Savoir bien gérer ses priorités est souvent le signe d’une personne organisée qui a le contrôle de son environnement, ce qui se traduira par moins de perte de temps, moins de stress et plus d’efficacité.
On peut reconnaître ces personnes au bureau, car elles sont généralement plus décontractées, de meilleure humeur, ont une relation aux autres plus apaisée et un meilleur équilibre de leur temps de vie.
Bien organiser son travail et gérer ses priorités est donc une qualité autant d’un point de vue professionnel que personnel, et la bonne nouvelle c’est que cette compétence peut s’apprendre assez simplement en respectant notamment quelques conseils et bonnes pratiques, mais il faut pour cela s’y astreindre et accepter de changer.
Nous vous présentons ici 9 idées pour bien gérer son temps et ses priorités. Il vous reviens ensuite de faire vivre cette nouvelle dynamique, de continuer à intégrer des bonnes pratiques et d’ajouter des solutions à votre boite à outils du bon manager.
- Respecter la règle des 2 minutes
- Lister les actions
- Manger la grenouille (Eat the frog)
- Apprendre à dire non
- Effectuer une seule tâche à la fois
- Prévoir des « focus time »
- Éliminer les distractions et supprimer les alertes
- Planifier des moments de respiration dans la journée
- Organiser vos journées
Respecter la règle des 2 minutes
« Toute tache ou action qui prend moins de 2 minutes doit être exécuter immédiatement. «
C’est presque une règle d’or !
Car planifier une action si courte risque de vous prendre presque autant de temps que de la réaliser, et ne pas la planifier c’est prendre le risque de l’oublier. Donc il faut bien la faire tout de suite.
Alors à un moment où vous êtes interrompu dans votre travail, à cause du téléphone ou d’un message, il est préférable de faire l’action immédiatement avant de reprendre votre travail et de ne pas avoir à y revenir.
Lister vos actions
Pour bien gérer votre temps et vos priorités, vous avez besoin de savoir ce que vous avez à faire. Et la meilleure solution pour cela, c’est tout simplement d’établir une liste de toutes les actions que vous devez réaliser, que ça soit juste pour envoyer un email ou alors pour programmer une réunion très importante, toutes les actions doivent être présentes, c’est à dire identifiées.
Choisissez le support que vous voulez : sur papier, sur votre smartphone, dans une feuille Excel ou un logiciel dédié… faîtes comme vous voulez, mais notez vos actions !
Sans liste, impossible de savoir vraiment ce qu’il faut prioriser. Donc dès que vous aurez cette liste, vous pourrez établir ensuite l’ordre des tâches en fonction de leur degrés priorité. Pour en savoir plus sur la priorisation, nous vous renvoyons vers cet article qui traite le sujet plus particulièrement : « 7 méthodes pour gérer ses priorités au travail »
N’oubliez pas d’actualiser la liste aussi souvent que possible pour ne pas vous perdre dans votre travail. Supprimer ce qui est fait et ce qu’il ne faut plus faire, et ajouter les nouvelles actions au fur et à mesure ; Cette liste doit être vivante !
Manger la grenouille !
« Eat the frog ! » disent les Anglais.
Drôle d’idée que de manger une grenouille ! C’est pourtant une excellente habitude pour gérer son temps efficacement qui peut s’expliquer ainsi : dans toutes les actions que vous avez à faire, il y en a toujours une ou deux qui sont plus longues et/ou plus pénibles que les autres. « Manger la grenouille », c’est commencer son travail par accomplir en premier ces actions-là.
En fait, c’est un peu comme un enfant qui termine ses épinards et se garde les frites pour terminer. C’est aussi une source de confort important car ces tâches représentent souvent une charge mentale importante qui peuvent polluer l’esprit. En les traitant au plus vite, vous en serez débarrassés. C’est une arme redoutable contre la procrastination.
Apprendre à dire « non »
Parce que nous sommes humains et non pas des machines, parce que nos journées ne font que 24h, il nous impossible de pouvoir tout faire. Pourtant, par peur de décevoir, par peur de paraître incapable ou même par volonté de bien faire, il arrive trop souvent qu’on accepte des actions qu’il sera extrêmement difficile de réaliser.
Pourtant, c’est une grosse erreur que d’accepter ce type de tâches. Une erreur car sa réalisation viendra forcement impacter dans les délais ou dans la qualité, les autres actions de votre plan d’actions ce qui vous desservira forcement. Une erreur également car cette surcharge mentale pèsera sur votre activité, mais également sur votre vie privée.
