Ga naar de hoofdinhoud

Hoe kunnen we helpen?

een vergadering leiden met AI

Gemaakt op
Dernière mise à jour le
doorJonathan BLOYS
Print
U bent hier:
< Alle onderwerpen
Perfony: presentatie van de workflow voor de verwerking van niet-overeenstemming

Doel: deze gids laat zien hoe je vergaderingen kunt organiseren in Perfony, gebruik kunt maken van AI voor het transcriberen, samenvatten en creëren van acties en beslissingen, en de follow-up na de vergadering efficiënt kunt structureren.

Voor de vergadering: voorbereiding en omkadering

Zelfs voordat een vergadering van start gaat, is een zorgvuldige voorbereiding essentieel om de efficiëntie en productiviteit te maximaliseren.

Effectieve voorbereiding :

  • Bepaal de punten die aan bod moeten komen en de doelstellingen van de vergadering.

  • Identificeer de deelnemers en stel indien nodig het bijbehorende actieplan op.

  • Pas de RIDA-methode toe (Resultaat, Informatie, Besluit, Actie): elk uitgewisseld element moet kunnen worden vastgelegd en correct worden gebruikt.

    • Informatie komt overeen met belangrijke gegevens of feiten.

    • Besluiten zijn de keuzes of oriëntaties die tijdens de vergadering zijn gevalideerd. Ze worden toegevoegd aan de besluitenlijst en opnieuw besproken tijdens de volgende vergadering.

    • Acties zijn de concrete taken die voortvloeien uit een beslissing of informatie.

  • Maak een leeg rapport aan in Perfony of controleer wat er al bestaat om je notities te centraliseren.

Een goed voorbereide vergadering stelt de AI in staat om nauwkeurigere samenvattingen te maken en maakt het eenvoudiger om direct vanuit de vergadering acties en beslissingen te nemen.

Tijdens de vergadering: de discussie vastleggen

Het doel van deze fase is om alle interventies vast te leggen en latere analyse te vergemakkelijken.

1. Automatische transcriptie

Perfony biedt automatische transcriptie om spraak om te zetten in bruikbare tekst:

  • Transcriptie activeren vanuit de vergaderingsinterface

  • Elke stem wordt aanvankelijk weergegeven als Spreker 1, 2, 3… en kan worden gekoppeld aan een echte deelnemer.

  • De transcriptie is in realtime zichtbaar op het tabblad Transcriptie.

Bestaande bestanden importeren :

2. Notities maken en AI

  • Je kunt aantekeningen met de hand maken of transcripties gebruiken.

  • Het IA pictogram is op elk moment beschikbaar om de samenvatting te genereren, tijdens de vergadering (status In uitvoering) of na de vergadering.

Organisatorisch advies :

  • Laat AI de tekst vastleggen om de cognitieve belasting te verminderen en jou te laten concentreren op animatie en beslissingen.

Na de vergadering: de discussie omzetten in bruikbaar materiaal

 

1. Automatisch overzichtsvenster

Zodra je klaar bent met je notities of transcript, klik je op “Samenvatting” in de interface van de vergadering. Het venster Samenvatting biedt vier indelingen:

  1. Eenvoudige samenvatting: samenvatting zonder acties of beslissingen.

  2. RIDA: legt alle informatie, acties en beslissingen vast.

  3. Acties en besluiten: alleen een lijst van acties en besluiten.

  4. Volledige samenvatting + Acties + Beslissingen: algemene samenvatting met alle acties en beslissingen.

Belangrijkste kenmerken :

  • De AI identificeert elke actie en beslissing en stelt voor om deze direct in Perfony te maken.

  • Voor elk aangemaakt item is het mogelijk om te controleren of te wijzigen: deadline, verantwoordelijke, herkomst (bestand), prioriteit, beschrijving en bijlage.

  • Acties worden toegevoegd aan het actieplan en gemarkeerd in de notulen.

  • Beslissingen worden toegevoegd aan de besluitenlijst en gemarkeerd in de notulen.

→ Meer informatie over automatische synthese
→ Beslissingen en acties maken en gebruiken

Academische Raad :

  • Het RIDA-formaat wordt aanbevolen, zelfs voor eenvoudige notities. Het structureert de vergadering en vergemakkelijkt de follow-up.

  • Geef prioriteit aan acties die een echte impact hebben en herzie beslissingen voordat je ze goedkeurt.

2. Beheer na de synthese

  • Sluit het venster door op “Invoegen” te klikken.

  • Het rapport wordt automatisch weergegeven, zodat je :

    • De tekst wijzigen of aanvullen.

    • Pas acties en beslissingen direct aan vanuit de notulen.

Beste praktijk :

  • Lees elke actie opnieuw om te controleren wie wanneer verantwoordelijk is.

  • Gebruik de samenvatting om de kwaliteit van de vergadering te analyseren en verbeterpunten voor de volgende sessie te identificeren.

Na de vergadering: sturing en continuïteit

  • Volg acties in het actieplan en integreer ze in Perfony-mappen om het toezicht te centraliseren en herinneringen te automatiseren.

  • Geschiedenis en traceerbaarheid voor alle beslissingen, om operationele follow-up te garanderen.

Best practices voor animatie met AI

  • Kies het formaat van de samenvatting volgens het type en doel van de vergadering.

  • Controleer de toewijzing van acties en beslissingen vóór validatie.

  • Maak gebruik van de samenvatting om de deelnemers meer macht te geven.

  • Gebruik importfuncties (VTT, MP4) om te profiteren van eerdere bijeenkomsten.

 

Samenvatting

Perfony omvat de hele vergadercyclus:

  1. Automatische transcriptie in realtime of vanuit geïmporteerde bestanden.

  2. Automatische synthese met verschillende formaten (RIDA aanbevolen).

  3. Opstellen en opvolgen van acties en besluiten in de notulen en het actieplan.

  4. Analyse na de vergadering voor sturing, traceerbaarheid en voortdurende verbetering.

 

Categorie: Vergaderingen & AI
Subcategorie: Vergaderen
Tags: AI, transcriptie, automatische synthese, acties, beslissingen, actieplan, productiviteit, organisatie

Pagina Samenvatting