Casos de uso

Cómo gestiono el proceso de RGPD con Perfony y no me olvido de nada!

El 25 de mayo de 2018 para todos los que han participado en el cumplimiento del RGPD, fue la fecha de corte.

Pero también es el comienzo de una nueva forma de ver la protección de los datos personales en la que se invita a las empresas a ser proactivas en la materia.

Al igual que un proceso ISO, el cumplimiento del RGPD debe suponer un verdadero cambio de mentalidad para toda la empresa y no sólo se aplica al RPD.

Contexto

Lo que es importante dejar claro es que el “RGPD” no es simplemente una suma de normas, sino que es ante todo un enfoque que pretende garantizar una mejor protección de los datos personales.

Al estar repartido en el tiempo, requiere un seguimiento periódico y compromete a la empresa en un proceso de mejora continua.

Como RPD, quería tener una herramienta de apoyo para mi grupo de trabajo, ya que todos estamos en diferentes departamentos. Mi objetivo con Perfony era poder manejar realmente este tema, a largo plazo, y poder transmitirlo cuando fuera necesario.

¿Cómo se utiliza Perfony para gestionar el RGPD?

  • Agrupé a todas las personas de los diferentes departamentos que participaban en el cumplimiento del RGPD en una herramienta común y única y elegimos Perfony.
  • Se creó un archivo RGPD que reunía a todos los participantes.
  • También se creó una reunión de dirección trimestral, y gracias a la herramienta de recurrencia, sólo tuve que hacerla una vez.
    • El orden del día de esta reunión se actualiza trimestralmente. Se crea de forma colaborativa gracias a las sugerencias de los participantes. Este enfoque de co-construcción fomenta la implicación de los participantes.
    • Algunos puntos del orden del día se renuevan sistemáticamente (y de forma automática), como el control de los registros.
  • Durante estas reuniones, debatimos las novedades legales en materia de protección de datos, compartimos las mejores prácticas detectadas dentro de nuestra organización o identificadas externamente, y decidimos las acciones de mejora que se llevarán a cabo. Estas decisiones se registran inmediatamente en el Registro de Decisiones y las acciones resultantes se asignan a los distintos gestores.
    Las actas de estas reuniones son nuestro libro de ruta para los próximos meses y están disponibles al final de la reunión.
  • Como sólo nos reunimos cada tres meses, es muy importante que las decisiones y acciones se formalicen de forma inequívoca y sean accesibles para todos, incluso fuera de nuestras reuniones.
  • Entre nuestras reuniones, cada uno comparte el progreso de sus acciones y puede informar de la información importante o de las dificultades encontradas para no quedarse estancado.
  • Los entregables (registros, políticas de seguridad…) también se comparten directamente en nuestra carpeta común.
  • También hemos creado una etiqueta “RGPD” para que todos los miembros de la empresa puedan compartir con nosotros las acciones que están llevando a cabo o sugerir acciones. Estas acciones se incluyen automáticamente en la revisión de nuestro plan de acción durante nuestras reuniones.

“La OPD es una responsabilidad nueva, por lo que fue difícil hacerse una idea clara del trabajo. Así que elegimos una organización sólida, en torno a una única herramienta centralizadora, que es la columna vertebral de nuestro equipo de RGPD”.

Beneficios

Velocidad

Pudimos elaborar los registros rápidamente, implicando a todos los departamentos para los que era necesario, sin intercambiar cientos de correos electrónicos. Cada redacción de un registro era objeto de una acción en la que los interlocutores podían colaborar hasta la entrega.

Intercambio de información

Todo el mundo sabe lo que tiene que hacer. Todos los participantes en el grupo de trabajo del RGPD saben dónde encontrar la información e incluso los que no forman parte de él pueden interactuar con el equipo.

Dirección

Los temas avanzan realmente, a pesar del largo intervalo entre nuestras reuniones, por un lado, y de la fragmentación de nuestro grupo de trabajo en la empresa, por otro.

Fuidez

Como la organización está bien establecida, el RGPD es fluido dentro de la empresa.

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