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Animer une réunion avec l’IA dans Perfony

Créé le
Dernière mise à jour le
parJonathan BLOYS
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Perfony : présentation du flux de traitement des non-conformité

Objectif : ce guide vous montre comment orchestrer vos réunions dans Perfony, tirer parti de l’IA pour la retranscription, la synthèse et la création d’actions et décisions, et structurer efficacement le suivi post-réunion.

Avant la réunion : préparation et cadrage

Avant même de lancer une réunion, une préparation minutieuse est essentielle pour maximiser l’efficacité et la productivité.

Préparer efficacement :

  • Définissez les points à traiter et les objectifs de la réunion.

  • Identifiez les participants et préparez le plan d’action associé, si nécessaire.

  • Appliquez la méthode RIDA (Résultat, Information, Décision, Action) : chaque élément échangé devra pouvoir être capturé et exploité correctement.

    • Les informations correspondent aux données ou faits importants.

    • Les décisions sont les choix ou orientations validés pendant la réunion. Elles seront ajoutés au relevé de décisions, et repris lors de la réunion suivante.

    • Les actions sont les tâches concrètes découlant d’une décision ou d’une information.

  • Préparez un compte-rendu vierge dans Perfony ou vérifiez l’existant pour centraliser vos notes.

Une réunion bien préparée permet à l’IA de générer des synthèses plus précises et facilite la création des actions et décisions dès la réunion.

Pendant la réunion : capter les échanges

L’objectif de cette phase est de capturer toutes les interventions et de faciliter l’analyse par la suite.

1. Retranscription automatique

Perfony propose une retranscription automatique pour transformer la parole en texte exploitable :

  • Activez la retranscription depuis l’interface réunion

  • Chaque voix est initialement affichée comme Intervenant 1, 2, 3… et peut être reliée à un participant réel.

  • La transcription est visible en temps réel dans l’onglet Transcription.

Import de fichiers existants :

2. Prise de notes et IA

  • Vous pouvez prendre des notes manuelles ou utiliser la retranscription.

  • L’icône IA est disponible à tout moment pour générer la synthèse, que ce soit pendant la réunion (statut En cours) ou après la réunion.

Conseil organisationnel :

  • Laissez l’IA capturer le texte pour réduire la charge cognitive et vous concentrer sur l’animation et les décisions.

Après la réunion : transformer l’échange en matière exploitable

 

1. Fenêtre de synthèse automatique

Une fois vos notes ou la retranscription terminée, cliquez sur « Synthèse » dans l’interface de réunion. La fenêtre de synthèse propose quatre formats :

  1. Synthèse simple : résumé sans actions ni décisions.

  2. RIDA : capture toutes les informations, actions et décisions.

  3. Actions et décisions : liste uniquement des actions et décisions.

  4. Synthèse complète + Actions + Décisions : résumé global, avec toutes les actions et décisions identifiées.

Fonctionnalités clés :

  • L’IA identifie chaque action et décision et propose de les créer directement dans Perfony.

  • Pour chaque élément créé, il est possible de vérifier ou modifier : échéance, responsable, origine (dossier), priorité, description et pièce jointe.

  • Les actions sont ajoutées au plan d’action et surlignées dans le compte-rendu.

  • Les décisions sont ajoutées au relevé des décisions et surlignées dans le compte-rendu.

→ En savoir plus sur la synthèse automatique
→ Créer et exploiter les décisions et actions

Conseil académique :

  • Le format RIDA est recommandé même pour des notes simples. Il structure la réunion et facilite le suivi.

  • Priorisez les actions réellement impactantes et relisez les décisions avant validation.

2. Gestion post-synthèse

  • Fermez la fenêtre en cliquant sur « Insérer ».

  • Le compte-rendu s’affiche automatiquement, permettant de :

    • Modifier ou compléter le texte.

    • Ajuster les actions et décisions directement depuis le compte-rendu.

Bonnes pratiques :

  • Relisez chaque action pour vérifier le responsable et l’échéance.

  • Exploitez la synthèse pour analyser la qualité de la réunion et identifier les points d’amélioration pour la prochaine session.

Après la réunion : pilotage et continuité

  • Suivez les actions dans le plan d’action et intégrez-les aux dossiers Perfony pour centraliser le suivi et automatiser les rappels.

  • Historique et traçabilité pour toutes les décisions, afin d’assurer le suivi opérationnel.

Bonnes pratiques pour l’animation avec l’IA

  • Choisir le format de synthèse selon le type et l’objectif de la réunion.

  • Vérifier l’attribution des actions et décisions avant validation.

  • Profiter de la synthèse pour responsabiliser les participants.

  • Utiliser les fonctionnalités d’import (VTT, MP4) pour capitaliser sur des réunions passées.

 

Résumé

Perfony couvre tout le cycle d’une réunion :

  1. Retranscription automatique en temps réel ou à partir de fichiers importés.

  2. Synthèse automatique avec différents formats (RIDA recommandé).

  3. Création et suivi des actions et décisions dans le compte-rendu et le plan d’action.

  4. Exploitation post-réunion pour pilotage, traçabilité et amélioration continue.

 

Catégorie : Réunions & IA
Sous-catégorie : Animation de réunion
Tags : IA, retranscription, synthèse automatique, actions, décisions, plan d’action, productivité, organisation

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