Benutzerdefinierte Felder für Aktionenerstellen und verwalten

Hier können Sie die benutzerdefinierten Felder von Aktionen konfigurieren. Benutzerdefinierte Felder sind Attribute, die Sie konfigurieren werden und die Sie Sie dann über eine Ordnervorlage für Ihre Aktionen verwenden können.

1/ Definition eines personalisierten Handlungsfeldes

Ein benutzerdefiniertes Feld ist ein Feld, in dem Sie einer Aktion Daten zuordnen können.

Für eine Aktion können beliebig viele benutzerdefinierte Felder vorhanden sein.

Der Vorteil besteht darin, dass Sie Aktionspläne anhand der Werte dieser benutzerdefinierten Felder filtern können.

Beispielsweise können im Rahmen eines Qualitäts- oder Sicherheitsaktionsplans oder auch im Rahmen einer Zertifizierung die Maßnahmen bestimmten Fehlerarten oder Prozessen zugeordnet werden.

Neben den verfügbaren Filter- und Sortieroptionen wird es auch möglich sein, visuelle Diagramme nach den Werten benutzerdefinierter Felder zu erstellen (siehe grafisches Dashboard).

Diese Felder können über das Menü „Gruppen“ angepasst werden, indem Sie auf „Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen“ klicken: .

2/ Anpassen der Aktionsfelder

Beim Klick auf“ Benutzerdefiniertes Feldhinzufügen “ fordert Sie ein Popup < auf :

Geben Sie Ihrem Feld einen Namen und wählen Sie den Feldtyp. Es gibt drei Möglichkeiten:

• • Ein freies Feld für Text
  • Eine feste Liste für ein Dropdown-Menü
  • Ein Feld für numerische Werte

Im folgenden Beispiel wählen wir „Feste Liste“ aus. Nach dem Klick erscheint darunter ein Feld , in das können Sie die gewünschten Werte eingeben.

Diese Werte werden in der Liste der Auswahlmöglichkeiten für Ihren Ordner angezeigt. Die Reihenfolge der Werte in der Liste entspricht der hier angegebenen Reihenfolge.

Sie können auch einen Standardwert für das Ausfüllen des benutzerdefinierten Feldes festlegen. Wenn Sieeine Aktion erstellen, wird der Standardwert automatisch ausgefüllt. Tragen Sie die ersten Buchstaben des Standardwerts ein. Standard und wählen Sie den gewünschten.

Der Standardwert muss in der Liste der Werte oben stehen .

Dann gibt es vier Kästchen, die Sie ankreuzen können , wenn Sie möchten:

• • Verbergen Sie die Werte des Feldes der Suchfunktion (wenn Ihre Felder numerische Werte sind, ist es tatsächlich nicht sinnvoll, sie anzuzeigen)
  • Machen Sie die Eingabe des Feldes bei der Erstellung oder beim Abschluss obligatorisch. Aktion schließen (nützlich , um eine vollständige Aktionsdatenbank zu haben )
  • Unteraktionen mit den bereits in der Hauptaktion eingegebenen Werten vorbefüllen (um Zeit zu sparen)

Wenn Sie Ihre Liste und Ihre Auswahl abgeschlossen haben, Klicken Sie auf „Hinzufügen“ und Ihr benutzerdefiniertes Feld wird in der Liste der Aktionsfelder erscheinen.

3/ Ein benutzerdefiniertes Aktionsfeld bearbeiten

Sie können ein benutzerdefiniertes Feld jederzeit bearbeiten. Klicken Sie dazu auf den Reiter“ BenutzerdefinierteFelder für Aktionen“ und wählen Sie das gewünschte Feld < .

Das Konfigurations-Popup wird angezeigt: . Dort haben Sie folgende Möglichkeiten:

• • den Feldnamenändern
  • Werte zur Liste hinzufügen/ändern/entfernen
  • die Kästchen zum Ausblenden der Suche, Pflicht und Vorausfüllen von Unteraktionen an- oder abwählen
  • das Feldlöschen
  • den Standardfüllwertändern

Beachten Sie: Wenn Sie einen Wert aus einer Liste löschen oder ändern , wird er nicht mehr angezeigt. des Wertes bei laufenden Aktionen (Status von 0% bis 100%). Geschlossene Aktien hingegen behalten die alten Werte.

Sie können die Art des Feldes nicht ändern. Wenn Ihr Feld auf einer „Feste Liste“ -Vorlage erstellt wurde, können Sie es nicht in ein freies oder numerisches Format umwandeln. Dann müssen Sie ein neues Feld.

4/ Benutzen Sie ein benutzerdefiniertes Feld für Ihre Aktionen

So verknüpfen Sie ein benutzerdefiniertes Feld aus den Aktionen mit einer Ordnervorlage: Klicken Sie auf die Registerkarte „Ordnervorlage“ und wählen Sie die Vorlage „ “ aus (Informationen zum Erstellen von Ordnervorlagen finden Sie auf der Seite „Ordnervorlagen erstellen und verwalten“).

Das Konfigurationsfenster für die Ordnervorlage wird angezeigt. Auf der rechten Seite erscheint die Liste der in Ihrer Gruppe verfügbaren benutzerdefinierten Felder. Wählen Sie das Feld „ “ aus (oder die gewünschten Felder – Sie können beliebig viele benutzerdefinierte Felder hinzufügen), bestätigen Sie Ihre Auswahl, und das Fenster wird geschlossen.

Dieses benutzerdefinierte Feld steht Ihnen nun für Ihre Vorgänge zur Verfügung, die diese Ordnervorlage verwenden.

5/ Mehrfachauswahl für Ordnerthemen und benutzerdefinierte Aktionsfelder

Ein Ordnerthema oder ein benutzerdefiniertes Aktionsfeld kann so konfiguriert werden, dass es jeweils nur einen Wert zulässt oder mehrere Werte gleichzeitig zulässt.

Ein Feld als Auswahlliste einrichten

Im Menü „Gruppen“ wird beim Anlegen oder Bearbeiten eines benutzerdefinierten Feldes (oder eines Ordnerthemas) im Dropdown-Menü „Feldtyp“ neben den anderen verfügbaren Typen (Freitext, Feste Liste, Zahl, Benutzer) die Option „Auswahlliste“ angeboten.

① Die Option „Multiple-Choice-Liste“ neben „Freitext“, „Feste Liste“, „Zahl“ und „Benutzer“.

Was sich für die Nutzer ändert

Sobald ein Feld als „Auswahlliste“ konfiguriert wurde, ändert sich dessen Darstellung bei den betreffenden Aktionen (oder Ordnern) wie folgt:

① Die markierten Werte werden gruppiert und durch ein Komma getrennt angezeigt („Launch,Partnership“). ② Das Menü mit Kontrollkästchen, über das mehrere Werte gleichzeitig ausgewählt werden können.

Auf diese Weise lässt sich beispielsweise eine Maßnahme gleichzeitig nach mehreren Kriterien kategorisieren (z. B. eine Maßnahme, die sowohl unter „Launch“ als auch unter „Partnership“ fällt), ohne dass so viele Felder angelegt werden müssen, wie es mögliche Kombinationen gibt.

💡 Tipp: Ein Auswahlfeld mit mehreren Optionen erleichtert zudem die Filterung: Sie können anschließend alle Aktionen oder Ordner anzeigen lassen, die mindestens einem der ausgewählten Werte entsprechen (siehe auch die Stichwortsuche nach Themen).