Mener à bien ses projets est le but de tout manager et de toute entreprise qui souhaite réussir. Encore faut-il avoir la bonne méthodologie en matière de gestion de projet pour atteindre les objectifs fixés. Un projet se construit étape par étape en suivant un ordre précis, avec une équipe compétente, des coûts définis et maîtrisables, une affectation pertinente des ressources, etc. Cela demande ainsi de l’organisation et l’utilisation d’outils de gestion comme des tableaux de bord, le diagramme de Gantt pour un suivi en temps réel de l’avancée des tâches. Une gestion de projet exige donc de suivre des étapes cruciales que nous allons détailler ci-après.
Qu’est-ce que le pilotage de projet ?
Le pilotage de projet regroupe un ensemble d’actions ayant pour but de maîtriser son déroulement. Le pilotage permet de mieux gérer les contraintes, de respecter les échéances et d’avoir une vision globale de la progression du projet.
Concrètement, la gestion de projet demande d’avoir une bonne connaissance du périmètre du projet et d’assurer en toute simplicité le suivi grâce aux indicateurs définis au préalable et aux tableaux de bord.
En fait, le pilotage de projet couvre plusieurs aspects : maîtriser le budget et l’ajuster si nécessaire, choisir le bon manager capable d’encadrer l’équipe projet, surveiller si le planning prévisionnel est respecté et si le projet peut être livré dans les temps et savoir prendre les décisions appropriées si des risques sont identifiés.
Les 7 étapes à suivre pour un pilotage de projet efficace
1. Définir le projet est le point de départ. Il a besoin d’être anticipé de façon claire, précise et réaliste. Une vision répondant aux réels besoins de l’entreprise engendrera une meilleure adhésion des acteurs. De même, si le projet et ses objectifs sont bien compris et acceptés par l’équipe, celle-ci génèrera une productivité plus performante. Il est donc indispensable de déterminer :
- les enjeux ;
- les objectifs ;
- les priorités ;
- les ressources ;
- le budget ;
- les échéances ;
- les compétences à mettre en œuvre ;
- les rôles et les responsabilités de chacun.
2. Affecter des ressources est une tâche importante, car elle permet d’évaluer les moyens nécessaires pour accomplir telle ou telle tâche. Quelles sont les compétences dont vous disposez pour le projet ? Avez-vous besoin de recruter ? Si des recrutements sont nécessaires, établissez des process pour faciliter les intégrations de nouveaux collaborateurs. La gestion des ressources humaines constitue un point déterminant dans la réussite ou l’échec d’un projet.
3. Déployer un plan d’action est indispensable pour vous permettre de suivre et de voir l’avancée des tâches étape par étape. Il permet de poser un cadre et d’organiser l’ensemble des actions à mener sur une durée définie. Vous pouvez utiliser une solution de gestion pour vous aider, comme un outil de gestion pour visualiser votre plan d’action.
4. Établir le budget permet de mieux maîtriser les coûts. Souvent certains imprévus peuvent engendrer un dépassement budgétaire. Lors de l’élaboration de votre budget, prévoyez des seuils et des alertes qui vous permettront de réagir efficacement.
5. Organiser des réunions est essentiel pour obtenir un suivi régulier. Cela permet de faire le point sur les avancées et les tâches à venir.
6. Valoriser le travail de votre équipe est une étape qui ne doit pas être éludée. Dans le domaine de la gestion de projet, l’implication et la motivation des collaborateurs sont déterminantes de leur réussite ou de leur échec. Il faut donc savoir bien les gérer et les motiver pour en tirer le meilleur d’eux-mêmes.
7. Faire le bilan après la mise en œuvre du projet est un excellent moyen de tirer les leçons de ce qui a marché, de ce qui a été difficile à réaliser, ce qui aurait pu être géré différemment, etc. Ce bilan est crucial pour le pilotage des projets à venir.
Un outil pour améliorer
la gestion de projet ?
Les bénéfices d’utiliser un logiciel de gestion de projet
Gérer un projet demande de s’appuyer sur un outil de gestion de projet adapté à vos besoins. Il vous permet de bien répartir les tâches, d’avoir une organisation optimisée, d’avoir une meilleure maîtrise des délais de livraison et d’établir une bonne communication. Avec tous les outils de planification existants, comme celui de Gantt, le travail sera réparti équitablement entre chaque membre de l’équipe projet dans des délais réalisables.
De plus, les logiciels mis à votre disposition vous accompagnent vraiment dans la répartition des tâches en identifiant les personnes qui supportent de grosses charges de travail et ceux qui ont en moins. Vous pouvez aussi effectuer un suivi rigoureux du projet et trouver des solutions en cas de difficultés.
Enfin, la visualisation des tâches offre un meilleur aperçu de l’ensemble des activités de l’équipe. Le management ne peut qu’être performant dans le suivi des hommes et de leur travail.
Pour conclure, le lancement d’un projet se prépare soigneusement en faisant preuve d’organisation et de pertinence dans les choix à faire. Il s’agit de s’entourer de collaborateurs compétents qu’il faut savoir motiver et impliquer. Il faut également se doter d’outil de gestion de projet efficace et opter pour des méthodes de gestion qui ont fait leurs preuves.
