Casos de uso

Como eu administro o processo RGPD com Perfony e não esqueço nada!

25 de maio de 2018 para todos aqueles que estiveram envolvidos no cumprimento do RGPD, era a data limite.

Mas é também o início de uma nova maneira de ver a proteção de dados pessoais onde as empresas são convidadas a serem pró-ativas no assunto.

Como um processo ISO, a conformidade com o RGPD deve ser uma verdadeira mudança de mentalidade para toda a empresa e não se aplica apenas ao DPO.

Contexto

O que é importante deixar claro é que o “RGPD” não é simplesmente uma soma de regras, mas é antes de tudo uma abordagem que visa assegurar uma melhor proteção dos dados pessoais.

Uma vez que se estende ao longo do tempo, requer um monitoramento regular e compromete a empresa com um processo de melhoria contínua.

Como DPO, eu queria ter uma ferramenta de apoio para meu grupo de trabalho porque todos nós estamos em departamentos diferentes. Meu objetivo com a Perfony era ser capaz de realmente administrar este assunto, a longo prazo, e ser capaz de transmiti-lo quando necessário.

Como o Perfony é usado para administrar o RGPD?

  • Agrupei todas as pessoas dos diferentes departamentos que estavam envolvidas no cumprimento do RGPD em uma única ferramenta comum e escolhemos o Perfony.
  • Foi criado um arquivo RGPD, reunindo todos os participantes.
  • Também foi criada uma reunião de direção trimestral e, graças à ferramenta de recorrência, só tive que fazer isso uma vez.
    • A agenda para esta reunião é atualizada trimestralmente. É criado de forma colaborativa graças às sugestões feitas pelos participantes. Esta abordagem de co-construção encoraja o envolvimento dos participantes.
    • Alguns itens da agenda são sistematicamente (e automaticamente) renovados, tais como o monitoramento de registros.
  • Durante essas reuniões, discutimos desenvolvimentos legais em proteção de dados, compartilhamos as melhores práticas detectadas dentro de nossa organização ou identificadas externamente, e decidimos sobre ações de melhoria que serão implementadas. Estas decisões são imediatamente registradas no Registro de Decisões e as ações resultantes são atribuídas aos vários gerentes.
    As atas dessas reuniões são nosso road book para os próximos meses e estão disponíveis no final da reunião.
  • Como nos reunimos apenas a cada três meses, é muito importante que as decisões e ações sejam formalizadas sem ambigüidade e acessíveis a todos, mesmo fora de nossas reuniões.
  • Entre nossas reuniões, todos compartilham o progresso de suas ações e podem relatar informações importantes ou dificuldades encontradas para não ficarem presos.
  • Os produtos (registros, políticas de segurança…) também são compartilhados diretamente em nossa pasta comum.
  • Também criamos uma etiqueta “RGPD” para que todos na empresa possam compartilhar conosco as ações que estão tomando ou sugerir ações. Estas ações são automaticamente incluídas em nossa revisão do plano de ação durante nossas reuniões.

“O DPO é uma nova responsabilidade, por isso foi difícil obter uma imagem clara do trabalho. Por isso, escolhemos uma organização sólida, em torno de uma única ferramenta centralizadora, que é a espinha dorsal de nossa equipe RGPD”.

Benefícios

Velocidade

Conseguimos produzir os registros rapidamente, envolvendo todos os departamentos para os quais foi necessário, sem trocar centenas de e-mails. Cada elaboração de um registro era objeto de uma ação na qual os interlocutores podiam colaborar até a entrega.

Compartilhamento de informações

Todos sabem o que têm que fazer. Todos os participantes do grupo de trabalho do RGPD sabem onde encontrar as informações e mesmo aqueles que não fazem parte do grupo podem interagir com a equipe.

Direção

Os tópicos estão realmente avançando, apesar do longo intervalo entre nossas reuniões, por um lado, e a fragmentação de nosso grupo de trabalho na empresa, por outro.

Fuididity

Como a organização é bem estabelecida, o RGPD é fluido dentro da empresa.

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