Les processus utilisés dans le domaine industriel pour augmenter la productivité des équipes peuvent aussi trouver une application dans le secteur tertiaire. Lorsqu’elles sont adaptées aux tâches administratives, les méthodes du Lean Manufacturing permettent de poser les bases du Lean Office dans les entreprises. Les organisations tertiaires peuvent tirer parti de ces principes pour réduire les gaspillages et gagner un temps précieux au quotidien. Couplée à l’amélioration continue visant à se fixer des objectifs toujours plus élevés, cette méthode est à présent essentielle pour l’ensemble des sociétés du secteur tertiaire.
Les grands principes du Lean Office
Pour gagner en efficacité tout en réduisant les coûts, les entreprises ont plus que jamais l’obligation de contrôler à la fois leur activité et l’environnement de travail mis à la disposition des salariés. Dans cette double optique, l’organisation est la clé du succès, à tous les échelons d’une société. Il est nécessaire de pouvoir gérer son temps, définir de manière optimale ses priorités et identifier les actions à accomplir. C’est dans ce cadre que le Lean Office est en mesure de fournir des outils pertinents pour rationaliser l’organisation collective d’une entreprise et contribuer à son développement.
Au sein de l’entreprise, plusieurs avantages de ce mode de fonctionnement innovant peuvent être mis en exergue. Une organisation bénéficiant d’une efficience accrue constitue tout d’abord la meilleure façon de réduire le temps de traversée pour pouvoir facturer un service dès que possible. Il est alors envisageable de minimiser les frais de structure par rapport au prix de revient, tout en assurant une livraison rapide afin de garantir un haut niveau de satisfaction pour les clients.
Ces méthodes cherchent avant tout à minimiser les tâches sans valeur ajoutée, pour pouvoir capitaliser sur les actions en mesure d’engendrer des profits pour la société. Une organisation plus rationnelle permet également de moins gaspiller, en évitant la surproduction de documents notamment. Enfin, les équipes pourront compter sur un environnement de travail organisé et standardisé à tout moment, en bénéficiant par ailleurs d’une optimisation complète des flux de documents et d’informations au sein de l’entreprise.
La mise en application pour les processus administratifs
Le Lean mis en place en fonction des impératifs du secteur tertiaire est un moyen pertinent pour répondre à des problèmes récurrents auxquels les entreprises doivent faire face. Utilisés à l’origine dans les ateliers de production industrielle, ces concepts sont susceptibles d’être mis en œuvre avec profit pour assurer des activités administratives selon une efficacité maximale. Celles-ci impliquent un ensemble de tâches souvent chronophages, qui se révèlent au final dénuées de valeur ajoutée pour l’entreprise.
Pour autant, les opérations courantes effectuées dans les bureaux peuvent tout à fait être régies par des modes opératoires standardisés pour être plus fiables et plus efficaces. Face à une concurrence toujours plus importante, la compétitivité et la productivité sont désormais des notions incontournables dans tous les secteurs.
Le Lean Office a pour but de servir les intérêts communs de l’entreprise. Les objectifs partagés ici sont nombreux : diminuer les coûts, faciliter l’activité des équipes, mieux faire circuler l’information entre les différents groupes de collaborateurs, faciliter le travail de terrain le cas échéant, et plus largement concourir au bon développement de la société avec une gestion du temps et des priorités mieux maîtrisée.
Le déploiement de ces solutions est réalisé en amont de la mise en œuvre d’une méthode 5S. Celle-ci permet d’amener de l’ordre, de la propreté et une standardisation accrue au niveau des différents postes. Ces changements facilitent l’intégration des nouvelles recrues dans une société, notamment durant une phase de croissance. La méthode 5S va de pair avec une cartographie complète des processus à optimiser dans l’entreprise. Les salariés doivent être impliqués dans cette nouvelle organisation, à la fois pour diffuser plus largement l’information et pour sensibiliser tous les effectifs à travers un but commun.
Pour assurer le succès de cette méthode, un travail d’analyse doit être effectué en vue de définir les dysfonctionnements présents dans l’entreprise et les améliorations potentielles. Le Value Stream Mapping (VSM) est l’outil majeur à employer en la matière. Le VSM permet un recensement en groupe de toutes les activités d’une société, pour définir celles qui présentent une valeur ajoutée et celles qui sont inutilement chronophages.
Un outil pour mettre en œuvre
un processus d’amélioration continue ?
Les bénéfices de cette méthode pour l’entreprise
Dans le domaine de la production, ces techniques ont fait leurs preuves, permettant d’obtenir une hausse des rendements comprise entre 10 et 50 %. En fonction du domaine d’activité des sociétés, des transpositions sont possibles pour éviter les pertes de temps et d’argent avec des processus plus efficients tout au long de l’année. Les dépenses inutiles constituent l’un des grands problèmes des entreprises du secteur tertiaire.
Sur le terrain des économies obtenues par le biais d’une organisation revue en profondeur, sept postes de réduction peuvent être définis. Ils concernent la surproduction des documents papier et numériques, les délais d’attente à diminuer, les tâches relatives au transport des documents, le stockage d’informations inutiles, les opérations redondantes, les déplacements inutiles ainsi que les erreurs dues à des modes opératoires inefficaces ou mal assimilés. Là encore, un travail collaboratif est indispensable pour impulser le changement dans l’entreprise.
