Valutazione della performance di una riunione

1- Principi

Le valutazioni della riunione sono attivate dal responsabile della riunione. La valutazione è anonima, nessun dato viene registrato o salvato e il punteggio della riunione è una sintesi delle singole valutazioni. La valutazione è codificata a colori (rosso/arancio/verde) in base a 3 criteri:

• Preparazione della riunione
• Come funziona
• Cosa emerge

La valutazione è semplice e richiede meno di un minuto.

2- Ruoli e diritti

Il pilota (e il copilota) possono attivare la valutazione al termine di una riunione. Possono valutare loro stessi la riunione. I partecipanti presenti alla riunione saranno quindi invitati a compilare un questionario entro un determinato periodo di tempo.

3- Come funziona

Al termine di una riunione, il responsabile della riunione (o uno dei co-leader) può avviare la valutazione della riunione dal menu che modifica lo stato della riunione . Dovranno poi scegliere gli elementi che compongono la relazione . La riunione verrà quindi messa in valutazione con i pulsanti di valutazione attivati . Ogni partecipante presente riceverà una notifica che lo invita a valutare la riunione. Il periodo di tempo in cui è possibile effettuare la valutazione e i limiti di valutazione sono parametri aziendali.

Ogni partecipante può quindi valutare l’incontro scegliendo di rispondere al questionario (1 minuto) o di utilizzare i righelli in base ai tre criteri di valutazione chiave (15 secondi).

I 3 criteri di valutazione riguardano sia il lavoro personale che quello del gruppo. Essi forniscono risposte a queste domande fondamentali:

1. La riunione è stata ben preparata?
2. Abbiamo parlato degli argomenti giusti?
3. Vengo via sapendo cosa devo fare?

Al termine del tempo assegnato, la valutazione della riunione è completa. Nel riquadro “Prestazioni” della riunione vengono visualizzati un punteggio e una tendenza. Facendo clic sul punteggio si apre una finestra che mostra i dettagli in base ai tre criteri.

4- Buone pratiche

Troppe valutazioni uccidono la valutazione. Se siete preoccupati per l’andamento delle vostre riunioni, sarà sufficiente effettuare valutazioni sistematiche ogni trimestre o semestre. Questo vi consentirà di stare sufficientemente indietro senza cadere nella trappola della valutazione di routine, che vi impedisce di esprimere un parere ponderato e meditato.

Uno dei ruoli del management è garantire che l’organizzazione in cui ci evolviamo sia sana e virtuosa. In media, passiamo 16 anni della nostra vita in riunione (dati Perfony). È un dato che merita una seria riflessione in termini di rischi di deriva e di aree di miglioramento.

La valutazione rosso/arancio/verde, oltre a essere visiva e comprensibile da tutti, permette al manager attento di concentrarsi sulle riunioni valutate in rosso. Una discussione con il manager può rivelare le cause del malfunzionamento:

• Ordine del giorno
• Partecipante
• Obiettivi
• Animazione
• …