La réunion de travail est un outil de communication efficace qui permet d’offrir des conseils aux membres du personnel et d’ouvrir des débats entre l’animateur de la séance et les participants. Comment se présente un compte rendu de réunion ? La forme adoptée pour rédiger une synthèse des décisions se veut courte et ciblée, elle peut être écrite sous forme de tableau ou de texte. Elle contient un résumé des mesures actées lors de l’intervention et n’inclut pas les débats échangés avec les participants. Certaines étapes peuvent être suivies.
Les étapes de rédaction d’une synthèse des décisions
Comment faire un compte rendu de réunion ? La première étape consiste à définir l’objet de l’intervention, ainsi que la fonction des membres présents et des lecteurs du rapport, en déterminant si la séance concerne plutôt de nouveaux employés ou des experts. Le temps disponible est également un critère déterminant qui définit le type de rapport que le rédacteur va rédiger.
La prise de notes s’effectue plutôt sur ordinateur, ce qui offre un gain de temps et facilite la structuration du texte par rapport au papier. Afin d’optimiser l’écriture et de faciliter la rédaction, il est conseillé de s’appuyer sur un canevas préenregistré sur l’ordinateur. Certains collaborateurs qui rédigent le résumé de la rencontre privilégient l’enregistrement.
Cependant, cette méthode requiert plus de temps pour effectuer la synthétisation des éléments sous forme écrite. La relecture du texte rédigé est indispensable pour vérifier que tous les éléments sont présents, que le contenu est cohérent et sans fautes d’orthographe. La personne qui a rédigé le rapport doit rendre le document définitif accessible rapidement, idéalement un ou deux jours après la rencontre.
Un outil pour faire de bon
compte rendu de réunion ?
La mise en page du résumé de l’assemblée de travail
Voici un bref aperçu de l’en-tête, des titres et des points-clés qui figurent dans un modèle de compte rendu de réunion :
- le titre de la séance et le lieu où elle se déroule ;
- la date du jour, l’heure du début et de la fin, la durée de la séance ;
- les noms des personnes présentes et absentes et celui de l’organisateur et du secrétaire ;
- l’ordre du jour avec les différentes matières à traiter ;
- le bref développement des matières abordées ;
- le résumé des mesures décidées et la responsabilité des personnes impliquées ;
- la date de la prochaine rencontre.
En conclusion, la définition du compte rendu de réunion est un document d’enregistrement et de transmission d’informations et de décisions effectué par un rédacteur. Les lecteurs du rapport doivent rapidement comprendre le thème de la séance en lisant l’en-tête, ainsi que les conseils donnés, les nouvelles mesures à respecter et les actions à mettre en œuvre en parcourant le contenu.
