Réalisez des réunions efficaces grâce à un ordre du jour bien préparé
50% de l’efficacité d’une réunion est liée à sa préparation !
Tous les participants doivent être informés des sujets qui seront abordés et de ce qu’ils doivent préparer pour permettre de prendre les meilleures décisions collectives.
Impliquez les participants en amont de la réunion
Préparer un ordre du jour c’est bien, mais le diffuser auprès des autres participants, c’est mieux pour qu’ils puissent préparer les sujets qui seront discutés et ainsi vous aider à prendre les meilleures décisions.
Perfony vous propose également de désigner des responsables différents pour les points de l’ordre du jour et impliquer ainsi les participants dans la réussite de la réunion.
Faites remonter les sujets du terrain
Parler des sujets qui concernent vraiment vos équipes ! En plus des sujets stratégiques qui s’imposent, Perfony donne la possibilité au terrain de remonter des suggestions de sujets à aborder lors de vos prochaines réunions.
Un acte de management fort pour identifier des sujets pertinents pour vos collaborateurs.
Structurez le déroulement de la réunion
Au delà des aspects matériels (date, heure, lieu ou lien de visioconférence), une réunion nécessite un cadre afin d’être efficace.
L’ordre du jour que vous construirez dans Perfony pourra servir de modèle pour toutes vos réunions suivantes ou être personnalisé.
Il servira également de trame pour l’édition rapide d’un compte rendu.
Passez à l’ordre du jour augmenté
Un ordre du jour, ce n’est pas seulement un liste de point à discuter. C’est pourquoi Perfony y ajoute différentes possibilités de personnalisation pour gagner en efficacité, comme la durée que ne devra pas dépasser le sujet, le responsable qui animera les échanges ou encore le degré de priorité.
Par ailleurs, il est possible de joindre des pièces jointes à votre réunion pour venir enrichir la réunion : tableau de reporting, présentation, support de brainstorming etc.
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One more thing
Le dépassement des horaires et le temps passé en général en réunion donnent trop souvent un sentiment de perte de temps aux participants d’une réunion.
Montrez que vous pilotez le temps et respectez les horaires avec précisions grâce aux timers de votre ordre du jour.