS Teams bereits durch den Persönlichen Task im linken Hauptseitenmenü vertreten. Dieser personal task fasst alle Aktionen zusammen, die Sie zu tun haben, und zwar übergreifend, unabhängig von der Akte oder dem Gespräch. Und dann finden Sie auch Ihre Aktionen in den Kanälen wieder, denn Perfony ist dort ebenfalls als personalisierter Reiter vertreten.

Viele Vorteile bei der Nutzung

Die Stärken des Einsatzes von Perfony in Teams, insbesondere in der Konversation, sind :

  • In der Lage sein, Aktionen zu identifizieren, die außerhalb von Diskussionen durchgeführt werden müssen und die sich von einem klassischen Informationsfluss unterscheiden,
  • Aus dem Dauerfeuer der Konversation Handlungen herausfiltern, bei denen man kurz innehalten muss, um ihre Durchführung zu gewährleisten,
  • Alle zu erledigenden Aktionen an einem Ort zusammenfassen, wodurch die Tiefe der Aktionen sichtbar wird und somit eine logische Priorisierung möglich ist und Sie einen realen Überblick über die Arbeitsbelastung erhalten,
  • Sich von mentaler Überlastung befreien, von dem Wissen, dass es Handlungen gibt, die in verschiedenen Gesprächen verstreut sind, mit dem Risiko, einige zu vergessen, sogar wichtige, bei denen viel auf dem Spiel steht,
  • Infolgedessen die Möglichkeit, sich in Kenntnis der Sachlage auf Fristen festzulegen, diese einzuhalten und die eigene Professionalität zu steigern,

Endlich die ganze kollaborative Kraft des Tools bei der Durchführung der Aktion nutzen: Informationen austauschen, Mitwirkende hinzufügen, den Fortschritt anzeigen und Fristen verwalten – mit einem Minimum an Klicks.

MS Teams + Perfony: Decide & Do

Mit diesem dritten3 Baustein seiner Ergänzung in MS Teams stärkt Perfony seine Position als Werkzeug mit hohem Mehrwert im kollaborativen Modus. Perfony in MS Teams einzusetzen bedeutet, von der kollaborativen Stärke von MS Teams und der operativen Exzellenz von Perfony bei der Verwaltung von Aktionen zu profitieren.