Familiarizarse con la función de auditoría

Auditoría de las acciones

En una carpeta con la función «auditar» activada, aparece un botón «auditor» para cada participante de la carpeta.

Esta función permite establecer un «flujo de auditoría» entre auditores y auditados.

• Necesitas una licencia de Ejecutivo para poder añadir/eliminar el rol de auditor de un usuario,
• Para ser auditor, debes tener al menos una licencia de piloto y ser piloto o piloto suplente de un expediente,
• Una licencia de Ejecutivo te permitirá ser participante en un expediente y auditor.

Puedes saber quién está escuchando un archivo directamente desde la pestaña «Participantes»:

Acciones en el menú «Mis carpetas

Un auditor puede activar la auditoría de una o varias acciones haciendo clic en el icono correspondiente. Por defecto, se integran 3 iconos:

Este pictograma indica un punto de vigilancia. Se ha notificado/observado un riesgo/defecto.

Este pictograma significa que la corrección solicitada ha sido realizada por el auditado y está a la espera de ser validada por el auditor.

Este pictograma significa que la corrección se ha validado y la auditoría se ha completado con éxito.

El auditado es la persona responsable de la acción, y ve el icono al final de la acción y el conjunto de iconos en el menú desplegable:

Esta acción abre la pestaña «auditar» de la acción, que permitirá un diálogo confidencial entre el auditor y el auditado (contenido invisible para otros participantes que no sean auditores del expediente):

PD: Un nuevo estado o comentario se indica con un punto rojo en la pestaña «Auditoría», y también está disponible un flujo de alerta por correo electrónico.

Una vez que el auditor ha activado el pictograma de alerta, el auditado tiene la opción de cambiar el estado de la auditoría a «procesamiento de auditoría». Sin embargo, el auditor puede seleccionar y volver a cualquier estado de auditoría, a diferencia del auditado, que sólo puede seleccionar el estado «procesamiento de auditoría» una vez que la acción ha sido «marcada».

Sólo el auditor podrá cambiar el estado de la auditoría a «auditoría validada»:

En el menú «Mis acciones

El auditor y el auditado disponen de una lista específica de todas las acciones auditadas:

PD: Está disponible una exportación a Excel de las acciones auditadas.

En el salpicadero

En la página «Widgets», los auditores y auditados tienen una indicación visual del número de acciones auditadas por estado, y un clic les llevará a «mis acciones auditadas».