Retranscription automatique des réunions

Objectif de la retranscription automatique des réunions

La retranscription automatique des réunions dans Perfony permet de convertir directement la parole en texte exploitable et structuré. Ainsi, les utilisateurs gagnent du temps lors de la rédaction de comptes-rendus et peuvent identifier rapidement les décisions et actions, sans ressaisie manuelle.

Lors d’une réunion, l’attention des participants doit rester portée sur ce qui se dit : une idée, une information clé, un sujet à ne pas manquer ou encore le langage non verbal. La retranscription permet de conserver une trace fidèle des échanges tout en facilitant leur exploitation ultérieure. De manière synthétique, une réunion fait émerger plusieurs types de contenus : informations, décisions, actions et tâches.

Définition de la retranscription automatique

La retranscription automatique des réunions est une fonctionnalité intégrée à Perfony qui utilise l’intelligence artificielle pour générer un texte complet à partir de l’audio d’une réunion.

Grâce à cette technologie, le texte produit peut ensuite servir de base pour :

• la rédaction du compte-rendu

• l’alimentation de la synthèse automatique (RIDA)

• la création des décisions et actions

Accès à la retranscription automatique des réunions

Cette fonctionnalité est disponible directement depuis l’interface de réunion dans Perfony.

Pour l’utiliser :

1. Lancez la réunion en cliquant sur l’icône Démarrer.

2. Ouvrez ensuite le bandeau de retranscription via l’icône « Transcription ».

Étapes de la retranscription automatique des réunions

1) Activer la retranscription automatique

Démarrez la réunion dans Perfony. Puis, dans l’onglet compte-rendu de la réunion, activez la transcription automatique (1). Perfony commence alors immédiatement la capture audio.

2) Conversion de l’audio en texte

L’intelligence artificielle analyse en continu le flux audio et convertit les interventions en texte, sans intervention manuelle. La transcription devient visible en temps réel dans l’interface dédiée.

Note : Pendant la réunion, vous pouvez également changer d’onglet pour consulter d’autres éléments ou même une autre réunion. L’onglet de retranscription reste actif et continue d’enregistrer les échanges, même lorsque vous naviguez ailleurs dans Perfony ou manipulez la réunion.

3) Attribution des intervenants

Au démarrage, chaque voix est affichée sous la forme Intervenant 1, Intervenant 2, Intervenant 3, etc.

Il est ensuite possible de cliquer sur ces étiquettes pour accéder à la liste des participants et les associer à la bonne personne. Cette fonctionnalité améliore la lisibilité et facilite l’identification de chaque prise de parole.

4) Exploitation de la transcription automatique

À la fin de la réunion, vous pouvez cliquer à nouveau sur le micro pour couper la retranscription. Elle est disponible dans l’onglet Transcription, pour l’exploiter dans le compte-rendu, il est nécessaire de cliquer sur l’icône qui vous permet de copier la retranscription dans le compte-rendu (1).

La transcription est alors intégrée directement dans le compte-rendu de la réunion, où elle peut être relue, complétée ou synthétisée. Une fois copiée, la transcription peut être utilisée pour :

• enrichir le compte-rendu,

• alimenter la synthèse automatique (RIDA),

• identifier et créer les décisions et les actions à suivre.

Importer un fichier pour générer une retranscription

La retranscription automatique peut également être générée à partir de fichiers existants, sans lancer une réunion en direct dans Perfony.

Deux formats sont pris en charge :

• Fichier VTT : format de sous-titres, généralement issu de Microsoft Teams

• Fichier MP4 : fichier vidéo contenant la piste audio de la réunion

Dans les deux cas, Perfony analyse le contenu du fichier afin de convertir l’audio en texte et de générer automatiquement une retranscription exploitable.

L’import d’un fichier permet notamment de :

• retranscrire une réunion déjà tenue,

• exploiter un enregistrement Teams,

• générer un compte-rendu à partir d’une vidéo existante.

Une fois le fichier importé, la retranscription est traitée de la même manière qu’une retranscription issue d’une réunion en direct : elle peut être copiée dans le compte-rendu, utilisée pour la synthèse automatique et servir à l’identification des décisions et des actions.

Bonnes pratiques

• Utiliser un micro central ou un équipement audio de bonne qualité

• Lorsque plusieurs participants prennent la parole, annoncer le nom ou le rôle avant chaque intervention

Résumé

En résumé, la retranscription automatique des réunions transforme la parole en texte structuré. Elle réduit le temps consacré à la rédaction des comptes-rendus et facilite l’identification des décisions et actions. Elle constitue ainsi une étape clé du processus de pilotage et de suivi des réunions dans Perfony.

Catégorie : Réunions & IA
Sous-catégorie : Transcription
Tags : RIDA, IA, Compte-rendu, Productivité, Automatisation

Pour aller plus loin, consultez les articles dédiés à la synthèse automatisée dans Perfony ou à l’exploitation des décisions et des actions identifiées, qui détaillent son paramétrage et son utilisation dans vos comptes‑rendus de réunion.