Aan de slag met de auditfunctie

Audit van acties

In een map waarin de “audit”-functie is ingeschakeld, verschijnt voor elke deelnemer in de map een knop “auditor”.

Met deze functie kan een “auditstroom” worden opgezet tussen auditors en auditees.

• Je hebt een Executive-licentie nodig om de auditorrol aan een gebruiker te kunnen toevoegen of verwijderen,
• Om auditor te worden, moet je minstens een vliegbrevet hebben en piloot of plaatsvervangend piloot zijn voor een dossier,
• Met een Executive licentie ben je deelnemer aan een dossier en auditor.

Je kunt direct op het tabblad “Deelnemers” zien wie er naar een bestand luistert:

Acties in het menu “Mijn mappen

Een auditor kan de audit van een of meer acties starten door op het juiste pictogram te klikken. Standaard zijn er 3 pictogrammen geïntegreerd:

Dit pictogram geeft een punt van waakzaamheid aan. Er is een risico/defect gemeld/waargenomen.

Dit pictogram betekent dat de aangevraagde correctie is uitgevoerd door de beoordeelde en nog moet worden gevalideerd door de beoordelaar.

Dit pictogram betekent dat de correctie is gevalideerd en de audit met succes is voltooid.

De beoordeelde is de persoon die verantwoordelijk is voor de actie en ziet het pictogram aan het einde van de actie en de reeks pictogrammen in het vervolgkeuzemenu:

Deze actie opent het tabblad “audit” in de actie, waardoor een vertrouwelijke dialoog tussen de auditor en de auditee mogelijk wordt (inhoud onzichtbaar voor andere deelnemers die geen auditor van het dossier zijn):

PS: Een nieuwe status of opmerking wordt aangegeven met een rode stip op het tabblad ‘Audit’ en er is ook een waarschuwingsstroom per e-mail beschikbaar.

Zodra de beoordelaar het waarschuwingspictogram heeft geactiveerd, heeft de beoordeelde de mogelijkheid om de status van de audit te wijzigen in “auditverwerking”. De beoordelaar kan echter elke auditstatus selecteren en ernaar terugkeren, in tegenstelling tot de beoordeelde, die alleen de status “audit verwerken” kan selecteren als de actie is “gemarkeerd”.

Alleen de auditor kan de status van de audit wijzigen in “audit gevalideerd”:

In het menu “Mijn acties

Een specifieke lijst van alle gecontroleerde acties is beschikbaar voor de beoordelaar en de beoordeelde:

PS: Er is een Excel-export van de gecontroleerde acties beschikbaar.

Op het dashboard

Op de pagina “Widgets” hebben auditors en geauditeerden een visuele indicatie van het aantal geauditeerde acties per status en een klik brengt je naar “mijn geauditeerde acties”.