Nu durft niemand de grote belangen van
operationele uitmuntendheid
. Voor een bedrijf is dit van essentieel belang om de kosten beter te beheersen en om verspilling in verband met de productie te voorkomen. Het is echter veel moeilijker vast te stellen welke processen met voorrang moeten worden uitgevoerd. Hier zijn enkele ideeën die u kunnen helpen over dit onderwerp na te denken!
Een menselijk systeem boven alles!
Operationele prestaties zijn vooral gebaseerd op eenvoudige en menselijke beginselen. In geen geval mag het streven naar uitmuntendheid uitsluitend gericht zijn op methoden, processen of de organisatie zelf. U kunt het best mogelijke werksysteem definiëren, maar het zal nutteloos zijn als het niet wordt aangestuurd door de werknemers en managers in het veld. Als dit niet het geval is (of als belangrijke verbanden tussen de verschillende punten ontbreken), zult u niet in staat zijn de operationele uitmuntendheid te bereiken die u nastreeft.
Om een van deze beginselen beter te begrijpen, volstaat het een analogie te gebruiken tussen de verschillende fasen van deze methoden en het menselijk lichaam. Het bepalen van een strategie zou dan neerkomen op het gebruiken van de ogen om een beeld te krijgen van het pad dat moet worden gevolgd om het gewenste doel te bereiken. Het personeel en het management zouden worden gelijkgesteld met het hart, omdat zij in staat zijn het hele lichaam te voeden. De managers die belast zijn met de besluitvorming en de juiste overdracht van informatie zijn verbonden met het centrale zenuwstelsel. Twee competenties die essentieel zijn voor dit operationele beleid zouden de benen symboliseren: innovatie- en verbeteringscapaciteiten. De wapens zouden worden weergegeven door concrete elementen, zoals productieprocessen en verschillende interne methodologieën.
Zoek steun bij leiders
Verwacht geen productiviteitsprestaties zonder sterke steun van de leiding van het bedrijf! Dit onderzoek moet duidelijk deel uitmaken van het DNA van de onderneming en door alle werknemers worden gedeeld. Het personeel in het veld moet het ook in zijn dagelijks werk integreren. Leiders zullen het moeten toepassen om hun teams beter te leiden en het beste uit hen te halen op een zorgzame manier.
Alvorens de eerste stappen te zetten (probleemanalyse, strategiebepaling, zoeken naar vaardigheden, bepalen van de beste indicatoren voor sturing, Lean en Six Sigma methoden, enz.
Zonder deze steun zal uw beleid eenvoudigweg mislukken. Bedenk dat een proces pas volledig nuttig en doeltreffend wordt als de gebruikers de voordelen ervan begrijpen. Deze zullen voorstellen kunnen doen om ze in de toekomst te verbeteren. U zult dit resultaat niet kunnen bereiken als het proces door de hiërarchie is opgelegd.
Een instrument om te bereiken
operationele uitmuntendheid op het werk?
Duidelijke processen vaststellen
Voordat u uw team volledig kunt betrekken, moet u al uw processen identificeren en definiëren. Ook moet worden nagegaan in hoeverre elk van hen bijdraagt tot de verbetering van de productiviteit. De reikwijdte van dit werk is breed en welomschreven. U zult geïnteresseerd zijn in de SIPOC wat staat voor Leverancier, Input, Proces, Output, Klant. Elk proces moet op een gestandaardiseerde manier worden gedocumenteerd op basis van verschillende uitvoeringen met zo weinig mogelijk variatie.
U mag ook niet vergeten alle criteria op te sommen die nodig zijn voor de besluitvorming en de verschillende operaties om de activiteit te sturen. Elk zal duidelijk worden gedefinieerd en gekwantificeerd om later veel problemen te voorkomen. U zult ook het schema (en alle stappen) die tot de uiteindelijke keuze hebben geleid, in detail beschrijven.
Zowel standaard als flexibel
Zodra deze lijst is opgesteld, moet elke referentie worden geanalyseerd onder het prisma vanoperationele uitmuntendheid (slank beheer of Six Sigma bijvoorbeeld). Sommige processen kunnen dan worden omschreven als “standaard” en andere als “flexibel”. Let wel, deze classificatie mag niet worden vastgesteld. Het is immers niet ongewoon dat een onderneming haar strategie en haar toekomstvisie wijzigt onder invloed van talrijke en uiteenlopende parameters, en zich zo dwingt een nieuwe omgeving te implementeren.
Om het risico van frequente veranderingen te beperken, zijn deskundigen het erover eens dat het beter is niet te proberen alle bestaande processen te definiëren. Als u dat doet, stelt u zich bloot aan regels die veel te ingewikkeld zijn en moeilijk op lange termijn te handhaven. Integendeel, uw doelstelling moet zijn om alle processen die ten minste 80% van de activiteit van de onderneming bestrijken, in detail te beschrijven. Pas op, een dergelijk beginsel kan niet in alle omstandigheden worden toegepast! Sommige bedrijven hebben meer precisie nodig vanwege hun productie in grote volumes, hun hoge non-kwaliteitspercentage of het belang van veiligheidsrisico’s.
U zult ook voorzichtig moeten zijn met processen die veel op elkaar lijken. Uw organisatie kan gevestigd zijn op verschillende productiesites of op verschillende nationale of regionale kantoren. In dit geval zou het zinvol zijn zich te concentreren op het standaardiseren van de processen zonder te proberen het model complexer te maken. Toch verdient het de voorkeur de tijd te nemen voor een lichte mate van aanpassing om rekening te houden met alle specifieke kenmerken van elke plaatselijke context. Het proces zal gemakkelijker te assimileren zijn door alle teams, terwijl kosten en afval verder zullen worden teruggedrongen.