Die automatische Zusammenfassung eines Treffens nutzen

Ziel

Die automatische Synthese verwandelt eine Abschrift, einen Text oder Ihre Besprechungsnotizen in ein strukturiertes und verwertbares Element. Sie ermöglicht die Zusammenfassung von Text und die schnelle Identifizierung von :

• Schlüsselinformationen,

• die validierten Entscheidungen,

• die zu ergreifenden Maßnahmen,

und sie mit dem Bericht zu verknüpfen, um eine effektive operative Überwachung zu ermöglichen.

Die vier Formate der Zusammenfassung

Das Fenster „Automatische Zusammenfassung“ bietet vier verschiedene Formate, die jeweils einen bestimmten Zweck erfüllen:

1. Zusammenfassung des Treffens

   • Umfassende Zusammenfassung der Schlüsselpunkte.

   • Wichtig: In diesem Format werden keine Aktionen oder Entscheidungen automatisch identifiziert, sondern es handelt sich lediglich um eine Zusammenfassung der Informationen.

2. RIDA(Results, Information, Decisions, Actions – Ergebnisse, Informationen, Entscheidungen, Aktionen)

   • Jede Information wird erfasst und strukturiert.

   • Entscheidungen und Aktionen können dann aus diesen Informationen abgeleitet werden.

3. Liste der Entscheidungen und Maßnahmen

   • Fokus nur auf getroffene Entscheidungen und durchzuführende Maßnahmen, ohne Zusammenfassung der Informationen.

4. Zusammenfassung und Liste der Entscheidungen und Maßnahmen

   • Kombiniert eine globale Zusammenfassung der Schlüsselpunkte mit allen identifizierten Entscheidungen und Maßnahmen.

   • Dies ermöglicht Ihnen, eine genaue Zusammenfassung des Treffens zu erhalten, aber auch die Erstellung von Aktionen und Entscheidungen, die im analysierten Text identifiziert wurden, zu automatisieren.

Tipp: Manche Besprechungen sollten kurz zusammengefasst werden (Zusammenfassung), andere erfordern eine genaue Nachbereitung der Aktionen (Entscheidungen/Aktionen). Erkunden Sie jedes Format, um dasjenige zu finden, das am besten zu Ihrem Team und Ihren Zielen passt.

Information, Entscheidung, Handlung: wichtige Unterscheidungen

• Information: Daten oder Erkenntnisse, die während der Sitzung geteilt werden, z.B. ein Projektstatus oder ein identifiziertes Problem.

• Entscheidung: Eine bestätigte Wahl oder ein festgelegter Punkt, der zu einer oder mehreren Aktionen führen kann.

• Aktion: Eine konkrete, auszuführende Aufgabe, die aus einer Entscheidung oder Information abgeleitet wird und einem Verantwortlichen zugewiesen wird.

Die klare Unterscheidung zwischen diesen drei Arten von Elementen gewährleistet eine effektive Überwachung und vermeidet Verwirrung in der Berichterstattung.

Identifikation von Aktionen und Entscheidungen

In den Formaten RIDA, Liste Entscheidung/Maßnahme und Übersicht, Entscheidung/Maßnahme:

• Perfony nutzt künstliche Intelligenz, um Entscheidungen und Aktionen automatisch zu identifizieren.

• Jede erkannte Zeile kann direkt umgewandelt werden:

  • Maßnahme: zum Aktionsplan hinzugefügt und im Bericht hervorgehoben (Unterstreichung).

  • Beschluss: wurde in das Beschlussprotokoll des Treffens aufgenommen und in das Protokoll aufgenommen (Unterstreichung).

Praktischer Rat: Lesen Sie die vorgeschlagenen Elemente noch einmal durch und passen Sie sie an, um Verantwortlichkeiten zu klären und Maßnahmen zu priorisieren.

Verwendung der automatischen Synthese

Sie können jederzeit auf das IA-Symbol (1) klicken, um eine Zusammenfassung aus dem Text zu erstellen, den Sie auf der Registerkarte Bericht eingegeben haben.

Wenn Sie Ihre Notizen gemacht haben oder die Transkription abgeschlossen ist, kann die Zusammenfassung während des Meetings (Status: In Bearbeitung) oder nach dem Meeting erstellt werden, solange das Meeting in Perfony noch nicht beendet ist.

Hinweis: Das IA-Symbol ist nicht mehr verfügbar, wenn das Meeting den Status Geschlossen erhält.

1.Öffnen Sie die Registerkarte KI,

Klicken Sie auf das Symbol „AI“ in der Besprechungsoberfläche (1).

:

Das Fenster für die automatische Zusammenfassung öffnet sich und zeigt die vier verfügbaren Formate an.

2. 2. Wählen Sie aus den 4 Synthesevorlagen,

die Sie erhalten möchten:

• Nur Zusammenfassung: Zusammenfassung des Treffens, ohne Identifizierung von Aktionen oder Entscheidungen.
• RIDA – Information, Aktionen und Entscheidungen: Identifizierung aller relevanten Informationen und der daraus resultierenden Aktionen und/oder Entscheidungen.
• Liste der Aktionen und Entscheidungen:Liste der Aktionen und Entscheidungen, die während des Treffens identifiziert wurden.
• Zusammenfassung und Liste der Aktionen und Entscheidungen: Allgemeine Zusammenfassung des Treffens, zusammen mit den identifizierten Aktionen und Entscheidungen.

Mit Ausnahme der Vorlage„Nur Zusammenfassung“ bieten die drei anderen Übersichtsformate die Möglichkeit, für jede identifizierte Aktion oder Entscheidung direkt das entsprechende Element in Perfony zu erstellen, was die operative Nachbereitung nach der Sitzung erleichtert.

