Aangepaste velden voor actiesmaken en beheren

Hier kun je de aangepaste velden voor acties configureren. Aangepaste velden zijn attributen die je configureert en die je vervolgens kunt gebruiken voor je acties via een mapsjabloon. die je vervolgens kunt gebruiken voor je acties via een mapsjabloon.

1/ Een gepersonaliseerd actiegebied definiëren

Een aangepast veld is een veld waarin je gegevens aan een actie kunt koppelen.

Voor een actie kunnen er zoveel aangepaste velden worden toegevoegd als gewenst.

Het voordeel is dat je actieplannen kunt sorteren op basis van de waarden van deze aangepaste velden.

Bijvoorbeeld in het kader van een actieplan voor kwaliteit of veiligheid, of in het kader van een certificeringstraject, kunnen we de acties koppelen aan soorten afwijkingen of processen.

Naast de beschikbare filters en sorteermogelijkheden zal het ook mogelijk zijn om grafieken te maken op basis van de waarden van aangepaste velden (zie grafisch dashboard).

Deze velden kunnen worden aangepast via het menu “Groepen” door op “Een aangepast veld toevoegen” te klikken .

2/ Actievelden aanpassen

Wanneer je op” Een aangepast veldtoevoegen ” klikt, wordt je in een pop-up uitgenodigd om :

Geef je veld een naam en kies het veldtype. Er zijn 3 mogelijkheden:

• • Een leeg veld voor tekst
  • Een vaste lijst voor een vervolgkeuzemenu
  • Een veld voor numerieke waarden

Selecteer in het onderstaande voorbeeld “vastelijst “. Als u hierop klikt, verschijnt er een veld onderaan waarin u de gewenste waarden kunt invoeren.

Deze waarden zullen worden weergegeven in de lijst met mogelijke keuzes voor uw dossier. De volgorde van de waarden in de lijst is dezelfde als hier aangegeven.

Je kunt ook een standaardwaarde voor het aangepaste veld definiëren. Wanneereen actie wordt gemaakt, wordt de standaardwaarde automatisch ingevuld. Voer de eerste paar letters van de standaardwaarde in en selecteer de gewenste waarde.

De standaardwaarde moet een van de bovenstaande waarden zijn.

Dan zijn er vier vakjes die je kunt aanvinken als je dat wilt:

• • Verberg de waarden van het zoekfunctieveld (als je velden numerieke waarden zijn , heeft het echt geen zin om ze weer te geven)
  • Maak invoer van het veld verplicht bij het maken of sluiten van de actie (handig om een complete actiedatabase te hebben )
  • Subacties vooraf vullen met waarden die al zijn ingevoerd in de hoofdactie (om tijd te besparen )

Zodra je je lijst en keuzes hebt ingevuld, klik je op”Toevoegen” en je gepersonaliseerde veld verschijnt in de lijst met actievelden.

3/ Een aangepast actieveld wijzigen

Je kunt een aangepast veld op elk moment wijzigen. cursief > en selecteer het gewenste veld .

Het configuratievenster wordt weergegeven en u kunt:

• • veldnaamwijzigen
  • waarden aan de lijst toevoegen/wijzigen/verwijderen
  • Vink de vakjes aan of uit om de subacties zoeken, verplichting en vooraf invullen te verbergen
  • het veldverwijderen
  • de standaardwaarde voor vulling wijzigen

Let op: elke verwijdering of wijziging van een waarde in een lijst zal resulteren in het verdwijnen van de waarde bij lopende acties (status van 0% tot 100%). Gesloten acties daarentegen behouden hun oude waarden.

Je kunt de aard van het veld niet wijzigen. Als je veld is gemaakt op basis van een” vastelijst” model, kun je het niet transformeren naar een vrije tekst of numeriek formaat. In dit geval moet je een nieuwe .

4/ Gebruik een aangepast veld voor je acties

Hieronder wordt uitgelegd hoe u een aangepast veld voor acties aan een dossiermodel kunt koppelen. Klik op het tabblad “dossiermodel” en selecteer het model (zie de pagina “dossiermodellen aanmaken en beheren” voor het aanmaken van dossiermodellen).

Het configuratievenster voor het mapmodel wordt weergegeven. Aan de rechterkant verschijnt de lijst met aangepaste velden die in uw groep beschikbaar zijn. Selecteer het veld ‘ ’ (of de gewenste velden; u kunt zoveel aangepaste velden toevoegen als u wilt), bevestig uw keuze en het venster wordt gesloten.

U kunt dit aangepaste veld nu gebruiken voor uw acties die dit dossiermodel hebben.

5/ Meerdere keuzemogelijkheden voor dossieronderwerpen en aangepaste actievelden

Een dossieronderwerp of een aangepast actieveld kan zo worden ingesteld dat het slechts één waarde tegelijk toestaat, of dat het meerdere waarden tegelijk toestaat.

Een meerkeuzeveld instellen

In het menu ‘Groepen’ wordt bij het aanmaken of wijzigen van een aangepast veld (of een mapthema) in het vervolgkeuzemenu ‘Veldtype’ de optie ‘Keuzelijst’ weergegeven, naast de andere beschikbare typen (Vrije tekst, Vaste lijst, Getal, Gebruikers).

① De optie „Multiple-choice list”, naast „Free text”, „Fixed list”, „Number” en „Users”.

Wat dit voor de gebruikers betekent

Zodra een veld is ingesteld als „Keuzelijst“, verandert de weergave ervan bij de betreffende acties (of mappen):

① De aangevinkte opties worden gegroepeerd weergegeven en door een komma gescheiden (“Launch,Partnership”). ② Het menu met selectievakjes, waarmee je meerdere opties tegelijk kunt selecteren.

Zo kan een actie bijvoorbeeld op meerdere assen tegelijk worden gecategoriseerd (bijvoorbeeld: een actie die zowel onder „Launch” als onder „Partnership” valt), zonder dat er voor elke mogelijke combinatie een apart veld hoeft te worden aangemaakt.

💡 Tip: een meerkeuzeveld maakt het filteren ook gemakkelijker: je kunt vervolgens alle acties of mappen terugvinden die overeenkomen met ten minste één van de aangevinkte waarden (zie ook het zoeken op trefwoord binnen de thema’s).