Casos de uso

¿Cómo puedo hacer que mis procesos sean manejables y operativos?

Descubra cómo nuestros clientes utilizan Perfony para dar visibilidad incluso a los procesos más pequeños, de modo que puedan ser realmente gestionados y operados.

Contexto

Director de operaciones de un editor de software, estoy acostumbrado a las herramientas informáticas y he probado muchas de ellas.

Lo usamos para seguir el progreso del desarrollo, usamos Salesforce para la parte de CRM, pero por otro lado, perdemos mucho tiempo, visibilidad y energía para los procesos de soporte y gestión.

Los buzones de correo electrónico se utilizan como herramienta de dirección y seguimiento, pero esta información queda ahogada por los intercambios y otros temas.

La implantación de una nueva herramienta de gestión de procesos es complicada porque los equipos no tienen mucho tiempo para dedicarle y sienten que se les impone una carga de trabajo adicional.

Descubrí Perfony, una plataforma colaborativa, cuya estructura permite arquitecturar los pasos del proceso y hacerlos operativos con planes de acción.

¿Cómo utilizamos Perfony con mis equipos?

  • En mi espacio Perfony, creo una carpeta para cada proceso, por ejemplo “apoyo al proyecto del cliente”.
  • Creo subcarpetas por cliente.
  • Añado como participantes en los expedientes a todos los interlocutores necesarios, incluidos los clientes cuando es necesario. La licencia libre para los participantes permite la máxima apertura.
  • Cada expediente de cliente tiene un plan de acción estándar que creo una vez y guardo como plantilla. Luego, para cada cliente, llamo al plan de acción estándar. Introduzco la fecha límite y todo el GANTT se crea automáticamente. Sólo tengo que rellenar las funciones y responsabilidades.
  • El indicador visual de progreso de cada archivo me permite ver de un vistazo qué archivos están progresando y cuáles necesitan un apoyo especial.
  • Para la revisión periódica, pude poner una lista de control en la carpeta de los padres, lo que permite escudriñar todos los temas sin el riesgo de dejar de lado una acción clave.
  • Para los comités de dirección con clientes, el módulo “reunión” de Perfony permite convocar acciones por expediente o palabra clave, estructurar un orden del día y, sobre todo, generar un informe de la reunión en un solo clic, agrupando las decisiones tomadas y el progreso de las acciones.

“Con Perfony, sabemos dónde estamos para cada proceso. No olvidamos nada, y todos sabemos dónde encontrar la información adecuada.

La visión que Perfony nos da de nuestro negocio nos permite impulsarlo de verdad”.

Beneficios

Centralización

Una única herramienta para gestionar todos mis procesos secundarios y de gestión: no es necesario instalar y formarse en varias soluciones diferentes.

Todo en uno

Puedo construir la arquitectura de mis procesos en Perfony, y tendré todos los elementos necesarios: acciones, tareas, participantes

Integración

Gracias al addin de outlook convierto un email en una acción que pongo en la parte correspondiente del proceso. Con la pestaña Teams, abro mi plan de acción por carpetas directamente en Teams al mismo tiempo que hago mi visio con el equipo y el cliente.

Interactivo

Comparto la visión de todo o parte de un proceso con las personas implicadas que pueden interactuar en tiempo real. La gestión de mis procesos es dinámica y se ajusta a la realidad operativa de mi negocio.

Reducción de los correos electrónicos

Las acciones e intercambios relacionados con el proceso gestionado por Perfony se realizan directamente en la plataforma, en el lugar y con las personas adecuadas.

Exhaustivo

Con la vista de carpetas y subcarpetas y los indicadores asociados, sé inmediatamente si una parte del proceso merece más atención y, al mismo tiempo, puedo estar seguro de que ninguna acción clave quedará a la deriva.

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