Creare e gestire campi personalizzati per le azioni

Qui è possibile configurare i campi personalizzati per le azioni. I campi personalizzati sono attributi che si possono configurare e poi utilizzare che possono essere utilizzati per le azioni tramite un modello di cartella.

1/ Definizione di un campo d’ azione personalizzato

Un campo personalizzato è un’area in cui puoi associare dei dati a un’azione.

Per ogni azione puoi avere tutti i campi personalizzati che vuoi.

Il vantaggio è quello di poter filtrare i piani d’azione in base ai valori di questi campi personalizzati.

Ad esempio, nell’ambito di un piano d’azione sulla qualità o sulla sicurezza, o anche di un processo di certificazione, potremo collegare le azioni a tipi di anomalie o a processi.

Oltre ai filtri e alle opzioni di ordinamento disponibili, sarà anche possibile creare grafici in base al valore di un campo personalizzato (vedi dashboard grafica).

Questi campi si possono personalizzare dal menu “Gruppi” cliccando su “Aggiungi un campo personalizzato” .

2/ Personalizzare i campi d’azione

Quando si fa clic su”Aggiungi un campo personalizzato “, un popup invita a:

Assegnare un nome al campo e scegliere il tipo di campo. Ci sono 3 possibilità:

• • Uno spazio vuoto per il testo
  • Un elenco fisso per un menu a tendina
  • Un campo per i valori numerici

Nell’ esempio seguente, selezionare “elenco fisso”. Facendo clic , appare un campo sottostante in cui è possibile inserire i valori desiderati.

Questi valori saranno quelli che appariranno nell’elenco delle opzioni disponibili per il tuo file. L’ordine dei valori nell’elenco è quello indicato qui.

È anche possibile definire un valore predefinito per il campo personalizzato. Quando viene creata un’azione, il valore predefinito verrà automaticamente inserito. Inserire le prime lettere del valore predefinito e selezionare quello desiderato.

Il valore predefinito deve essere uno dei valori sopra elencati.

Ci sono poi quattro caselle da spuntare, se lo si desidera:

• • Nascondere i valori del campo della funzione di ricerca (se i campi sono valori numerici, non ha senso visualizzarli). sono valori numerici, non ha senso visualizzarli )
  • Rendere obbligatorio l’inserimento del campo al momento della creazione o della chiusura dell’azione (utile per avere un database completo delle azioni).
  • Precompilare le sottoazioni con i valori già inseriti nell’ azione principale (per risparmiare tempo)

Una volta completato l’elenco e le scelte, cliccare su”Aggiungi” e il campo personalizzato apparirà nell’ elenco dei campi d’azione.

3/ Modifica di un campo d’azione personalizzato

È possibile modificare un campo personalizzato in qualsiasi momento. corsivo > e selezionare il campo richiesto .

Viene visualizzata la finestra di configurazione e potrai:

• • cambiare il nome del campo
  • aggiungere/modificare/rimuovere valori dall’elenco
  • selezionare o deselezionare le caselle per mascherare la ricerca, l’obbligo e la precompilazione delle sottoazioni
  • eliminare il campo
  • modificare il valore di riempimento predefinito

Attenzione: qualsiasi cancellazione o modifica di un valore in un elenco comporterà la scomparsa del valore sulle azioni correnti (stato da 0% a 100%). Le azioni chiuse , invece , manterranno i loro vecchi valori.

Non è possibile modificare la natura del campo. Se il campo è stato creato su un modello di “lista fissa”, non è possibile trasformarlo in un formato di testo libero o numerico. In questo caso, è necessario creare un nuovo file .

4/ Utilizzare un campo personalizzato per le azioni

Ecco come associare un campo personalizzato delle azioni a un modello di cartella. Clicca sulla scheda “Modello di cartella” , seleziona il modello (per creare un modello di cartella, vedi la pagina “Creare e gestire modelli di cartella”).

Si aprirà la finestra di configurazione del modello di cartella. Sulla destra vedrai l’elenco dei campi personalizzati disponibili nel tuo gruppo. Seleziona quello ch e (o quelli che preferisci: puoi inserire tutti i campi personalizzati che vuoi), conferma la tua scelta e la finestra si chiuderà.

Ora avrai a disposizione questo campo personalizzato per le tue azioni che utilizzano questo modello di cartella.

5/ Scelta multipla per i temi delle cartelle e i campi personalizzati delle azioni

Un tema di cartella o un campo personalizzato di azione può essere configurato in modo da accettare un solo valore alla volta oppure più valori contemporaneamente.

Configurare un campo a scelta multipla

Nel menu “Gruppi”, quando crei o modifichi un campo personalizzato (o un tema di cartella), il menu a tendina “Tipo di campo” offre l’opzione “Elenco a scelta multipla”, oltre agli altri tipi disponibili (Testo libero, Elenco fisso, Numero, Utenti).

① L’opzione “Elenco a scelta multipla”, accanto a Testo libero, Elenco fisso, Numero e Utenti.

Cosa cambia per gli utenti

Una volta configurato un campo come “Elenco a scelta multipla”, la sua visualizzazione cambia nelle azioni (o nelle cartelle) interessate:

① I valori spuntati vengono visualizzati raggruppati e separati da una virgola (“Launch,Partnership”). ② Il menu con le caselle di selezione, che permette di selezionare più valori contemporaneamente.

Questo permette, ad esempio, di classificare un’azione in base a più criteri contemporaneamente (ad es.: un’azione che è sia “Launch” che “Partnership”), senza dover creare tanti campi quanti sono le combinazioni possibili.

💡 Suggerimento: un campo a scelta multipla facilita anche il filtraggio: puoi poi trovare tutte le azioni o tutte le cartelle che corrispondono ad almeno uno dei valori selezionati (vedi anche la ricerca per parola chiave sui temi).

6/ Collegare e impostare due campi personalizzati

 

Puoi far dipendere i valori proposti nel menu a tendina di un campo personalizzato dal valore del campo personalizzato precedente. Questo permette di restringere i possibili valori nei menu a tendina, evitando errori di inserimento e facendoti risparmiare tempo grazie alla possibilità di trovare subito il valore corretto.

Principio:

Ad esempio, se hai 2 campi personalizzati con 2 menu a tendina diversi:

Campo personalizzato 1 “Tipo di operazione” con le seguenti opzioni:

• Investimento
• Risorse umane
• IA

Campo personalizzato 2 “Livello strategico” con le seguenti opzioni:

• 1
• 2
• 3

Puoi configurare il tuo campo personalizzato 2 (sempre dal menu “Gruppo”) in modo che, ad esempio, se nel campo personalizzato 1 si seleziona il valore “IA”, nel campo personalizzato 2 siano disponibili solo i valori “2” e “3”.

Configurazione del collegamento tra due campi personalizzati

Dal menu “Gruppo”:

Crea o seleziona il campo personalizzato da collegare a un altro

Attenzione! Questo sistema funziona solo con campi personalizzati di tipo “elenco” e a scelta singola

Clicca su «dipende da un altro campo» (1)

Seleziona poi il campo in questione dall’elenco dei campi disponibili (2)

Poi, valore per valore, imposta le possibili risposte (3)

Non dimenticare di confermare alla fine

E assicurati che i campi personalizzati collegati si trovino nello stesso modello di cartella! Altrimenti il tuo collegamento non funzionerà.