3. Erstellen Sie eine Aktion und eine Entscheidung

Wenn Sie die Liste der von der KI identifizierten Aktionen und Entscheidungen durchgehen, haben Sie mehrere Optionen:

Option 1: Nichts tun
Wenn Sie das Fenster schließen, wird der gesamte Text in den Bericht eingefügt. Aktionen oder Entscheidungen werden in den Bericht geschrieben, aber nicht in Perfony erstellt.

Option 2: Erstellen einer Aktion
1. Klicken Sie auf das Symbol „Erstellen“, um die Aktion zum Aktionsplan hinzuzufügen, der an das Meeting angehängt ist.

Das Fenster zur Erstellung der Aktion wird geöffnet. Bitte überprüfen Sie die wichtigen Elemente, bevor Sie bestätigen:

Fälligkeit der Maßnahme (1) Das Datum wird, falls angegeben, automatisch bei der Erstellung übernommen.

Ursprungsordner (2) Stellen Sie sicher, dass die Aktion in dem gewünschten Ordner erstellt wurde. Um den Ursprung zu ändern, klicken Sie auf den Namen des Ordners und wählen einen anderen Ordner.

Verantwortlicher (3) Die KI identifiziert den Verantwortlichen, wenn er angegeben ist, Sie werden automatisch zum Verantwortlichen für die Aktion ernannt, wenn in Ihrem Text nichts angegeben ist. Um den Verantwortlichen für die Maßnahme zu ändern, klicken Sie einfach auf das Namensfeld und wählen Sie einen anderen Verantwortlichen.

Hinweis: Die Dropdown-Liste der Verantwortlichen hängt davon ab, welche Teilnehmer im ausgewählten Ordner vorhanden sind.

2. Klicken Sie auf Klicken Sie auf „Hinzufügen“. um die Aktion zu erstellen (4), oder klicken Sie auf Klicken Sie auf „Abbrechen“. um nichts zu tun. Im ersten Fall wird die Maßnahme dem Aktionsplan hinzugefügt und im Bericht hervorgehoben (Unterstreichung).

Wenn Sie beim Korrekturlesen z.B. die Fälligkeit oder den Fortschritt der Maßnahme ändern möchten, klicken Sie einfach direkt im CR darauf, um sie zu ändern.

Option 3: Erstellen einer Entscheidung
Klicken Sie auf das Symbol „Erstellen“, um die Entscheidung auf der Registerkarte „Entscheidungssteuerung“ hinzuzufügen.

• Die Entscheidung wird automatisch erstellt.

• Wie bei der Maßnahme wird sieim Bericht hervorgehoben (markiert).

• Sie können sie auch direkt aus dem Protokoll heraus bearbeiten, indem Sie darauf klicken.

4. Klicken Sie auf „Einfügen“, um das Fenster zu schließen.

Die Elemente werden dem Protokoll des Treffens hinzugefügt. Sie können :

• den Text ändern oder ergänzen,

• Aktionen oder Entscheidungen direkt aus dem CR heraus anpassen.

Praktische Ratschläge :

• Überprüfen Sie die Kohärenz zwischen Entscheidungen und Maßnahmen vor der Verteilung.

• Denken Sie beim Ausfüllen des Zeitplans daran, die Maßnahmen nach Dringlichkeit und Bedeutung zu priorisieren.

• Weisen Sie die Verantwortlichkeiten klar zu, um eine effektive Überwachung zu gewährleisten.

Importieren einer bestehenden Datei (VTT oder MP4)

Perfony bietet auch die Möglichkeit, eine Zusammenfassung aus bestehenden Dateien zu generieren:

• VTT: Untertitel Teams oder andere Videokonferenz-Tools,

• MP4: Videodatei mit Tonspur.

Der Import wandelt diese Dateien in eine zu einer verwertbaren Transkription.Sie können dann von der automatischen Synthese analysiert werden.

Gute Praktiken

• Stellen Sie vor der Zusammenfassung sicher, dass jede Maßnahme korrekt zugeordnet ist.

• Erkunden Sie die vier Formate, um das für Ihre Veranstaltung am besten geeignete auszuwählen.

• Ändern oder ergänzen Sie Aktionen direkt im Bericht, um Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Zusammenfassung

Perfonys Fenster für die automatische Zusammenfassung verwandelt Ihre Transkription oder Ihre Notizen in ein strukturiertes und verwertbares Steuerungsmedium.

• Mit der Zusammenfassung können Sie eine zusammenfassende Zusammenfassung erstellen.

• RIDA erfasst Informationen und setzt diese in Aktionen und Entscheidungen um.

• Die Liste der Entscheidungen und Maßnahmen konzentriert sich auf die zu befolgenden Elemente.

• Zusammenfassung und Auflistung von Entscheidungen und Aktionen kombiniert Zusammenfassung und operative Überwachung von Aktionen und Entscheidungen.

Perfony empfiehlt insbesondere RIDA, selbst aus einfachen Notizen, für eine strukturierte, klare und sofort umsetzbare Nachbereitung.

Kategorie: Meetings & AI
Unterkategorie: Automatische Zusammenfassung
Tags: Automatische Zusammenfassung, Aktionen, Entscheidungen, Protokoll, Produktivität, Organisation

Weitere Informationen finden Sie in den Artikeln über die Transkription. Transkription in Perfony, oder dieAuswertung von Entscheidungen und identifizierten Aktionen, die die Einstellungen und die Verwendung in Ihren Besprechungsprotokollen erläutern.