De functie Oorzaakanalyse gebruiken

Weergave van het tabblad Oorzaakanalyse in uw map

Als de optie is geactiveerd in het mappensjabloon, verschijnt er een nieuw tabblad Oorzaakanalyse in uw mappen die dit sjabloon gebruiken.

Dit tabblad is verdeeld in :

1. Een beheerpaneel (selecteren, exporteren, sorteren)
2. Een methode weer te geven zone
3. Blokken voor oorzaakanalyse (één blok per non-conformiteit)

Een oorzaakanalyseblok voltooien

Het blok Oorzaakanalyse bevat een reeks informatie waarmee de oorzaakanalysemethode kan worden gebruikt om de hoofdoorzaak en corrigerende maatregelen te identificeren en gegevens te groeperen voor verdere analyse.

Elk blok bevat de volgende informatie:

• Titel
• Aanmaakdatum bestand
• Datum incident
• Bron
• Entiteit
• Service
• Type
• Bedrag
• Aansprakelijkheid
• Beschrijving

Het veld “Bedrag” is een numerieke waarde.

Het veld ‘Verantwoordelijkheid’ wordt ingevuld door de analyse van oorzaken (zie hieronder).

Tip Perfony 🚀 : U kunt de vervolgkeuzemenu’s voor “Bron”, “Entiteit”, “Dienst” en “Type” aanpassen.

Zoeken naar de hoofdoorzaak (5 Waarom)

Onder de beschrijving vind je het eerste veld, “Waarom”.

• Vul de eerste oorzaak in
• Klik indien nodig op + Waarom om naar de hoofdoorzaak te gaan.

Verantwoordelijkheid bepalen

Verbind elke oorzaak met een verantwoordelijkheid:

• Intern
• Leverancier
• Klant

Een visuele indicator (stippen) vat de verdeling samen.

De kriticiteit van een oorzaak berekenen

Wanneer je op het pictogram voor kriticiteitsberekening klikt, biedt Perfony je een automatische berekening op basis van 3 criteria:

• Zwaartekracht
• Frequentie
• Bestaan van preventieve maatregelen

De mate van kritiekheid bepaalt de prioriteit van corrigerende maatregelen:

De details van de schalen worden uitgelegd in het artikel: inzicht in de berekening van de kriticiteit van een oorzaak.

Afhankelijk van het resultaat neemt het pictogram de juiste kleur aan.

De kriticiteit van de oorzaak is direct van invloed op de prioriteit van de corrigerende maatregel volgens de volgende tabel:

Creëer een corrigerende actie

• Bevestig de identificatie van de hoofdoorzaak door op de knop links van de oorzaak te klikken.
• Klik in het onderstaande veld op Een corrigerende actie maken
• Vul het actieformulier in

De actie wordt weergegeven:

• In het blok Oorzaakanalyse
• In je traditionele weergaven (lijst, kanban, Gantt)

Meerdere oorzaken toevoegen

Je kunt meerdere oorzaken koppelen aan dezelfde non-conformiteit (met name met behulp van de 5M-methode).

• Klik op + Oorzaak om een nieuwe toe te voegen

Beheren van de implementatie en beoordeling van corrigerende maatregelen

• Follow-up van de actie zoals voor elke klassieke actie (verantwoordelijke, voortgang…)
• Evaluatie van de effectiviteit door de projectleider nadat de actie is voltooid
• Beschikbare statussen: te beoordelen, effectief, ineffectief

Uw analyses archiveren en exporteren

• Archiveer een oorzaakanalyse: selecteer > Drop-downmenu > Archiveer
• Exporteer je gegevens: selecteer > Drop-down menu > Exporteer .pdf of .xls

Tip Perfony 🚀 Met exporteren kun je je resultaten bijhouden of delen met andere teams.

In een notendop

Dankzij de functie Oorzaakanalyse biedt Perfony je een complete aanpak voor :

• De hoofdoorzaken van uw problemen identificeren
• Corrigeer uw non-conformiteiten op de lange termijn
• Verbeter uw kwaliteitsprestaties

Reageer op de echte oorzaken, niet op de symptomen!