Bref, soyez fort, apprenez à dire « NON ». Même un robot quand il peut faire 100 mouvements à l’heure, refusera une charge à 101 mouvements.
Attention toutefois, car dire « non » peut se faire avec mesure. Ce peut être « non, je peux pas le faire pour ce soir, mais en revanche, je peux le faire pour la fin de semaine » ou « non, je ne peux pas le faire car j’ai déjà plusieurs actions prioritaires, mais si ces autres actions peuvent être décalées dans le temps, alors je pourrai le faire ». C’est là qu’on retrouve l’importance de nos fameuses listes car grâce à elles on peut avoir une vision claire de sa charge de travail.
Effectuer une seule tâche à la fois
Contrairement à ce que l’on pourrai croire, le « multitasking » n’est pas une qualité au travail. La seule véritable conséquence sera un baisse de la qualité de vos actions.
Rester concentrez sur un sujet à la fois, terminez le, puis passez à l’action suivante.
En vous concentrant sur une seule action, vous irez plus vite à la faire et elle sera de meilleure qualité, car notre cerveau ne sait pas se consacrer à deux, trois ou bien plus d’actions à la fois. Et quand on livre des actions de meilleure qualité, on n’a pas besoin d’y revenir pour corriger les manques et les erreurs. On gagne donc encore plus de temps !
Comment mieux gérer ses priorités aux travail ?
Prévoir des « focus time »
Lorsqu’on est interrompu en permanence, il est impossible d’avancer correctement. Effectuer une tache nécessite de s’y consacrer pleinement, comme nous venons de le voir.
Prévoyez-vous des « focus time » dans votre agenda, des moments dédiés uniquement à vous et à votre travail.
Vous pouvez par exemple créer un rdv fictif, indiquez que vous êtes indisponible sur tous vos outils, coupez le téléphone et les messagerie. Ce moment sera le votre et vous permettra de vous concentrer pleinement sur ce que vous devez accomplir. Ce « Focus Time » sera votre moment le plus productif de la journée.
Éliminer les distractions et supprimer les alertes
Même en dehors des « Focus Time », ou bien parce qu’une telle plage horaire n’est pas possible, il est impératif d’éliminer tout ce qui peut nuire à la concentration.
Cela commence bien sûr par les grands champions de la perte de temps toutes catégories confondus : les réseaux sociaux ! Twitter, Facebook, Instagram mais aussi LinkedIn et les autres, sont les pires ennemis de votre efficacité. Le fameux « je regarde juste une minute » peut se transformer en plusieurs dizaines de minutes grâce à la force des algorithmes et la magie noire de « l’infinite scroll ».
Nous vous recommandons également de couper les alertes de votre boite mails ou autres systèmes de messagerie plus ou moins instantanées. Toutes les études menées montre qu’une alerte est consultée généralement en moins de 2 secondes. Imaginez la libération pour votre esprit en supprimant les « bips », les sonneries et les fenêtres jaillissantes. Rassurez-vous, le monde ne va pas s’arrêter de tourner si vous répondez à un message 30 minutes ou même 2 heures plus tard et vous, vous n’aurez pas à vous reconcentrer sur votre sujet après chaque interruption.
Planifier des moments de respiration dans la journée
Parce que nous ne sommes pas des machine nous ne pouvons pas rester concentrer pendant trois ou quatre heures sur une même action avec le même niveau d’acuité. C’est la raison pour laquelle il est important de prendre des pauses.
A l’école, il y a bien des récréations pour les enfants ! Mais ces moments ne sont pas aléatoires. Ils sont planifiés, prévue dans l’emploi du temps et permettent à tout le monde, élèves et professeurs, de s’aérer, de libérer leur attention, de mettre leur esprit au repos quelques instants, comme un nageur qui prend une bouffée d’oxygène avant de replonger la tête dans l’eau pour poursuivre son effort. Alors notre conseil c’est bien de retrouver votre âme d’enfant, de vous organiser des instants pour libérer votre esprit et faire respirer votre corps. Votre travail n’en sera que plus efficace.
Organiser vos journées
La journée doit débuter par la mise à jour de votre liste d’actions : suppression des actions réalisées et celles devenues obsolètes, et ajout des nouvelles actions. Ensuite, mise à jour des priorités de chacune d’elle. Vous pouvez pour cela utiliser la matrice d’Eisenhower.
Ensuite on s’occupe de l’agenda. En fonction des actions à faire et des réunions prévues, bloquez vos « Focus Time » d’un part et planifiez vos pauses.
Maintenant, vous êtes au clair sur votre journée, vous pouvez vous attaquer à la première action… en commençant par les « grenouilles » !
