Comment bien gérer ses tâches pour gagner en efficacité ?
Savoir bien gérer ses tâches est l’un des éléments clés de la productivité et de l’efficacité, et c’est une qualité particulièrement recherchée pour les managers. Une bonne organisation permet de gérer son temps de manière plus efficace et de maximiser la réalisation de ses objectifs. Dans cet article, nous allons passer en revue les quatre étapes à suivre pour bien gérer ses tâches et organiser son travail, pour gagner en efficacité.
Étape 1 : Lister des tâches
La première étape d’une bonne gestion de tâches est de faire un recensement exhaustif, sous forme de liste, de toutes les choses à réaliser. Il est important de noter l’intégralité des tâches, qu’elles soient grandes ou petites, importantes ou non. Cela permet d’avoir une vue d’ensemble et de ne rien oublier. Il est également important de noter la date limite de chaque tâche afin de pouvoir les prioriser par ordre d’urgence comme nous le verrons juste en dessous.
Étape 2 : Prioriser les tâches
Il convient ensuite de prioriser les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Bien évidemment le but sera de commencer par les tâches les plus importantes et les plus urgentes, car ce sont celles qui ont le plus grand impact sur la réalisation des objectifs (impact / risque).
Cette méthode d’évaluation de la priorité en fonction de l’urgence et de l’importance a été théorisée par le Général Eisenhower dans une matrice qui porte son nom. Elle consiste à classer les tâches en quatre catégories :
- urgent et important,
- important mais pas urgent,
- urgent mais pas important
- ni urgent ni important.
C’est simple, visuel et efficace.
Étape 3 : Planifier les tâches.
Une fois que les tâches sont classées par ordre de priorité, il est temps de les planifier. Cela signifie attribuer une heure ou une date précise pour chaque tâche. Il est important de tenir compte du temps et des ressources nécessaires ainsi que du niveau de difficulté pour chaque tâche et de planifier en conséquence. Il faut également prendre en compte les autres engagements et les interruptions possibles pour éviter de planifier trop de tâches pour une seule journée. Cette planification tiendra aussi compte de son rythme biologique. On évitera de s’atteler à une tâche trop complexe juste après un déjeuner qui est généralement une période pendant laquelle notre énergie est focalisée sur le processus de digestion. Inversement, on planifiera les tâches demandant de la créativité sur des plages horaires où on se sent plus léger et moins pris.
Étape 4 : Suivre les progrès
La dernière étape est certainement celle qui est la plus souvent oubliée. Elle consiste à suivre les progrès et à ajuster la planification si nécessaire. Il est important de noter les tâches accomplies et celles qui ne sont pas encore faites. Cela permet de s’assurer que toutes les tâches sont effectuées à temps et de revoir les échéances. Les outils modernes de gestion de tâches permettent de visualiser l’avancement et surtout d’en informer les collègues pour optimiser la communication du travail en équipe.
En suivant ces étapes, il est possible d’organiser efficacement ses tâches et d’augmenter sa productivité et son efficacité. Cela permet de maximiser la réalisation des objectifs et de minimiser le stress et la pression liés aux tâches en retard.
Il est important de se rappeler que la gestion des tâches est un processus continu et qu’il est nécessaire de le revoir régulièrement pour rester efficace et pertinent. Une routine quotidienne en début ou fin de journée permet d’affiner au mieux le travail des prochaines heures.
Un bon conseil est de prendre un temps « calme » en fin de semaine, avant d’ouvrir le chapitre du week-end, pour faire le point sur les réalisations de la semaine et les objectifs de la semaine prochaine. Cette visibilité est un excellent moyen de faire baisser la charge mentale et permet de partir se reposer sereinement et de recommencer la semaine qui suit en étant immédiatement productif.