Dans les conseils prodigués en formation pour avoir des réunions performantes, le lieu fait partie des points importants :
- Se réunir si possible toujours dans la même salle, pour créer une habitude et être certain d’avoir les équipements nécessaires,
- S’assurer que le lieu soit propice à la concentration, ce qui explique pourquoi beaucoup de salles de réunion n’ont pas de fenêtres, afin d’éviter aux participants de papillonner en regardant à l’extérieur,
- De vérifier les équipements type vidéo projecteur ou téléphone pour les conférences…
Mais on nous dit aussi qu’il faut savoir rompre la monotonie et surprendre, pour éviter de tomber dans les effets néfastes de la routine.On s’est donc interrogé entre nous et on a questionné des proches, des amis, d’autres start-up de l’incubateur, et voici notre top 5 des lieux de réunions les plus insolites, qui rendent ce type d’événements inoubliables.Que ce soit pour de bonnes ou mauvaises raisons, il est certain que dans ces situations, on est loin de la routine et du train-train.
5/ Réunion dans la rue.
Notre première histoire de réunion insolite est celle de Marine. Elle avait une réunion pour faire valider des créations graphiques avant envoi à l’imprimeur. Alors que tout le monde était autour de la table de réunion, l’alarme incendie s’est déclenchée dans le bâtiment. Le problème, c’est qu’il était déjà 17h passé, et à 18h l’imprimeur devait avoir les fichiers définitifs. Ignorant le temps qu’allait durer l’intervention Marine réussi à maintenir tout le monde ensemble une fois dans la rue et en posant son portable sur un muret, elle a pu faire défiler les créations et obtenir ses validations.Est-ce qu’il ne suffirait de dire que le « Street meeting » est la dernière mode managériale dans la Silicon Valley pour que tout le monde s’y mette ?
Source : Wikipédia.
4/ Réunion sur une terrasse.
Mathieu nous a raconté que lors d’un séminaire d’entreprise dans un grand hôtel sur la Côte d’Azur, il travaillait avec son équipe dans une salle en sous-sol dont la climatisation était défectueuse. Après avoir alerté les services techniques de l’hôtel impuissant à la réparer, la température devenait totalement insupportable.C’est dans ces moment-là qu’il faut savoir faire preuve d’initiative et Mathieu a pris sur lui de déplacer les 12 personnes au bar de l’hôtel, au milieu des touristes. Après avoir négocié avec le responsable du bar qui était inquiet de voir l’espace envahi par un groupe mécontent, il a pu faire privatiser une partie de la terrasse et poser le paperboard qu’ils avaient ramenés du sous-sol.La réunion de travail a pu se tenir légèrement à l’écart pour lui conserver un caractère confidentiel, mais sous les parasols et avec la mer sous les yeux. Deux ans plus tard, ceux qui y étaient en parlent encore car tous les autres groupes étaient verts de jalousie de n’avoir pas osé en faire autant.
Source : Wikipédia (Santcomm)
3/ Réunion à la piscine.
David a également dû faire preuve de créativité pour organiser sa réunion. Il avait une équipe de plus de 10 personnes à manager dans le cadre d’une journée de team building et devait rendre leur premier projet en moins d’une heure. Problème, aucune salle disponible car l’hôtel n’avait pas assez de salles pour tous les groupes.La première idée a été de monter dans la chambre de l’un des participants, mais en passant devant la porte d’accès de la piscine du sous-sol, il a pensé qu’ils y auraient beaucoup plus de place et que ce serait beaucoup plus original.La seule personne qui se baignait a fui devant cette invasion et David s’est assis sur les transat et c’est en s’appuyant sur les guéridons qu’il a pu tenir sa réunion. Lors du débriefing de cette réunion à la piscine, l’anecdote a amusé toutes les équipes.David nous a décrit cette expérience comme « Unique » et « à refaire sans la moindre hésitation ».
2/ Réunion à la salle de sport.
Lorsque Yakine nous a raconté sa réunion dans un lieu insolite, on était certain qu’elle figurerait dans notre top 5. Un prospect voulait rencontrer le directeur d’agence en personne avant de valider bon de commande important. Il organise donc une réunion et le jour, il se présente accompagné de son directeur dans les bureaux du client. Celui-ci n’ayant pas noté l’événement dans son agenda se préparait pour aller faire un squash et était déjà en short et en baskets. Loin de se décontenancer, il leur propose de se joindre à eux. Le Directeur qui était très sportif avait de quoi se changer dans la voiture et le club lui a prêté facilement une raquette. « J’avais l’impression d’être dans un univers parallèle. Ça faisait 2 mois que je me battais pour faire avancer un dossier et en 45 minutes sur le court, la totalité de l’affaire était validée et on a eu le contrat. Traiter autant de point le temps d’une séance de squash, c’est une des réunions les plus efficace de toute ma vie ! « Parmi les personnes rencontrées dans notre tournée, nous avons entendu à plusieurs reprises des histoires de réunions au clubhouse d’un golf, mais sur un terrain de squash, quand on connait l’engagement physique que ça demande, c’est tout bonnement incroyable et cette histoire méritait cette 4ème place.
Source : Wikipédia (Sallyannewilliamson)
1/ Dans une mini Cooper S modèle 6.
C’est Lucille qui obtient la palme de ce classement.Elle nous a raconté que pour son premier job, dans une agence de communication, elle devait faire le point hebdomadaire avec le directeur de l’agence et le directeur de clientèle quand ce dernier a été appelé en urgence en renfort sur l’événement d’un autre client. En bouclage pour son client à elle et avec des délais très serrés, il était impossible de décaler la réunion car les validations devaient être transmise très rapidement. Que faire ? Tout le monde est allé au parking et la réunion a débuté dès que le contact a été mis. Après une ballade d’une heure et demie dans les rues de Paris dans une petite Mini sur vitaminée, Lucille a pu appeler ses fournisseurs et clients, passer les instructions, et tout le monde a pu donner un coup de main sur l’événement. Elle gardera longtemps le souvenir de la difficulté de prendre des notes dans une voiture très vive !Finalement, la taille de la Mini se prête bien à un échange de proximité et dans ce cas, il y avait donc un pilote pour la voiture et un pour la réunion.
Source : Wikipédia (OSX)
Il est toujours amusant de voir les capacités d’adaptation que peuvent avoir les organisations. Dans la totalité des cas, ces réunions insolites ont eu lieu pour faire face à une situation imprévue et afin de répondre à une urgence, et au final toutes se sont bien terminées .Que ces 5 personnes, ainsi que les autres rencontrées pour cet article, aient pu nous livrer autant d’anecdotes montre bien l’impact que ces réunions insolites ont pu avoir sur les participants. A présent grâce aux outils mobiles on peut travailler partout paraît-il… et bien en voici la preuve.